Die Herausforderung: Komplexität in einem mehrstandortigen, saisonalen Umfeld meistern
Dezentrale Strukturen an 23 Standorten
.Als führender Fleischverarbeiter der Schweiz erkannte Micarna die Chance, die Verwaltung ihres flexiblen Personals über das umfangreiche Produktionsnetzwerk hinweg zu optimieren. Zur Bewältigung der saisonalen Schwankungen – etwa Spitzenzeiten im Sommer für die Fleischproduktion oder Osternachfrage bei Eiern – beschäftigt das Unternehmen bis zu 500 Zeitarbeitskräfte. Die effiziente Verwaltung dieser Teams über 23 Standorte, von großen Werken bis zu kleineren Betrieben, stellte eine kontinuierliche operative Herausforderung dar.
Ein vielfältiges Netzwerk von Personaldienstleistern
Micarna arbeitete bisher in einem dezentralen Modell, bei dem die Standortleiter eigenständig mit Personaldienstleistern zusammenarbeiteten – insgesamt rund 30 Agenturen. „Der Zeitarbeitsprozess wurde von jedem Linienmanager individuell abgewickelt, wodurch sich ein Netzwerk von etwa 30 Agenturen in der ganzen Schweiz ergab“, erklärt Alexander Lanthemann. „Dies bot zwar lokale Flexibilität, erschwerte jedoch die Sicherstellung einheitlicher Prozesse und klarer Transparenz.“
Auf der Suche nach mehr Konsistenz und Transparenz
Dieser verteilte Ansatz zeigte mehrere Optimierungspotenziale auf – insbesondere in Bezug auf administrative Effizienz, einheitliche Compliance-Prozesse und zentrale Kontrolle über Kosten und Volumina. „Wir erkannten, dass einige Beziehungen zwischen Führungskräften und bestimmten Agenturen zwar produktiv waren, aber stärker mit unseren Unternehmensrichtlinien abgestimmt werden sollten“, ergänzt Lanthemann.
Der Weg zur zentralisierten Steuerung
Neben den Compliance-Aspekten erkannte Micarna die strategische Notwendigkeit, Prozesse zu standardisieren und einheitliches Reporting einzuführen. Ziel war es, eine umfassende Sicht auf die Ausgaben und Nutzung der Zeitarbeit zu erhalten, um datenbasierte Entscheidungen im gesamten Unternehmen zu ermöglichen.
Die Lösung: Eine strategische Partnerschaft für Standardisierung und Kontrolle
Einführung eines Master-Vendor-Modells
Um ihre komplexen Personalherausforderungen zu bewältigen, entschied sich Micarna für die Einführung eines Master-Vendor-Modells. Angesichts der sprachlichen Vielfalt der Schweiz ernannte das Unternehmen einen Master Vendor für die deutschsprachige und einen für die französischsprachige Region. „Es war für uns klar, dass wir jemanden mit nachweisbarer Erfahrung wollten“, erklärt Alexander Lanthemann. „Die Entscheidung beruhte auf Vertrauen, Leistungsfähigkeit und bestehender Zusammenarbeit.“
Auswahl der richtigen Technologieplattform
Die Master-Vendor-Agenturen empfahlen übereinstimmend Pixid als bevorzugte VMS-Plattform. „Interessanterweise präsentierten die meisten Agenturen ihre Angebote bereits mit Pixid“, sagt Lanthemann. Die Plattform überzeugte durch ihre einfache Benutzeroberfläche – ideal für operative Manager – sowie durch leistungsstarke Reporting-Funktionen, die Micarna die gewünschte Transparenz boten.
Eine neutrale Plattform für Fairness und Transparenz
Ein entscheidendes Auswahlkriterium war die Anbieterneutralität von Pixid. Als unabhängige Plattform gewährleistet sie eine faire Behandlung aller Lieferanten innerhalb der neuen Master-Vendor-Struktur. Diese Neutralität war essenziell, um transparente Beziehungen zu Personaldienstleistern zu wahren und gleichzeitig Micarna volle Kontrolle zu geben. „Wir hatten klare Anforderungen an BI-Tools und KPI-Reporting, die zuvor nicht verfügbar waren“, ergänzt Lanthemann. „Wir fragten im Pitch: ‚Kann Ihr System das? – und Pixid erfüllte alle Kriterien.“
Implementierung und Einführung: Strukturiertes Vorgehen
Erfahrenes Projektmanagement
Die Einführung wurde von einem gemeinsamen Team aus Micarna-Expert:innen und Pixid-Spezialist:innen geleitet. „Wir wurden von einem sehr erfahrenen Team unterstützt“, betont Lanthemann und hebt die Rolle der Pixid-Projektkoordinatoren sowie des Agenturpartners hervor.
