Workforce Management: Zurück zu den Grundlagen

Das Konzept des Workforce Managements ist nicht neu. Es entstand in den 80er-Jahren, als Unternehmen begannen, Prozesse und Produktionszyklen zu rationalisieren, und dabei eine bessere Organisation forderten. Heute, im digitalen Zeitalter, ist WFM entscheidend, um den Personalbedarf effektiv zu strukturieren und zu antizipieren – im Einklang mit Unternehmenszielen, Teamkapazitäten und gesetzlichen Anforderungen.

Ein effektives WFM erfordert das Jonglieren mit zahlreichen Faktoren:

• Für Personalabteilungen: Verwaltung von Arbeitsverträgen, Qualifikationen, Entwicklungszielen, Tarifverträgen, Ruhezeiten, Compliance und unterschiedlichen Arbeitszeitmodellen – Komplexitäten, die sich im Umgang mit Zeitarbeitskräften und externen Auftragnehmern weiter vervielfachen.
• Für Führungskräfte: Ausgleich von Arbeitsspitzen und -tiefs, saisonalen Schwankungen, Feiertagen, Schulungen und Abwesenheiten (geplant oder ungeplant), um sicherzustellen, dass immer die richtigen Ressourcen – fest oder befristet – zur Verfügung stehen.
• Für Mitarbeitende (intern und extern): Anpassung an Arbeitsanforderungen unter Berücksichtigung persönlicher Bedürfnisse und Präferenzen – mit dem Wunsch nach mehr Flexibilität und Planbarkeit.

In diesem dynamischen Umfeld zielt das WFM darauf ab, die Personalplanung zu optimieren, die Produktivität zu steigern, die Arbeitskosten zu kontrollieren und sicherzustellen, dass die Teams passend aufgestellt sind, um den bestmöglichen Service zu bieten.

Die Ziele und Vorteile eines effektiven Workforce Managements

Ihre Mitarbeitenden – ob festangestellt oder qualifizierte Zeitarbeitskräfte – sind Ihr wertvollstes Kapital. Ein effektives Management dieser gemischten Belegschaft ist strategisch entscheidend. Es sorgt dafür, dass genau dann die richtigen Personen mit den passenden Fähigkeiten zur Verfügung stehen, wenn sie gebraucht werden – zur Unterstützung Ihrer Betriebsabläufe und zur Zufriedenheit Ihrer Kundschaft.

Die Vorteile einer starken WFM-Strategie, die sowohl interne als auch externe Mitarbeitende einbezieht, sind beträchtlich:

• Verbesserte Effizienz: Bessere Zuweisung aller verfügbaren Personalressourcen.
• Optimierte Planung: Genauere Planung und Prognose des Personalbedarfs.
• Erhöhte Agilität: Größere Flexibilität zur Bewältigung sich ändernder Anforderungen durch den effizienten Einsatz externer Arbeitskräfte.
• Kostensenkung: Vermeidung von Über- oder Unterbesetzung durch optimierte Teamgrößen – inklusive effizientem Einsatz temporärer Mitarbeitender.
• Verbesserter Kundenservice: Sicherstellung einer konstanten Personalabdeckung zur zuverlässigen Bedarfsdeckung.
• Weniger Unzufriedenheit: Gerechtere Verteilung von Arbeitslast und Einsatzplänen stärkt die Mitarbeitendenbindung und das Engagement.

Wie moderne Tools Ihr Management von freien Mitarbeitenden optimieren

Die Verwaltung von Arbeitskräften – insbesondere Zeitarbeitskräften, Freiberuflern und Dienstleistern – erfordert erheblichen Aufwand. Die manuelle Nachverfolgung von Verfügbarkeiten, die Sicherstellung der Compliance, das Lieferantenmanagement und die Rechnungsstellung für externe Mitarbeitende können Führungskräfte von strategisch wichtigeren Aufgaben ablenken.

Hier kommt ein Vendor Management System (VMS) wie Pixid VMS ins Spiel. Während traditionelle WFM-Systeme sich stark auf interne Mitarbeitende konzentrieren, ist ein VMS darauf spezialisiert, die Komplexität der externen Belegschaft zu vereinfachen.

Pixid VMS wurde für die dynamischen Anforderungen des europäischen und britischen Mittelstands entwickelt und bietet eine schnell einsetzbare und benutzerfreundliche Lösung für die effektive Verwaltung Ihrer externen Mitarbeitenden. Es ersetzt nicht Ihre bestehenden HR-Systeme, sondern integriert sich in diese oder ergänzt sie sinnvoll – mit entscheidenden Funktionen:

• Transparenz & Kontrolle: Klare Übersicht über externe Mitarbeitende – inklusive Ausgaben, Lieferantenleistung und Einsätzen.
• Effizienz: Automatisierte Workflows für Anforderung, Bewerbereinreichung, Onboarding, Zeiterfassung und Rechnungsstellung sparen wertvolle Verwaltungszeit.
• Compliance: Unterstützung bei der Einhaltung arbeitsrechtlicher und vertraglicher Vorgaben für Zeitarbeitskräfte in verschiedenen Regionen.
• Lieferantenmanagement: Effiziente Steuerung von Beziehungen und Verträgen mit Personaldienstleistern und anderen Arbeitskräfteanbietern.
• Schnelligkeit & Agilität: Rascher Zugriff auf temporäres Personal zur Bewältigung schwankender Bedarfe – für maximale Geschäftskontinuität.

Durch den Einsatz eines dedizierten VMS wie Pixid VMS lässt sich ein zentraler Teil Ihrer Gesamtbelegschaft effizient steuern. So stellen Sie sicher, dass Ihnen bei Bedarf die richtigen externen Fachkräfte zur Verfügung stehen – rechtskonform und kosteneffizient.

Die Perspektive von Pixid VMS

Für ein wirklich effektives Workforce Management in der heutigen flexiblen Arbeitswelt ist die effiziente Steuerung Ihrer externen Mitarbeitenden nicht mehr optional – sondern entscheidend. Ein VMS wie Pixid VMS bietet die spezialisierten Tools, um die besonderen Herausforderungen bei der Beschaffung, Beauftragung und Verwaltung von Zeitarbeitskräften und externen Dienstleistern zu meistern.

Es ergänzt Ihre bestehende HR-Infrastruktur und liefert die nötige Kontrolle, Transparenz und Effizienz, um diesen wichtigen Teil Ihrer Belegschaft zu optimieren.
Mit einer nahtlosen Integration Ihres Contingent-Staffing-Managements in Ihre übergeordnete WFM-Strategie durch Pixid VMS machen Sie Ihr Unternehmen agiler, regelkonformer und kosteneffizienter – und bereit, jede Herausforderung zu meistern.