Business Intelligence in der Zeitarbeitsbranche: Wie können Daten analysiert werden, um den Einsatz von Zeitarbeitskräften zu optimieren?

Business Intelligence und Big Data

Der Begriff „Business Intelligence“ ist gleichzeitig mit dem Begriff „Big Data“ in das Fachvokabular eingegangen. Letzteres bezieht sich auf die heutige Fähigkeit, riesige Datenmengen zu verwalten. Big Data wird in Terabytes, also 1.000 Milliarden Bytes, gemessen. Angesichts solcher Mengen ist Business Intelligence die Rettung für unsere veralteten Gehirne, denn sie ermöglicht es uns, die riesigen Datenmengen zu sortieren, zu lesen, zu interpretieren und zu verarbeiten.

Bei Business Intelligence handelt es sich um Datenanalyse Tools, die zur Verwaltung und Messung der Wirksamkeit einer Maßnahme in jedem Bereich eingesetzt werden können: Kundenbeziehungen, Einführung neuer Produkte, Einstellungskampagnen.

Der Prozess der Datenanalyse umfasst mehrere Phasen:

• die richtigen Daten zu sammeln und zu sortieren,
• analysieren und interpretieren, was sich aus den Daten ergibt,
• Festlegung und Überwachung der wichtigsten Leistungsindikatoren (KPIs),
• Prozesse auf der Grundlage dieser KPIs zu optimieren.

Die Datenanalyse ist nur dann sinnvoll, wenn auf sie Maßnahmen folgen, die ihrerseits gemessen werden, um eine Spirale der kontinuierlichen Verbesserung in Gang zu setzen.

Datenanalyse für externe Arbeitskräfte

Angewandt auf den Zeitarbeitsmarkt bietet Business Intelligence zahlreiche Möglichkeiten: Kostenreduzierung, Zeitersparnis, Identifizierung von Verbesserungspotenzialen.

Senkung der Kosten für Zeitarbeit

Die Einrichtung der richtigen Indikatoren erleichtert die Berechnung aller Kosten, unabhängig davon, ob sie durch die eigenen Abteilungen verursacht oder von einem externen Dienstleister in Rechnung gestellt wurden. Wie viele Zeitarbeitsfirmen wurden beispielsweise für eine freie Stelle kontaktiert? Wie viel Zeit hat die Personalabteilung für die Ausarbeitung des Überlassungsvertrags und für die Gespräche mit dem Zeitarbeitsunternehmen aufgewendet?  Ein anderes Beispiel: Um den Return on Investment (ROI) einer Zeitarbeitssoftware zu ermitteln, muss man genau und mit Zahlen untermauert die Phasen bestimmen, in denen die Software entscheidend ist.

Schnelleres und genaueres Kontingentmanagement

Die Datenanalyse ermöglicht es uns, jede Phase des Zeitarbeitsprozesses zu erfassen – und wir wissen, wie komplex dieser sein kann. Der nächste Schritt besteht darin, die relevanten Daten abzurufen, von der Veröffentlichung des Auftrags bis zu seinem Abschluss. Auf diese Weise können Sie die Umwandlungsquote für Zeitarbeitskräfte berechnen: wie viele Bewerbungen haben Sie für eine eingestellte Zeitarbeitskraft erhalten.

Aber wir können noch weiter gehen: Wie viel Zeit wendet die Personalabteilung für einen Zeitarbeitseinsatz von einigen Tagen auf? Wie lässt sich dieser Zeitaufwand verringern, insbesondere dank digitaler Lösungen? Wie können wir unser Wissen über einen Zeitarbeiter optimieren, indem wir beispielsweise einen Pool nutzen, in dem die besten Talente ihre Verfügbarkeit leicht aktualisieren können?

Daten und KPIs müssen auch aufzeigen, was nicht funktioniert: Eine niedrige Antwortquote auf eine Anzeige kann bedeuten, dass sie nicht auf der richtigen Website veröffentlicht ist. Indem wir die Reibungspunkte in jeder Phase identifizieren, können wir Optimierungswege entwickeln und einen Aktionsplan aufstellen.

Was sind die KPIs im Zeitarbeitsgeschäft?

In einer Welt mit einer riesigen Datenmenge kann das Schwierigste darin bestehen, die relevanten Daten zu finden, um die richtigen KPIs zu definieren. In der Zeitarbeitsbranche gibt es, wie auch anderswo, quantitative KPIs, qualitative KPIs und Optimierungs-KPIs.

Quantitative KPIs

In quantitativer Hinsicht kann Zeitarbeit auf verschiedene Weise gemessen werden:

• in Zeit: – Dauer der befristeten Einsätze, Reaktionszeit auf Anfragen für Interviews oder Informationen,
• in Geld: Daten zur Rechnungsstellung (Anzahl, Höhe, Entwicklung),
• in Zahlen: Anzahl der eingegangenen Bewerbungen, Anzahl der Zeitarbeitseinsätze pro Jahr und eventuelle saisonale Schwankungen beim Einsatz von Zeitarbeitskräften.

Qualitative KPIs

Hier interessieren wir uns mehr für die Anzahl der nicht erfüllten Anfragen, die Gründe für den Einsatz eines Zeitarbeitnehmers, die für einen einzelnen Auftrag aufgewendete Zeit (von der Definition bis zur Bewertung am Ende des Auftrags), die Bewertung der Qualität der Quellen,aus denen die Betriebsdaten erhoben werden oder der Erfahrung der Bewerber und das Onboarding des Zeitarbeitnehmers. Dieser fein abgestimmte Ansatz wird es uns ermöglichen, Aktionspläne auf Kundenseite, aber auch mit unseren Dienstleistern zu erstellen, um spezifische Risiken und Schwierigkeiten (rechtliche, personelle, finanzielle, operative usw.) besser zu bewältigen.

KPIs zur Optimierung der Verleiherbeziehungen in der Zeitarbeitsbranche

Bestimmte Kennzahlen sind besonders nützlich für die Messung von Optimierungsmaßnahmen mit Dienstleistern. So ist zum Beispiel die Anzahl der Bewerbungen pro Zeitarbeitsunternehmen für jeden Standort und jede Qualifikation, korreliert mit den vorgeschlagenen Koeffizienten, eine unschätzbare Information bei der Aushandlung eines Rahmenvertrags.

Schlussfolgerung

Wenn die zwischenzeitlichen Ausgaben drei Millionen Euro pro Jahr übersteigen, ist es unerlässlich, ein Instrument zu implementieren, das automatisch alle Unstimmigkeiten aufdeckt und im Durchschnitt zwischen 0,5 und 1,5 % der jährlichen Ausgaben einspart.