Kontext: Zeitarbeitsverwaltung unter Hochdruck
Bis zu 1.800 Zeitarbeitskräfte in Vollzeitäquivalenten während saisonaler Spitzenzeiten
Als bedeutender Logistikdienstleister in der Kosmetikbranche steht Deret vor anspruchsvollen saisonalen Spitzenzeiten, insbesondere in der Jahresendphase (Black Friday, Weihnachten). Um diese starken Aktivitätsschwankungen zu bewältigen, ist der Einsatz von Zeitarbeit massiv und strategisch entscheidend. “Der Einsatz von Zeitarbeitskräften kann im letzten Quartal des Jahres bis zu 1.800 Vollzeitäquivalente erreichen,” erklärt Antoine Accart, Leiter funktionale HR-Lösungen.
Die Einsätze werden durchschnittlich alle drei Wochen erneuert, passen sich diesen Schwankungen an und erzeugen ein beträchtliches Verwaltungsvolumen. “Zeitarbeit ist für uns eine strategische Variable zur Anpassung. Als Logistikdienstleister haben wir Verpflichtungen gegenüber unseren Kunden, für die wir stets in der Lage sein müssen, qualitativ hochwertige Dienstleistungen zu erbringen.„
Begrenzte Planbarkeit auf eine Woche, schnelle Reaktionsfähigkeit unverzichtbar
Das Unternehmen arbeitet mit eingeschränkter Sicht auf den Personalbedarf, was jede Planung nahezu unmöglich macht. Antoine Accart erläutert: “Die Planbarkeit beschränkt sich auf wenige Tage: Anfragen kommen mittwochs für die folgende Woche. Es ist die E-Commerce-Aktivität, die diesen sehr hohen Reaktionsbedarf vorgibt.“
Zeitintensive manuelle Prozesse
Bei Deret basierte die Zeitarbeitsverwaltung hauptsächlich auf Excel-Dateien für die Nachverfolgung der Zeitarbeitskräfte sowie auf E-Mail- oder Telefonaustausch mit Managern und Agenturen, was eine massive Verwaltungslast erzeugte.
“Früher war es eine große Excel-Datei, die alles zentralisierte. Onboardings von 200 Personen am Montagmorgen waren fast nicht zu bewältigen! Wir waren so im Tagesgeschäft gefangen, dass wir keine Zeit hatten, unsere Zeitarbeitsverwaltung strategisch zu steuern,” erinnert sich Antoine Accart.
Erhebliche operative und finanzielle Herausforderungen
Diese Organisation setzte das Unternehmen auch erheblichen rechtlichen und finanziellen Risiken aus. “Ich muss fast 10.000 Rechnungen pro Jahr verwalten. Eine Rechnung kann 0,13 € oder 300.000 € wert sein. Früher war eine Person damit beschäftigt, die Rechnungen Zeile für Zeile zu prüfen,” erklärt Antoine Accart.
Ziele: Vom manuellen Prozess zur strategischen Wertschöpfung
Angesichts dieser Ausgangslage setzte sich Deret Logistique mehrere ambitionierte Ziele:
- Vollständige Automatisierung der Verwaltung von Verträgen, Bedarfen und Rechnungsstellung
- Reduzierung der Verwaltungslast, um sich auf Steuerung und Agenturbeziehungen zu konzentrieren
- Transparente Echtzeitübersicht über die Zeitarbeitsaktivität
“Wir wollten ein Tool, um Zeit zu sparen, damit die Teams weniger administrative Aufgaben haben und mehr Zeit für Steuerung bleibt,” kommentiert Antoine Accart.
Lösung und Umsetzung: Schnelle Implementierung von Pixid
Eine strategische Entscheidung nach Marktvergleich
Bevor Deret sich für Pixid Grands Comptes entschied, führte das Unternehmen einen umfassenden Vergleich der Marktlösungen durch. “Wir haben uns mehrere Wettbewerber angesehen, aber die Benutzerfreundlichkeit hat uns nicht überzeugt„, berichtet Antoine Accart. Die bereits vorhandene Kenntnis der myPixid-Lösung, die bereits für die Digitalisierung von Verträgen genutzt wurde, erleichterte die Entscheidung. “Pixid hatte bereits unseren gesamten Verlauf, unsere Datenbank.„
Module und Integrationen für umfassende Automatisierung
Deret implementierte alle Module von Pixid (Bedarfe, Bestellungen, Verträge, Stundenerfassung, Rechnungen und BI) und schuf damit eine vollständig automatisierte Prozesskette. Die Integration mit dem Zeiterfassungssystem Kelio und der Plattform für Rechnungsdigitalisierung Esker war entscheidend. “Heute muss ich beim Onboarding einer Zeitarbeitskraft nichts mehr tun. Die Person wird automatisch dort zugeordnet, wo sie sein soll, mit dem automatisch zugewiesenen Arbeitszyklus„, freut sich Antoine Accart.
