3 Tipps zur Kontrolle der Kosten im Management von Zeitarbeitskräften
Flexibilität gewinnt für Unternehmen zunehmend an Bedeutung, und Zeitarbeit hat sich zu einem der wichtigsten nicht-produktionsbezogenen Ausgabenbereiche entwickelt. Sie ermöglicht nicht nur eine schnelle Reaktion auf schwankende Nachfrage, sondern dient auch als strategischer und wirtschaftlicher Hebel – insbesondere im Zuge der fortschreitenden Digitalisierung des Sektors. Die Kontrolle der mit Zeitarbeitskräften verbundenen Kosten gestaltet sich jedoch aufgrund der spezifischen Merkmale des Sektors oft sehr komplex. Um diese Kosten im Griff zu behalten, sollten Sie unsere drei wesentlichen Schritte befolgen: Ermitteln, Verwalten und Analysieren.
Tipp 1: Ermitteln
Der erste Schritt besteht darin, die tatsächlichen Kosten eines Zeitarbeitnehmers zu ermitteln und zu verstehen, wie diese berechnet werden. Da Zeitarbeiter keine festangestellten Mitarbeiter Ihres Unternehmens sind, erscheinen sie nicht auf der Gehaltsliste – die Bezahlung der Rechnung der Zeitarbeitsfirma kann daher zu einer Cashflow-Lücke im Vergleich zu regulären Angestellten führen. Zudem entlastet die von der Zeitarbeitsfirma übernommene Personalbeschaffung Ihre Personalabteilung. Es ist wichtig, im Blick zu behalten, dass Zeitarbeit neben den Kosten auch zahlreiche weitere Vorteile bietet, was ihre wachsende Beliebtheit erklärt.
Beginnen Sie damit, einen klaren Rahmen für Genehmigungen zu schaffen und die Rollen der beteiligten Parteien eindeutig zu definieren: Wer ermittelt den Bedarf? Wer legt die genaue Rollenbeschreibung fest? Wer rekrutiert den passenden Kandidaten? Wer validiert den Auftrag und prüft die Einhaltung des Budgets? Je transparenter der Prozess, desto geringer ist die Wahrscheinlichkeit von Budgetüberschreitungen. Kurze Genehmigungszyklen – unterstützt durch digitale Kommunikation sowohl intern als auch mit den Agenturen – gewährleisten, dass präzise Informationen zeitnah weitergeleitet werden.
Darüber hinaus kann die Aushandlung von Rahmenverträgen mit Personalvermittlern dazu beitragen, die Abrechnungskoeffizienten optimal an Ihren tatsächlichen Bedarf anzupassen. Klar definierte Schwellenwerte in diesen Verhandlungen sind für die Optimierung der Ausgaben unerlässlich. Wenn Sie zudem einen Pool geprüfter und zuverlässiger Zeitarbeitskräfte vorhalten, vermeiden Sie nicht nur Überraschungen, sondern reduzieren auch den Aufwand für die Personalbeschaffung.
Tipp 2: Verwalten
Der nächste Schritt besteht darin, Ihre Zeitarbeitskosten effektiv zu verwalten. Die Digitalisierung ermöglicht einen einfachen Vergleich der tatsächlichen Ausgaben mit Ihrem geplanten Budget. Eine regelmäßige – sei es monatlich oder wöchentlich – Überwachung hilft, etwaige Abweichungen frühzeitig zu erkennen, sodass deren Ursachen umgehend untersucht werden können.
Diese kontinuierliche Überwachung verschafft Ihnen einen klaren Überblick über die Kosten pro Zeitarbeitseinsatz und erleichtert Budgetprognosen, Vorabrechnungsprozesse sowie die Überprüfung der Bedingungen für den Einsatz von Zeitarbeitskräften. Ein effektives Kostenmanagement umfasst zudem:
- Die Überprüfung der Rechnungsgenauigkeit,
- die rechtzeitige Erkennung von Fehlern sowie
- die Einrichtung eines Warnsystems für Unstimmigkeiten.
Mit diesen Maßnahmen kann das Unternehmen – oder der Managed Service Provider – zügig Erklärungen oder Nachweise von der Zeitarbeitsfirma einfordern und sicherstellen, dass die Ausgaben im Rahmen des Budgets bleiben.
Tipp 3: Analysieren und Verbessern
Nach Abschluss der Einsätze generieren digitale Tools für die Zeitarbeit automatisch detaillierte Berichte, etwa nach Standort, Lieferant, Qualifikation, Gehaltskategorie und weiteren Kriterien. Diese Berichte sind unverzichtbar, um eine gründliche Analyse durchzuführen und einen umfassenden Überblick über Ihre Zeitarbeitsausgaben zu erhalten, während Sie gleichzeitig spezifische Details untersuchen können.
Mit Hilfe von Business-Intelligence (BI)-Lösungen lassen sich nicht nur die Leistungen der Lieferanten anhand dieser Berichte nachverfolgen, sondern auch interne Diskussionen über zusätzlichen Personalbedarf oder potenzielle Festanstellungen anstoßen. Die richtigen Daten ermöglichen es Ihnen, Ihre Abläufe zu optimieren und fundierte, strategische Entscheidungen zu treffen.
Unser Standpunkt
Die Kontrolle der Kosten im Zeitarbeitsmanagement erfordert den Zugang zu umfangreichen Daten und die Implementierung klar definierter, kontrollierter Prozesse. Moderne digitale Lösungen unterstützen Ihre Teams durch die Automatisierung von Arbeitsabläufen und die Straffung von Genehmigungsverfahren – wodurch indirekte Kosten durch die Freisetzung interner Ressourcen reduziert werden.
Entdecken Sie, wie die Integration solcher digitalen Tools in Ihre Zeitarbeitsmanagement-Strategie Ihnen helfen kann, eine verbesserte Kostenkontrolle zu erreichen und gleichzeitig die Flexibilität sowie Reaktionsfähigkeit zu bewahren, die auf dem heutigen wettbewerbsorientierten Markt unabdingbar sind.
