Politica sui dati personali
1 - Prefazione
Per le aziende che lo richiedono a titolo provvisorio, PIXID offre servizi di gestione via internet dell’intero processo di lavoro temporaneo in modo totalmente privo di carta (gestione degli interinali, firme elettroniche per i contratti di servizio, ricezione delle conferme d’ordine, gestione delle candidature e dei circuiti di colloquio, rapporti di attività, pre-fatturazione, fatturazione, digitalizzazione fiscale per fatture e rapporti).
In qualità di leader europeo per la gestione via internet dell’occupazione flessibile e del lavoro temporaneo, PIXID mira a fornire i più alti livelli di servizio possibili. Inoltre, attribuiamo grande importanza alla costruzione di rapporti di fiducia con i nostri clienti.
Consapevole dei nostri obblighi in materia di dati personali, sin dalla fondazione dell’azienda nel 2004, PIXID ha implementato una serie di misure in relazione al trattamento dei dati personali, in conformità alle leggi e ai regolamenti vigenti. PIXID sta seguendo una strategia di conformità al Regolamento Generale per la Protezione dei Dati (GRDP o RGPD) e alla certificazione ISO 27001 per quanto riguarda il suo Sistema di Gestione della Sicurezza delle Informazioni (ISMS).
Nell’interesse della trasparenza, lo scopo di questa politica sui dati personali è di delineare il modo in cui noi di PIXID raccogliamo ed elaboriamo questi dati.
2 - Dove si applica la politica di protezione dei dati personali?
La presente politica sulla privacy si applica ai dati personali raccolti su tutti i siti web e le applicazioni di PIXID.
I dati personali raccolti sono relativi agli utenti dei nostri servizi, ai file delle risorse umane dei lavoratori temporanei o dei fornitori di servizi gestiti dai nostri servizi, o alle richieste di contatto effettuate tramite i nostri siti web.
3 - Quali dati personali gestiamo?
PIXID gestisce diversi tipi di dati personali:
- I dati raccolti direttamente da PIXID dalle persone che accedono ai nostri servizi e per i quali PIXID agisce come titolare del trattamento.
- I dati dei clienti di PIXID, che essi raccolgono dai lavoratori temporanei e che PIXID gestisce in qualità di subappaltatore.
- I dati raccolti durante i contatti tramite il nostro modulo sui nostri siti web.
3.1 Quali dati vengono raccolti direttamente da PIXID?
3.1.1 Dati necessari per gestire l'accesso ai nostri servizi.
I dati personali che PIXID raccoglie dagli utenti del servizio, al fine di gestire l’accesso (login, password, accreditamenti) sono i seguenti:
- Stato civile
- Cognome
- Nome
- E-mail professionale
- Telefono professionale
- Cellulare professionale
3.1.2 Dati necessari per gestire le richieste di contatto
Quando richiede un contatto dai nostri siti web, vengono raccolte le seguenti informazioni:
- Cognome
- Nome
- Indirizzo e-mail
- Telefono (non richiesto)
3.2- Quali dati vengono raccolti dai nostri clienti e trasmessi a PIXID?
I nostri clienti sono tenuti a raccogliere i dati personali e a trasmetterli a PIXID. Noi li gestiamo sotto le istruzioni e la responsabilità dei nostri clienti.
È responsabilità dei nostri clienti garantire che le condizioni richieste per la raccolta e l’elaborazione di questi dati personali siano soddisfatte.
I dati personali che i nostri clienti raccolgono dai candidati e dai lavoratori temporanei e che vengono affidati a PIXID sono:
- Nome
- Nome da nubile
- Nome
- Data di nascita
- Luogo di nascita
- Nazionalità
- Genere
- Indirizzo di residenza
- Codice postale di residenza
- Città di residenza
- Telefono aziendale
- E-mail aziendale
- Numero di telefono personale* (se applicabile)
- E-mail personale* (se applicabile)
*Informazioni richieste solo ai lavoratori temporanei che desiderano collegarsi a PIXID.
4 - Raccogliamo il suo indirizzo IP e i suoi cookie?
È probabile che raccogliamo il suo indirizzo IP e le informazioni sul browser utilizzato per migliorare i nostri servizi e/o compilare statistiche.
È inoltre probabile che utilizziamo i cookie (piccoli file scaricati sul suo computer, tablet o cellulare e che possono contenere dati personali) quando accede ai nostri siti web o applicazioni. Utilizziamo i cookie per gestire la sua sessione utente e per raccogliere statistiche sull’uso della nostra piattaforma.
Le impostazioni predefinite dei browser internet sono normalmente impostate per accettare i cookie, ma questo può essere facilmente cambiato modificando le impostazioni del suo browser. Tuttavia, la preghiamo di notare che, se sceglie di disattivare i cookie, è possibile che i nostri siti web o le nostre applicazioni non siano più accessibili.
5 - Come utilizziamo i suoi dati personali?
Utilizziamo i dati personali che raccogliamo o che i nostri clienti ci affidano al solo scopo di gestire la flessibilità, il servizio intellettuale e i contratti di lavoro.
Possiamo anche utilizzare i dati personali che raccogliamo per inviarle informazioni relative all’attività di PIXID, come newsletter o sondaggi di soddisfazione, o per rispondere alle sue sollecitazioni commerciali.
Infine, alcune delle informazioni che raccogliamo ci permettono di stabilire statistiche sull’utilizzo della nostra piattaforma, necessarie per migliorare la qualità dei nostri servizi, i tempi di accesso e l’esperienza dell’utente.
