La Sfida
VYGON gestisce un alto volume di lavoratori temporanei, con un carico di gestione annuo di oltre 800 ore per i team HR, che si traduce in ritardi frequenti nella convalida delle fatture.
Obiettivo: migliorare la produttività e l’efficienza nel dipartimento HR ottimizzando il processo di gestione della forza lavoro temporanea.
“Il nostro sito industriale conta circa 200 dipendenti e una media di 30-40 lavoratori temporanei a settimana (con picchi fino a 60 durante il COVID), gestiti da un team HR limitato. Ciò rappresenta un carico gestionale pari a 0,5 FTE all’anno e causa ritardi nella convalida delle fatture dovuti ai numerosi controlli manuali,” spiega Karine Cotte, HR Manager SIPV. “Avevamo bisogno di uno strumento che fosse in grado di centralizzare ogni fase: dalle richieste alla fatturazione, risparmiando tempo e rendendo il processo complessivo più fluido ed efficiente.”
La scelta di uno strumento indipendente
Dopo aver valutato diversi fornitori, inclusi quelli delle agenzie di lavoro temporaneo che offrono i propri prodotti interni, VYGON ha deciso di non vincolarsi a un’agenzia. “Non volevamo dipendere da un unico fornitore per uno strumento così centrale. Avevamo bisogno di una soluzione di gestione indipendente per il personale contingente, in grado di generare report a livello nazionale e supportare le nostre sedi senza vincoli,” spiega Cotte. La scelta di un sistema indipendente si è rivelata strategica, poiché ha permesso a VYGON di mantenere la propria autonomia e di configurare la soluzione alle specifiche esigenze dei vari siti.
Implementazione e Supporto del Progetto su Misura
L’implementazione ha coinvolto tutte le sedi francesi ed è stata completata in sette mesi, con una gestione centralizzata e coordinata su larga scala. Karine Cotte ha supervisionato il progetto a livello nazionale, assicurando che il sistema rispondesse alle necessità uniche di ogni sito. La piattaforma è stata implementata in nove location principali, inclusi sede centrale, stabilimenti e centro logistico. Ogni sito gestisce il proprio personale temporaneo in modo autonomo grazie a una configurazione adatta alle singole esigenze.
“L’implementazione è stata molto fluida e PIXID è stato un partner di grande supporto: il nostro contatto era sempre disponibile e ci ha garantito un eccellente servizio clienti,” afferma Cotte. “Tutti i nostri requisiti sono stati integrati, e il sistema funziona alla perfezione”.
Fasi di Implementazione:
Comunicazione fluida con i fornitori di personale e a livello interno
VYGON ha gestito la comunicazione con le agenzie di staffing in anticipo, preparandole al passaggio alla nuova piattaforma: “Abbiamo inviato lettere informative alle agenzie e fornito loro un link per l’autoformazione,” spiega Karine Cotte. Inoltre, PIXID ha organizzato riunioni con tutti i fornitori di personale per illustrare le nostre esigenze e le tempistiche, minimizzando le interruzioni durante la prima settimana.
Internamente, il team HR ha avuto un ruolo determinante. Con un approccio proattivo, sono stati organizzati workshop dedicati al payroll e una giornata formativa per tutti i manager. “Ogni manager ha potuto comprendere a fondo i benefici del sistema, e non ci sono stati errori. PIXID ci ha supportato in ogni fase, e i nostri dipendenti hanno accolto con entusiasmo il cambiamento,” aggiunge Cotte.
Pixid: Gestione Completa della Forza Lavoro Temporanea
Ora, l’intero processo di gestione della forza lavoro temporanea è centralizzato in PIXID, che supporta nove sedi, 55 utenti e un volume medio di 70-80 FTE temporanei al mese. Ogni modulo del sistema, dalle richieste e domande fino ai contratti e ai rapporti sulle attività, è stato implementato, insieme all’app MyPIXID, che rende accessibili tutte le fasi del processo. Ogni sito riceve le candidature e gestisce le richieste di personale su base nazionale, e il processo di convalida segue il suo iter: le richieste vengono inviate alle agenzie di lavoro temporaneo e ciascun sito gestisce l’intero processo dall’inizio alla fine.
Il reparto contabilità, inoltre, può accedere facilmente alle fatture validate e procedere con il pagamento e l’inserimento nell’ERP aziendale.
Flessibilità nella Configurazione
“Operiamo in stabilimenti produttivi, e i profili richiesti variano tra addetti alla movimentazione e operatori di linea. Utilizziamo 26 qualifiche contrattuali, con bonus di squadra, turni notturni, buoni pasto e indennità di trasporto, che variano tra le sedi. PIXID si è dimostrato flessibile e ha permesso una configurazione adatta ai nostri requisiti,” afferma Cotte.
Risultati:
Gestione Completa e Feedback Positivo
Autonomia dei Manager: I manager apprezzano i nuovi strumenti che permettono loro di centralizzare i dati e di lavorare in modo autonomo. Ora possono gestire le attività senza fare affidamento sui file Excel. Alcuni manager integrano ancora PIXID con i propri file Excel, mentre altri preferiscono usare esclusivamente PIXID per una gestione più indipendente. “Hanno comunque visibilità e possono monitorare l’avanzamento delle assegnazioni,” osserva Cotte.
Plus Risparmio di Tempo per HR: PIXID rappresenta un notevole risparmio di tempo, pari a circa 0,5 FTE all’anno. “Ora dedico solo mezza giornata a settimana per convalidare le fatture,” spiega Océane Sueur, Responsabile Risorse Umane SIPV. “Le comunicazioni con le agenzie si sono ridotte del 90%, ma continuiamo a ricevere tutte le informazioni necessarie velocemente.”
Riduzione dei Ritardi nella Convalida delle Fatture: “Océane ed io gestiamo 210 contratti e circa 30-40 lavoratori temporanei a settimana. Prima del passaggio a PIXID, c’erano frequenti ritardi e lamentele nel processo di convalida delle fatture. Ora aggiorniamo le fatture ogni settimana e non riceviamo più solleciti,” aggiunge Cotte.
Interfaccia Intuitiva e Facilità d’Uso:
“PIXID ci ha permesso di dedicarci maggiormente ad altre attività HR, e la soddisfazione tra i dipendenti è unanime. L’interfaccia è intuitiva e piacevole da usare; anche un manager senza formazione riesce a navigarla facilmente. La nuova esperienza incoraggia un utilizzo naturale della piattaforma.”
Conclusione di Karine Cotte: “Siamo pienamente soddisfatti di PIXID. I team sono sempre disponibili e reattivi, e la piattaforma centralizzata è perfetta per le nostre esigenze in Francia. La gestione del personale temporaneo dall’inizio alla fine è ora molto più efficiente, e non torneremmo mai indietro.”.