¿Qué son los datos personales de los empleados?

Los datos personales de los empleados se refieren a cualquier información que pueda identificar a una persona, directa o indirectamente. Abarcan una amplia gama de detalles recopilados durante la contratación, el empleo e incluso después de la desvinculación. Algunos ejemplos son:

• Información básica, como nombre, dirección y datos de contacto.
• Números de la seguridad social, números de identificación fiscal y datos de nómina.
• Historial laboral, evaluaciones de rendimiento y registros de formación.
• Información confidencial, como historial médico, afiliación sindical y datos financieros.

Dada la amplitud de esta información, la protección de los datos de los empleados es una responsabilidad tanto legal como ética. Los empleadores deben restringir el acceso al personal autorizado y aplicar medidas para salvaguardar la privacidad de los empleados.

Por ejemplo, los equipos de RR. HH. que gestionan nóminas o historiales médicos deben utilizar sistemas seguros que limiten el acceso a los datos únicamente a aquellos que lo necesiten para su función. Garantizar el cumplimiento del RGPD es esencial para evitar sanciones legales y mantener la confianza de los empleados.

Desafíos legales en la digitalización de RR. HH.

El RGPD establece normas claras para la recopilación, el almacenamiento y el tratamiento de datos personales. Las empresas que no cumplan estas normas se arriesgan a multas considerables, de hasta 20 millones de euros o el 4 % de su volumen de negocios anual global en caso de infracciones graves.

 Entre los principales riesgos de la digitalización de RR. HH. destacan:

• Violaciones de datos: un ciberataque o un mal manejo de datos confidenciales puede resultar en la pérdida de control sobre la información de los empleados.
• Violaciones de la confidencialidad: el acceso no autorizado a los datos puede perjudicar la confianza de los empleados y violar las leyes de privacidad.
• Incumplimiento de las notificaciones de violación: según el RGPD, las organizaciones deben informar de las violaciones de datos a las autoridades pertinentes en un plazo de 72 horas.

Para hacer frente a estos riesgos, las empresas deben establecer prácticas sólidas de gestión de datos. Esto incluye:

1. Mantener un registro de actividades de procesamiento: un registro detallado de cómo se recopilan, utilizan y almacenan los datos personales.
2. Implementar medidas de seguridad avanzadas: el cifrado, los cortafuegos y la autenticación multifactor ayudan a proteger la información confidencial.
3. Desarrollar procedimientos de notificación de infracciones: las empresas deben contar con planes claros para informar y mitigar las violaciones de datos.

Además, las organizaciones deben asegurarse de que los empleados den su consentimiento explícito para el tratamiento de sus datos personales. Por ejemplo, al implementar software de recursos humanos para la incorporación o la gestión del rendimiento, las empresas deben comunicar claramente cómo se utilizarán y almacenarán los datos.

El papel del delegado de protección de datos (DPD)

Según el RGPD, ciertas organizaciones deben designar un Delegado de Protección de Datos (DPD). El papel del DPD es fundamental para garantizar el cumplimiento, proteger los datos de los empleados y mitigar los riesgos. Las principales responsabilidades del DPD incluyen:

• Supervisar el cumplimiento de los requisitos del RGPD por parte de la organización.
• Educar a los empleados sobre las mejores prácticas para la protección de datos.
• Gestionar las notificaciones de violación de datos y actuar como enlace con las autoridades reguladoras.
• Asesorar sobre las políticas de retención de datos, incluido el derecho al olvido.

Un DPD actúa como puente entre la organización y los organismos reguladores. En el caso de las empresas que utilizan herramientas de RR. HH. basadas en la nube, el DPD se asegura de que estas plataformas cumplan los requisitos del RGPD, como los programas de purga de datos y los protocolos de almacenamiento seguro.

La colaboración con el DPD también puede ayudar a las empresas a adoptar medidas proactivas para minimizar los riesgos, como la realización de auditorías periódicas y la actualización de las políticas de protección de datos.

Mejores prácticas para la digitalización de RR. HH. conforme al RGPD

La digitalización de los procesos de RR. HH. ofrece enormes beneficios, pero el cumplimiento del RGPD debe seguir siendo una prioridad absoluta. Estas son algunas de las mejores prácticas que deben seguir las organizaciones:

• Elegir tecnología que cumpla con el RGPD: al seleccionar un software de RR. HH., asegúrese de que el proveedor se adhiera a los estándares del RGPD y ofrezca sólidas funciones de seguridad.
• Formar a los empleados: la formación periódica sobre protección de datos y requisitos del RGPD garantiza que todos comprendan sus responsabilidades.
• Establecer políticas de retención: fijar directrices claras sobre el tiempo que se almacenan los datos de los empleados y garantizar que los datos antiguos se eliminen de forma segura.
• Asegúrese de que se respetan los derechos de los empleados: el RGPD otorga a los empleados el derecho de acceder, corregir y solicitar la eliminación de sus datos. Las organizaciones deben proporcionar procesos claros para facilitar estas solicitudes.

Al implementar estas medidas, las empresas pueden optimizar las operaciones de RR. HH. y, al mismo tiempo, mantener el cumplimiento y salvaguardar la confianza de los empleados.

Pixid: apoyo al cumplimiento del RGPD con confianza

En PIXID, entendemos los desafíos de equilibrar la digitalización de RR. HH. con el cumplimiento del RGPD. Nuestra plataforma SaaS está diseñada para ayudar a las organizaciones a gestionar los datos de los empleados de forma segura y eficiente.

Con la certificación ISO 27001 y la experiencia de nuestro DPD, Franck Schleich, ofrecemos soluciones sólidas para la protección de datos. Ya sea para mantener la seguridad de los datos, gestionar los calendarios de retención o garantizar el cumplimiento del derecho al olvido, PIXID ofrece tranquilidad a las organizaciones que se enfrentan a las complejidades del RGPD.

La digitalización de los procesos de RR. HH. es un paso esencial para las empresas modernas. Al adoptar soluciones seguras y priorizar el cumplimiento, las organizaciones pueden adoptar la transformación digital al tiempo que protegen los datos personales de sus empleados.