Protection de données personnelles
1 – Préambule
PIXID fournit aux entreprises ayant recours à l’intérim des services de gestion par internet de l’ensemble du processus spécifique aux prestations de travail temporaire, en mode totalement dématérialisé (gestion intérimaires, signature électronique des contrats de service, réception des confirmations de commandes, gestion des candidatures et circuit d’interviews, relevés d’activité, préfacturation, facturation, dématérialisation fiscale des factures et reporting).
En tant que leader européen de la gestion de l’intérim et de la flexibilité par internet, PIXID a pour ambition de délivrer la meilleure qualité de service possible. Aussi, nous accordons une grande importance à la construction d’une relation de confiance avec nos clients.
Conscient des obligations liées à la gestion de données personnelles, PIXID a mis en œuvre dès sa création fin 2004, un ensemble de mesures garantissant le traitement des données personnelles en accord avec les lois et règlements en vigueur. PIXID se place dans une démarche de conformité avec le Règlement Général de Protection des Données (RGPD) et de certification ISO 27001 de son Système de Gestion de la Sécurité de l’Information (SMSI).
Dans un souci de transparence, PIXID souhaite présenter par l’intermédiaire de la présente politique de traitement des données personnelles, la façon dont nous collectons et traitons ces données.
2 – A quoi la politique de protection des données personnelles s’applique-t-telle ?
La présente politique de protection des données personnelles s’applique aux données personnelles collectées sur l’ensemble des sites web et applications PIXID.
Les données personnelles collectées sont en rapport avec les utilisateurs de nos services, avec les dossiers RH des intérimaires ou des prestataires de services gérés par nos services, ou avec les demandes de contact faits via nos sites web.
3 – Quelles données personnelles collectons-nous ?
PIXID gère plusieurs types de données personnelles :
- Les données collectées directement par PIXID auprès des personnes accédant à nos services et pour lesquelles PIXID agit en tant que responsable de traitement.
- Les données des clients de PIXID, que ceux-ci collectent auprès des intérimaires et que PIXID gère en tant que sous-traitant.
- Les données collectées lors des prises de contacts via notre formulaire présent sur nos sites web.
3.1. Quelles sont les données collectées directement par PIXID ?
3.1.1 Données nécessaires à la gestion des accès à nos services
Les données personnelles que PIXID collecte auprès des utilisateurs du service, afin de gérer les accès (login, mots de passe, accréditations) sont les suivantes :
- Civilité
- Nom
- Prénom
- E-mail professionnel
- Téléphone professionnel
- Portable professionnel
3.1.2 Données nécessaires à la gestion des demandes de contact
Lors de demandes de prise de contact faites depuis nos sites web, les informations collectées sont les suivantes :
- Nom
- Prénom
- Téléphone (non obligatoire)
3.2 Quelles sont les données collectées par nos clients et transmises à PIXID ?
Nos clients sont amenés à collecter des données personnelles puis à les transmettre à PIXID. Nous les gérons sous instructions et responsabilité de nos clients.
Il incombe à nos clients de s’assurer que les conditions requises à la collecte et au traitement de ces données personnelles sont remplies.
Les données personnelles que nos clients collectent auprès des candidats et intérimaires et qui sont confiées à PIXID sont :
- Nom
- Nom de jeune fille
- Prénom
- Date de Naissance
- Lieu de Naissance
- Nationalité
- Sexe
- Adresse de résidence
- Code postal de résidence
- Ville de résidence
- Téléphone professionnel
- E-mail professionnel
- Téléphone personnel*
- E-mail personnel*
* informations seulement demandées aux intérimaires qui souhaitent se connecter à PIXID.
4 – Collectons-nous votre adresse IP et vos cookies ?
Nous sommes susceptibles de collecter votre adresse IP et votre type de navigateur à des fins d’amélioration de nos services et/ou d’établissement de statistiques.
Nous sommes également susceptibles d’utiliser des cookies (des petits fichiers téléchargés sur votre ordinateur, tablette ou téléphone et qui peuvent potentiellement contenir des données personnelles) lorsque vous accédez à nos sites web ou applications. Nous utilisons les cookies à des fins de gestion de votre session utilisateur et afin de collecter des statistiques d’utilisation de la plateforme.
PIXID n’utilise aucun cookie ou traceur dans une finalité de ciblage marketing (publicité).
Les paramètres par défaut des navigateurs internet sont habituellement réglés de manière à accepter les cookies, mais vous pouvez facilement changer cela en modifiant les paramètres de votre navigateur. Toutefois, veuillez noter que si vous choisissez de désactiver les cookies, il se peut que nos sites web ou applications ne soient pas accessibles.
5 – Comment utilisons-nous vos données personnelles ?
Nous utilisons les données personnelles que nous collectons ou que nos clients nous confient dans le seul but de gestion de la flexibilité, de la prestation intellectuelle et des contrats de travail.
Nous pouvons également utiliser les données personnelles que nous collectons afin de vous faire parvenir des informations liées à l’activité de PIXID telles que des newsletters ou des enquêtes de satisfaction ou afin de répondre à vos sollicitations commerciales.
Enfin, certaines informations que nous collectons nous permettent l’établissement de statistiques d’utilisation de notre plateforme, nécessaires à l’amélioration de la qualité de nos services, des temps d’accès et de l’expérience utilisateur.