Intuitive Plattform für schnelle Akzeptanz
Ein Schlüsselfaktor für den erfolgreichen Rollout war die Benutzerfreundlichkeit der Plattform. Lanthemann erklärt: „Was sie wirklich vertrauenswürdig macht, ist ihre einfache Handhabung… Eine Bestellung lässt sich in ein bis zwei Minuten aufgeben… Ich könnte meinem 12-jährigen Sohn zeigen, wie man Bestellungen erfasst, und er würde es in drei bis vier Minuten schaffen.“ Diese intuitive Oberfläche war entscheidend für die breite Akzeptanz bei rund 300 Hiring Managern mit unterschiedlichen digitalen Kenntnissen.
Zeitplan und Schulung
Das Projekt wurde innerhalb von drei Monaten erfolgreich umgesetzt. Ein umfassendes Schulungsprogramm in Französisch und Deutsch berücksichtigte die sprachliche Vielfalt der Schweiz. Die Schulungen fanden zunächst zweiwöchentlich und später wöchentlich statt, als das System live ging.
Erfolgreiche Einführung durch Integration
Ein weiterer Erfolgsfaktor war die Integration von Pixid in zentrale Arbeitsprozesse. Die Plattform wurde unentbehrlich, indem sie mit wichtigen Abläufen – wie dem Standortzugang – verknüpft wurde. „Die Mitarbeitenden mussten Pixid nutzen, was die Einführung erheblich erleichterte“, erklärt Lanthemann. Diese Integration, kombiniert mit individuell angepassten Benutzerrechten, sicherte eine schnelle und nachhaltige Akzeptanz im gesamten Unternehmen.
Ergebnisse und greifbare Vorteile: von administrativer Last zu strategischem Mehrwert
Optimierte Abläufe und deutliche Effizienzgewinne
Die Implementierung brachte erhebliche operative Verbesserungen. Micarna reduzierte das für Zeitarbeit zuständige Verwaltungsteam von drei auf eine Person – eine Reduzierung des administrativen Aufwands um 66 %. Die Automatisierung der Stundenverteilung und -validierung sparte monatlich drei bis vier Tage manueller Arbeit und verringerte Fehler bei Abrechnungen deutlich.
Mehr Kontrolle und Compliance
Pixid verschaffte Micarna beispiellose Transparenz und Kontrolle. Das Unternehmen kann Kosten und Lieferantenleistung an allen 23 Standorten in Echtzeit nachverfolgen. Zudem überwacht das System automatisch gesetzliche Anforderungen wie Nachtarbeitsregelungen und identifiziert Zeitarbeitskräfte, die die 6- oder 12-Monats-Grenzen überschreiten und bewertet werden müssen.
Nachhaltige Nutzung und besseres Work-Life-Balance
Die Plattform wurde von rund 300 Hiring Managern erfolgreich übernommen. Dank der einfachen Benutzeroberfläche war die Akzeptanz universell. Die Automatisierung hat die HR-Arbeitsbelastung grundlegend verändert, wie Lanthemann beschreibt: „Wir konnten den Druck während der Monatsabschlüsse deutlich reduzieren. Mein Team kann jetzt sogar in dieser Zeit Urlaub nehmen – das war früher undenkbar.“ Diese Verbesserung der Work-Life-Balance verdeutlicht den nachhaltigen kulturellen Wandel, den Pixid ermöglicht hat.
Fazit: Micarna’s digitale Transformation mit Pixid
Die Partnerschaft mit Pixid hat das Zeitarbeitsmanagement bei Micarna grundlegend verändert – von einer administrativen Belastung zu einem strategischen Vorteil. „Das System ermöglicht uns, effizienter zu arbeiten und bisher unsichtbare Aspekte zu erkennen“, fasst Lanthemann zusammen. Während Micarna weiterhin datenbasierte Optimierungen seiner Lieferanten anstrebt, zeigt das Beispiel, dass Investitionen in die richtige digitale Infrastruktur sofortige und messbare Vorteile bringen.