Va notato che attribuiamo la stessa importanza alla protezione dei dati personali che raccogliamo direttamente dai nostri utenti e a quelli che i nostri clienti ci affidano e per i quali PIXID agisce come subappaltatore.
6 - Per quanto tempo conserviamo i dati personali?
Conserviamo i dati personali di un utente dei servizi PIXID per tutto il tempo necessario per accedere alla nostra piattaforma. Le informazioni di connessione (login e password personale) vengono automaticamente cancellate 2 anni dopo l’ultima connessione.
Potremmo aver bisogno di conservare nei nostri file di log le informazioni relative all’utilizzo della piattaforma. Queste informazioni sono utili per migliorare la qualità del servizio PIXID. Questi dati vengono conservati per 3 mesi.
Conserviamo i dati personali per il periodo di conservazione legale dei documenti che gestiamo. Per i file HR dei lavoratori temporanei, il periodo di conservazione è di 5 anni per impostazione predefinita (salvo istruzioni diverse del cliente). Per un ordine o un contratto di fornitura, è di 10 anni. Infine, per un contratto di incarico, un contratto a tempo determinato o una busta paga, il documento viene conservato per 50 anni.
I dati di contatto vengono conservati per 3 anni dopo l’ultimo contatto.
7 - I suoi dati personali sono conservati in modo sicuro?
In PIXID ci proponiamo di mantenere sempre i suoi dati personali il più sicuri possibile. In quest’ottica, adottiamo tutte le misure fisiche, tecniche e organizzative possibili per evitare qualsiasi alterazione, perdita o accesso non autorizzato ai suoi dati personali.
Il funzionamento e la gestione dei server contenenti i Suoi dati personali sono assicurati principalmente da un team interno di dipendenti PIXID. Nell’ambito dell’assistenza 24 ore su 24 dei database, può essere richiesto l’intervento di fornitori di servizi esterni. Ogni dipendente o fornitore di servizi che ha accesso ai dati ha sottoscritto un impegno personale a rispettare la riservatezza dei dati. Tutti gli accessi sono soggetti a controlli rigorosi e a una tracciabilità completa.
Un elenco completo di questi metodi è descritto nella Politica Generale per la Sicurezza dei Sistemi Informativi (GPISS o PGSI). Inoltre, PIXID è certificata ISO 27001 sulla gestione del suo sistema informativo (ISMS).
Il Responsabile della Sicurezza Informatica e il Responsabile della Protezione dei Dati, nominati rispettivamente nel 2005 e nel 2012, sono i garanti della conformità ai principi stabiliti in questa politica.
8 - Come può accedere ai suoi dati personali?
Può contattarci via e-mail al seguente indirizzo [email protected], per far valere i suoi diritti relativi alla protezione dei suoi dati personali (diritto di accesso, informazione, correzione, cancellazione, portabilità, limitazione e opposizione). Ci occuperemo di ciascuna delle sue richieste nel più breve tempo possibile ed entro un massimo di 7 giorni.
La preghiamo di notare che le richieste relative ai dati personali che PIXID gestisce per conto dei suoi clienti non saranno elaborate direttamente da PIXID, ma saranno trasmesse ai nostri clienti.
La preghiamo inoltre di notare che i vincoli legali relativi ai periodi di conservazione di alcuni documenti (contratti, buste paga) ci obbligano a conservare alcuni dati personali.
9 - Condividiamo i suoi dati personali?
PIXID non condivide i suoi dati personali con altre aziende per scopi diversi dalla gestione della flessibilità lavorativa.
Tuttavia, PIXID potrebbe essere tenuta, nel contesto delle sue attività e in conformità con lo scopo primario, a condividere i dati con aziende partner o con fornitori di servizi. Durante la distribuzione della nostra newsletter, i dati (un indirizzo e-mail) possono essere condivisi con i fornitori di servizi. In questo caso, chiediamo loro di utilizzare i suoi dati personali solo per gestire i servizi che chiediamo loro di fornire. Chiediamo inoltre a questi fornitori di servizi di agire sempre in conformità con le leggi applicabili in materia di protezione dei dati e di prestare particolare attenzione alla riservatezza di questi dati.
10 - Dove conserviamo i suoi dati personali?
10 – Dove conserviamo i suoi dati personali?
I suoi dati personali sono conservati in database gestiti esclusivamente dai dipendenti di PIXID.
L’hosting dei server PIXID utilizzati per archiviare i dati dei nostri clienti europei (archiviazione principale, backup, disaster recovery e archiviazione) è fornito da fornitori di servizi riconosciuti i cui siti si trovano in Francia. I dati dei nostri clienti nordamericani sono archiviati in centri dati situati negli Stati Uniti.
11 - Trasferiamo i suoi dati personali al di fuori dello Spazio Economico Europeo?
Non ci sono trasferimenti fisici al di fuori dei centri dati sopra menzionati. Tuttavia, alcuni dei nostri fornitori di servizi situati al di fuori dello Spazio Economico Europeo possono avere bisogno di accedere ai dati dei nostri clienti europei nel contesto della manutenzione delle condizioni operative (attività di sviluppo IT e correzione di bug).
PIXID chiede che a questo tipo di scambio di dati si applichi lo stesso livello di requisiti in termini di misure fisiche, organizzative, tecniche e personali, come per il trattamento situato in Francia.