Il est à noter que nous accordons la même importance à la protection des données personnelles que nous collectons directement auprès de nos utilisateurs qu’à celles que nos clients nous confient et pour lesquelles PIXID intervient en tant que sous-traitant.
6 – Pendant combien de temps conservons nous vos données personnelles ?
Nous conservons les données personnelles d’un utilisateur du services PIXID tant que celui-ci doit avoir accès à notre plateforme. Les informations de connexions (login et mot de passe personnel) sont supprimées automatiquement 2 ans après la dernière connexion.
Nous pouvons être amenés à conserver dans nos fichiers de journalisation des informations relatives à l’utilisation de la plateforme. Ces informations sont utiles à l’amélioration de la qualité du service PIXID. Ces données sont conservées pendant 3 mois.
Nous conservons les données personnelles le temps de la durée légale de conservation des documents que nous gérons. Dans le cadre des dossiers RH des intérimaires, la durée de conservation est de 5 ans par défaut (sauf instruction différente de la part des clients). Pour une commande ou un contrat de mise à disposition, elle est de 10 ans. Enfin, pour un contrat de mission, un contrat à durée déterminée ou pour un bulletin de salaire, le document est conservé 50 ans.
Les données de contacts sont conservées 3 ans après le dernier contact.
7 – Vos données personnelles sont-elles conservées en sécurité ?
Chez PIXID nous avons pour objectif de toujours conserver vos données personnelles de la manière la plus sécurisée possible. Dans cette perspective, nous prenons toutes les mesures physiques, techniques et organisationnelles possibles afin d’empêcher toute altération, perte ou accès non autorisé à vos données personnelles.
L’exploitation et la gestion des serveurs contenant vos données personnelles est assurée principalement par une équipe interne composée de salariés PIXID. Dans le cadre de l’assistance 24H / 24 des bases de données, des prestataires externes peuvent être amener à intervenir. Chaque salarié ou prestataire de services ayant accès aux données a signé un engagement personnel du respect de la confidentialité des données. Tous les accès sont soumis à des contrôles stricts et à une traçabilité complète.
L’ensemble de ces moyens est décrit dans la Politique Générale de Sécurité des Systèmes d’Information (PGSI). De plus PIXID est certifié ISO 27001 sur la gestion de son système d’information (SMSI). Le Responsable Sécurité du Système d’Information et le Délégué à la Protection des Données, nommés respectivement en 2005 et en 2012 sont les garants du respect de l’application des principes énoncés dans cette politique.
8 – Comment pouvez-vous accéder à vos données personnelles ?
Vous avez la possibilité de nous contacter par courrier électronique à l’adresse suivante [email protected], afin de faire valoir vos droits liés à la protection de vos données personnelles (droit d’accès, d’information, de correction, de suppression, de portabilité, de limitation et d’opposition). Nous traiterons chacune de vos demandes dans les meilleurs délais et au maximum dans un délais de 7 jours.
Veuillez noter que les demandes relatives à des données personnelles que gère PIXID pour le compte de ses clients ne seront pas traitées directement par PIXID mais seront transmises à nos clients.
Veuillez noter également que des contraintes légales liées aux durées de conservation de certains documents (contrats, bulletins de salaires) nous obligent à la conservation de certaines données personnelles.
9 – Partageons-nous vos données personnelles ?
PIXID ne partage pas vos données personnelles avec d’autres sociétés dans une finalité autre que la gestion de la flexibilité du travail.
Toutefois, PIXID peut être amener, dans le cadre de ses activités et dans le respect de la finalité première, de partager des données avec des sociétés partenaires ou avec des prestataires. En particulier, lors de la distribution de notre lettre d’information (newsletter) des données (une adresse email) peuvent être partagées avec des prestataires. Dans ce cas, nous exigeons de leur part qu’ils utilisent vos données personnelles uniquement pour gérer les services que nous leur demandons de fournir. Nous demandons également à ces prestataires de toujours agir en conformité avec les lois applicables en matière de protection de données personnelles et d’accorder une attention particulière à la confidentialité de ces données.
10 – Où stockons nous vos données personnelles ?
Vos données personnelles sont stockées dans des bases de données dont la gestion est assurée exclusivement par des employés PIXID.
L’hébergement des serveurs PIXID utilisés pour stocker les données de nos clients européens (stockage principal, backup, PRA et archivage) est assuré par des prestataires de services reconnus dont les sites sont localisés en France. Les données de nos clients nord-américains sont stockées dans des data centers localisés aux Etats-Unis.
11 – Transférons-nous vos données personnelles en dehors de l’espace économique Européen ?
Il n’y a pas de transferts physiques en dehors de ces data centers évoqués ci-dessus. Cependant, certains de nos prestataires localisés en dehors de l’Espace Economique Européen peuvent avoir besoin d’accéder à des données de nos clients européens dans le cadre de la maintenance en conditions opérationnelles (activité de développement informatique et correction de bugs).
PIXID demande que le même niveau d’exigence en termes de mesures physiques, organisationnelles, techniques et relatives aux personnes soit appliqué lors de ce type d’échange de données que pour les traitements localisés en France.