Erfolgreiche Einführung dank individueller Begleitung
Die Implementierung stützte sich auf eine strenge Projektorganisation mit einem dedizierten Projektleiter bei Deret und der fachkundigen Begleitung durch einen Projektdirektor bei Pixid. “Die Begleitung war perfekt. Wir hatten intern die nötigen Ressourcen bereitgestellt und das hat sich ausgezahlt„, berichtet Antoine Accart. Die Schulung der 150 Manager-Nutzer konzentrierte sich auf die Geschäftsprozesse statt auf die bloße Bedienung des Tools. “Wir haben erklärt, was sie tun müssen und wie sie es tun müssen, damit es funktioniert. Das war einfach.„
Ergebnisse: Produktivität, Kontrolle und verstärkte Steuerung
Beeindruckende Produktivitätssteigerungen
Die Digitalisierung des Prozesses hat die HR-Teams von zeitraubenden Aufgaben befreit und eine strategische Umverteilung der Ressourcen ermöglicht. Die Zeitarbeitsverwaltung, die zuvor 8 Personen erforderte, wird jetzt von 2,5 Vollzeitäquivalenten gesteuert. “Das ist wirklich beeindruckend in Bezug auf Effizienz und Produktivität!„, betont Antoine Accart. Diese Optimierung ermöglichte es, die Ressourcen, die zuvor für administrative Aufgaben gebunden waren, Aufgaben mit höherem strategischen Wert zuzuweisen.
Automatisierung als Leistungshebel
Die 10.000 jährlichen Rechnungen der Zeitarbeitsagenturen werden jetzt automatisch verarbeitet und beseitigen damit mühsame Überprüfungen. “Heute erhalte ich jede Woche Exporte aus dem BI. Meine Buchhalter kopieren diese Dateien direkt auf unseren Server und alles wird automatisch aktualisiert„, erklärt Antoine Accart.
Strategische und reaktive Steuerung
Die Plattform ermöglicht eine Echtzeitüberwachung der Aktivität und Leistung der Agenturen. “Jetzt überwache ich meine Agenturen und ich bin derjenige, der ihnen die Aktivitätsinformationen übermittelt. Ich kann sie jeden Monat herausfordern„, betont Antoine Accart. Diese datengetriebene Sichtweise ermöglicht es, die Kontrolle über die Lieferantenbeziehungen zurückzugewinnen, indem die Marktanteile präzise verfolgt werden.
Außergewöhnliche Qualitätskennzahlen
Die vollständige Digitalisierung der Zeitarbeitsverwaltung hat es ermöglicht, ein bemerkenswertes Niveau operativer Exzellenz zu erreichen. Die Zahlen sprechen für sich: Vorausplanung von Bestellungen auf 2,5 Tage vor Einsatzbeginn, beeindruckende Reaktionsfähigkeit der Agenturen mit nur 1,97 Tagen zur Besetzung einer Stelle, Vertragssignierungsfrist reduziert auf 1,5 Tage. Die Vertragsqualität liegt jetzt bei nahezu 100%, wodurch Fehler und rechtliche Risiken eliminiert wurden.
“Wenn diese Fristen eingehalten werden, funktioniert alles andere gut. Je besser ich die Bedarfe antizipieren kann, desto mehr Kandidaten können mir die Agenturen vorschlagen. Es ist zu einem positiven Kreislauf geworden„, erklärt Antoine Accart. Diese Leistungen, ermöglicht durch die Implementierung einer digitalen Lösung, verwandeln die Zeitarbeitsverwaltung von einer administrativen Last in einen echten Wettbewerbsvorteil für das Unternehmen.
Wiedergewonnene operative Agilität
“Heute sind wir nicht mehr mit zeitintensiven administrativen Problemen beschäftigt. Wir haben unsere Zeitarbeitsverwaltung vollständig im Griff„, freut sich Antoine Accart. Die Compliance ist gewährleistet, mit Zugriff auf Daten in nur wenigen Minuten für Audits oder interne Anfragen. “Wenn ich eine Anfrage habe, habe ich innerhalb von 5 Minuten die Antwort. Ich weiß, dass ich auf genau die angeforderten Daten zugreifen kann.“
Diese Transformation positioniert Deret in einer neuen Dynamik: Die Zeitarbeitsverwaltung, früher als operative Last empfunden, ist zu einem echten Leistungshebel geworden. “Pixid hat es uns ermöglicht, von einer verwaltungszentrierten zu einer steuerungs- und wertschöpfungsorientierten Logik überzugehen„, stellt Antoine Accart fest.
Perspektiven: Hin zu einer noch proaktiveren und intelligenteren Verwaltung
Zusammenarbeit durch Implant-Profile ausbauen
Die verstärkte Nutzung von Implant-Profilen stellt die zweite Verbesserungsachse dar, um die Agenturen noch näher an die operativen Manager zu bringen. „Die Idee ist, dass die onsites noch mehr Aktionen verwalten können, wie Vorschläge für Einsatzbeendigungen oder Verlängerungen„, präzisiert Antoine Accart, „was auf Pixid sehr einfach umzusetzen ist.„
Potenziale der künstlichen Intelligenz antizipieren
Schließlich verfolgt Deret aufmerksam die Einführung der KI-Funktionen, die Pixid plant. “Wir sind ziemlich zufrieden und begeistert von diesen Neuerungen. In der VMS-Welt, die sich erneuern muss, wird uns die KI helfen, Produktivität, Transparenz und Personalisierung zu steigern„, schließt Antoine Accart und sieht in dieser Innovation das Versprechen weiterer Effizienzgewinne.
