High Volume Recruiting: Personalbeschaffung in großem Umfang effizient managen
In Zeiten von Wachstum, saisonaler Nachfrage oder Projektanstieg sind Unternehmen häufig auf flexible Arbeitskräfte angewiesen, um agil zu bleiben. High volume recruiting (Personalbeschaffung in großem Umfang) – also die Rekrutierung einer großen Zahl von Mitarbeitenden, insbesondere über Zeitarbeitskräfte – bietet diese unverzichtbare Flexibilität. Doch was geschieht, wenn die Zahl der Zeitarbeitskräfte erheblich zunimmt?
Die Bedeutung von Zeitarbeit in Europa
In ganz Europa arbeiten über 23 Millionen Menschen mit befristeten Verträgen, was etwa 12 % der Gesamtbeschäftigten entspricht. In Ländern wie den Niederlanden liegt dieser Anteil sogar bei über 20 %, was die entscheidende Rolle der Zeitarbeit für die Flexibilität des Arbeitsmarktes unterstreicht.
Diese Größenordnung verdeutlicht die Komplexität des high volume recruiting – insbesondere dann, wenn Einsätze kurzfristig sind, sich je nach Abteilung unterscheiden oder die Koordination mehrerer Lieferanten erfordern. Wie können Unternehmen diese Komplexität effektiv bewältigen, ohne ihre Personal- oder Beschaffungsteams zu überlasten?
Was bedeutet High Volume Recruiting eigentlich?
Ein Unternehmen gilt als im Bereich high volume recruiting tätig, wenn es regelmäßig Folgendes koordiniert:
- eine große Anzahl von Zeitarbeitsaufträgen in verschiedenen Funktionen
- intensive Rekrutierung in kurzer Zeit, oft aufgrund saisonaler Schwankungen
- zahlreiche kurzfristige Einsätze, die eine schnelle Abwicklung erfordern
- Beziehungen zu mehreren Vermittlungsagenturen mit uneinheitlichen Prozessen
Diese Situation erhöht den Druck auf interne Teams und Systeme. Mit steigender Zahl der Zeitarbeitskräfte und wachsendem Volumen im high volume recruiting steigen auch die Risiken – von administrativer Überlastung über Compliance-Fehler bis hin zu höheren Betriebskosten.
Die Risiken einer schlechten Organisation beim High Volume Recruiting
Mit steigendem Volumen wachsen auch die Herausforderungen:
- zeitaufwändige Verwaltungsaufgaben und Vertragsmanagement
- Schwierigkeiten, schnell die richtigen Kandidaten zu finden
- doppelte oder inkonsistente Daten in Tabellenkalkulationen und E-Mails
- unvollständige Zeiterfassung und Dienstplanerstellung
- Compliance-Risiken durch fehlende Unterlagen oder Verfahrensfehler
- geringe Transparenz über Ausgaben und Leistungskennzahlen
- Burnout oder hohe Fluktuation in den Personal- und Beschaffungsteams
Ohne geeignete Tools und Prozesse arbeiten Teams letztlich im reaktiven „Überlebensmodus“ und kämpfen unter zunehmendem Druck darum, die Servicequalität aufrechtzuerhalten.
Wie Sie High Volume Recruiting effizienter gestalten
Der Schlüssel zum Erfolg liegt darin, manuelle Prozesse zu überwinden. Für Unternehmen mit hohem oder schwankendem Personalbedarf ist es schlicht nicht skalierbar, sich auf E-Mails, Tabellenkalkulationen und Telefonate zu verlassen.
Um die Kontrolle zu behalten und einen kosteneffizienten Betrieb zu gewährleisten, sollten Unternehmen im high volume recruiting Folgendes tun:
✔️ Eine digitale Lösung einführen
Ein Vendor Management System (VMS) wie Pixid VMS zentralisiert die Prozesse der Personalbeschaffung – von der Stellenanforderung über die Vermittlung bis hin zur Zeiterfassung und Rechnungsstellung.
✔️ Routinemäßige Aufgaben automatisieren
Automatisierung bei Schichtplanung, Vertragsgenerierung und Compliance-Prüfungen reduziert manuelle Eingaben, begrenzt Risiken und schafft Zeit für strategische Entscheidungen.
✔️ Echtzeit-Transparenz und -Kontrolle erhalten
Dashboards und Reporting-Tools bieten sofortigen Überblick über aktive Aufträge, Ausgaben und Personalabdeckung und ermöglichen so bessere Prognosen und schnellere Entscheidungen.
✔️ Koordination Ihrer Lieferanten verbessern
Ein VMS erleichtert die Zusammenarbeit mit mehreren Personaldienstleistern über einen einzigen, standardisierten Prozess – das reduziert Fehler und erhöht die Reaktionsfähigkeit.
✔️ Einhaltung gesetzlicher Vorschriften sicherstellen
Automatisierte Warnmeldungen und Dokumenten-Checklisten helfen, kritische Fehler wie fehlende Vertragsunterschriften oder falsch zugewiesene Rollen zu vermeiden.
Die Perspektive von PIXID
Die Verwaltung einer wachsenden Zahl von Zeitarbeitskräften bedeutet, Prozesse zu kontrollieren und wiederkehrende, zeitaufwändige Aufgaben zu automatisieren – besonders im Kontext von high volume recruiting. Dazu benötigen Sie eine digitale Schnittstelle, um alle Zeitarbeitskräfte zentral im Blick zu behalten.
Bei Pixid verstehen wir die Realitäten der Verwaltung großer Personalvolumen. Unsere cloudbasierte Lösung ermöglicht es Unternehmen, den Einsatz von Zeitarbeitskräften zu optimieren, ohne dabei an Flexibilität oder Kontrolle einzubüßen.
Mit Pixid VMS können Unternehmen:
- einen hohen Bedarf an Zeitarbeitskräften im Rahmen von high volume recruiting schnell und effizient decken
- rechtliche Risiken und den Verwaltungsaufwand reduzieren
- die Koordination zwischen Personalabteilung, Beschaffung und Personaldienstleistern verbessern
- die Einhaltung von Vorschriften und die Kostenkontrolle auch in Spitzenzeiten gewährleisten
Wenn Sie erfahren möchten, wie wir Ihr Unternehmen oder Ihre Vermittlung beim high volume recruiting unterstützen können, wenden Sie sich bitte an uns.
