1. Réduire les risques de non-conformité grâce à une supervision centralisée

La réglementation européenne en matière d’emploi est l’une des plus strictes au monde, avec des obligations rigoureuses en matière de droits des travailleurs, d’égalité de traitement, de confidentialité des données et de conformité fiscale. Lorsque vous travaillez avec plusieurs agences d’intérim ou prestataires indépendants, il peut être difficile de garantir le respect constant de ces règles.

Un VMS vous aide en servant de passerelle unique et structurée pour toutes les activités liées à l’intérim. Il garantit notamment :

• la standardisation et le stockage sécurisé des contrats et documents d’intégration ;
• le traitement cohérent des intérimaires fournis par les agences, avec des alertes en cas de documents manquants ou expirés ;
• la mise en œuvre centralisée des mises à jour législatives (par exemple, la directive sur le détachement des travailleurs, le RGPD) sans avoir à effectuer de mises à jour manuelles chez différents fournisseurs.

Cela permet non seulement de minimiser le risque de non-conformité, qui pourrait entraîner des sanctions légales ou nuire à la réputation, mais aussi de faciliter considérablement les audits, ce qui rassure les équipes RH, achats et juridiques.  

2. Garantir l’exactitude financière et le contrôle budgétaire

L’intérim peut être avantageux mais seulement s’il est bien géré. Sans visibilité, les coûts peuvent facilement exploser en raison de majorations incontrôlées, de recrutements non déclarés ou de processus inefficaces.

Un VMS offre une vue claire et en temps réel de toutes les activités liées à l’intérim, ce qui aide les organisations à :

• comparer les tarifs des agences afin de garantir des prix équitables et d’éviter les majorations excessives ;
• approuver systématiquement les demandes et les feuilles de temps, sur la base des tarifs et des heures de travail convenus ;
• suivre les dépenses par projet, service ou centre de coûts, ce qui facilite le contrôle des budgets et la prévision des besoins futurs.

De plus, toutes les données étant consolidées dans un seul système, les entreprises peuvent identifier les tendances, telles que les postes régulièrement pourvus à des taux d’heures supplémentaires ou les services qui dépendent trop du personnel intérimaire, et prendre les mesures qui s’imposent. Explorez ces idées plus en détail dans notre blog sur le contrôle des coûts liés à l’intérim. 

3. Auditabilité et responsabilité tout au long de la chaîne d’approvisionnement

Dans un monde où la  est plus importante que jamais, les entreprises doivent être en mesure de démontrer leur responsabilité tout au long de leur chaîne d’approvisionnement en main-d’œuvre. Un VMS crée un enregistrement transparent et traçable de chaque étape du processus de recrutement et de gestion.

Cela comprend :

• Savoir qui a émis une demande et quand ;
• quels fournisseurs ont soumis quels candidats ;
• comment les intérimaires ont été sélectionnés, intégrés et rémunérés ;
• si les agences partenaires ont respecté les accords de niveau de service ou les contrôles de conformité.

Une telle transparence est non seulement utile pour les rapports internes et la gouvernance des achats, mais elle est également de plus en plus exigée par les parties prenantes externes. Par exemple, l’Autorité européenne du travail fournit des informations utiles sur la manière dont la conformité transfrontalière de la main-d’œuvre est contrôlée dans l’ensemble de l’UE.

4. Instaurer une culture de la conformité et de la discipline en matière de coûts

Si un VMS est un outil technologique, sa valeur réside dans les comportements qu’il encourage. En intégrant la conformité et le contrôle financier dans les processus quotidiens, il aide les responsables du recrutement, les équipes RH et les fournisseurs à adopter automatiquement les meilleures pratiques.

Au lieu de s’appuyer sur des corrections a posteriori, un VMS crée des workflows structurés qui préviennent les erreurs en amont, qu’il s’agisse de signaler des dépenses non approuvées, d’empêcher le recours à des fournisseurs figurant sur une liste noire ou de garantir que seuls les candidats conformes sont affectés à des missions.

Conclusion

À mesure que les effectifs intérimaires deviennent de plus en plus indispensables, le besoin d’une gouvernance juridique et financière solide ne fera que croître. Un VMS tel que Pixid VMS offre non seulement une commodité opérationnelle, mais aussi la certitude que votre personnel intérimaire est géré de manière transparente, conforme et rentable.

Qu’il s’agisse de garantir la cohérence des processus dans plusieurs pays ou de fournir aux équipes financières et RH les outils nécessaires pour agir en temps réel, un VMS bien implémenté peut transformer votre approche du recrutement intérimaire, en transformant les risques en contrôle et les coûts en valeur ajoutée.