Öffentliche Beschaffung im Personalbereich: Eine europaweite Perspektive

Öffentliche Beschaffung verstehen

Öffentliche Beschaffung bezeichnet den Prozess, durch den öffentliche Einrichtungen Güter und Dienstleistungen von externen Anbietern erwerben. Im Personalbereich umfasst dies Verträge für Zeitarbeitskräfte, Festanstellungen und Managed Workforce Solutions. Im Gegensatz zu Vereinbarungen im privaten Sektor unterliegt die öffentliche Beschaffung strengen Vorschriften, die Transparenz, Fairness und ein gutes Preis-Leistungs-Verhältnis gewährleisten sollen.

Der Rahmen der Europäischen Union

Innerhalb der EU wird die öffentliche Beschaffung in erster Linie durch Richtlinien geregelt, die von den Mitgliedstaaten in nationales Recht umgesetzt werden. Ein wichtiges Rechtsinstrument ist die Richtlinie 2014/24/EU über die Vergabe öffentlicher Aufträge, die die Verfahren für die Vergabe öffentlicher Aufträge über bestimmten finanziellen Schwellenwerten regelt. Die Richtlinie stützt sich auf folgende Grundprinzipien:

• Gleichbehandlung: Alle Lieferanten müssen ohne Diskriminierung behandelt werden.
• Transparenz: Die Vergabeverfahren sollten offen sein und die Entscheidungen sollten gut dokumentiert werden.
• Verhältnismäßigkeit: Die Anforderungen müssen den Zielen des Auftrags angemessen sein.
• Gegenseitige Anerkennung: Qualifikationen und Standards eines Mitgliedstaats sollten von anderen anerkannt werden.

Diese Grundsätze werden durch verschiedene Verfahren umgesetzt, wie offene, beschränkte und wettbewerbliche Verhandlungsverfahren, die jeweils spezifische Regeln und Schwellenwerte vorsehen.

Um Zugang zu öffentlichen Aufträgen in der EU zu erhalten, können Vermittlungsagenturen das Portal Tenders Electronic Daily (TED) konsultieren, auf dem alle aktuellen Bekanntmachungen im Supplement zum Amtsblatt der EU veröffentlicht werden.

Die Lage im Vereinigten Königreich nach dem Brexit

Nach seinem Austritt aus der EU hat das Vereinigte Königreich einen eigenen Rahmen für das öffentliche Beschaffungswesen geschaffen. Der Procurement Act 2023, der am 24. Februar 2025 in Kraft tritt, führt wesentliche Reformen ein:

• Vereinfachte Verfahren: Das Gesetz konsolidiert frühere Vorschriften mit dem Ziel, die Beschaffungsprozesse zu straffen.
• Erhöhte Flexibilität: Die öffentlichen Auftraggeber haben mehr Spielraum bei der Gestaltung der Beschaffungsverfahren, was Innovationen fördert.
• Verbesserte Transparenz: Neue Anforderungen schreiben die Veröffentlichung von Beschaffungsdaten und Bekanntmachungen auf einer zentralen digitalen Plattform vor.
• Fokus auf Wirtschaftlichkeit: Das Gesetz stärkt das Konzept der Wirtschaftlichkeit über den reinen Preis hinaus und ermöglicht ausdrücklich die Berücksichtigung des sozialen Werts und des breiteren öffentlichen Nutzens in den Vergabekriterien.
• Verbesserter Zugang für KMU: Es sind Maßnahmen vorgesehen, die kleinen und mittleren Unternehmen die Teilnahme an öffentlichen Ausschreibungen und die Bewerbung um öffentliche Aufträge erleichtern sollen.

Ausschreibungen des öffentlichen Sektors im Vereinigten Königreich werden auf dem Portal „Find a Tender“ veröffentlicht, der offiziellen Plattform des Vereinigten Königreichs für hochwertige öffentliche Aufträge.

Das besondere System der Schweiz

Die Schweiz ist zwar kein EU-Mitglied, verfügt jedoch über ein eigenes öffentliches Beschaffungswesen, das von internationalen Abkommen wie dem WTO-Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen (GPA) und bilateralen Verträgen mit der EU beeinflusst ist. Die Beschaffungsvorschriften des Landes gelten auf mehreren Ebenen:

• Bundesebene: Hier gilt das Bundesgesetz über das öffentliche Beschaffungswesen (BöB), das die Grundsätze und Verfahren für die Beschaffung durch Bundesbehörden festlegt.
• Kantonale und kommunale Ebene: Jeder der 26 Kantone hat seine eigenen Beschaffungsgesetze, die häufig durch die Interkantonale Vereinbarung über das öffentliche Beschaffungswesen (IVöB) harmonisiert sind, deren Umsetzung jedoch von Kanton zu Kanton unterschiedlich sein kann. ​CMS Law

Um in der Schweiz legal tätig zu sein, müssen Personalvermittlungsagenturen eine kantonale Lizenz für lokale Vermittlungen und eine Bundeslizenz für die Vermittlung von Grenzgängern oder ausländischen Arbeitskräften einholen. Diese Lizenzen gewährleisten die Einhaltung des Bundesgesetzes über die Arbeit und den Arbeitnehmerverleih, das private Arbeitsvermittlungs- und Zeitarbeitsdienste regelt.

Um Zugang zu öffentlichen Aufträgen in der Schweiz zu erhalten, können Vermittlungsagenturen die Plattform Simap konsultieren, das offizielle Portal für Ausschreibungen des Bundes, der Kantone und der Gemeinden.

EWR-Staaten, die nicht EU-Mitglieder sind: Island, Liechtenstein und Norwegen

Der Europäische Wirtschaftsraum (EWR) erweitert den Binnenmarkt der EU auf drei Nicht-EU-Länder: Island, Liechtenstein und Norwegen. Diese Länder übernehmen EU-Rechtsvorschriften zum Binnenmarkt, darunter auch die Richtlinien zum öffentlichen Beschaffungswesen. Daher gelten für Personalvermittlungs- und Zeitarbeitsagenturen, die in diesen Ländern tätig sind, Beschaffungsrahmenbedingungen, die weitgehend an die EU-Standards angelehnt sind. Die übergeordneten Grundsätze sind zwar einheitlich, aber jedes Land kann spezifische nationale Anforderungen haben. So schreibt Norwegen beispielsweise vor, dass Personaldienstleister für die Vermittlung von Arbeitskräften eine Genehmigung der Arbeitsaufsichtsbehörde einholen müssen. Vermittlungsagenturen sollten bei der Teilnahme an öffentlichen Ausschreibungen in diesen EWR-Staaten sowohl die EU-Richtlinien als auch die länderspezifischen Vorschriften einhalten.

Auswirkungen für Personaldienstleister

Das öffentliche Beschaffungswesen bietet erhebliche Marktchancen, ist jedoch mit mehreren Herausforderungen verbunden:

• Komplexe Compliance: Vermittlungsagenturen müssen detaillierte, länderspezifische gesetzliche Anforderungen erfüllen und die Nuancen der EU-Richtlinien, des britischen Gesetzes und der nationalen Unterschiede in Europa verstehen.
• Stark umkämpfter Markt: Transparente und offene Prozesse verschärfen den Wettbewerb und verlangen von den Vermittlungsagenturen, dass sie in ihren Angeboten einen klaren Mehrwert und ihre Leistungsfähigkeit nachweisen.
• Soziale und Nachhaltigkeitskriterien: Vermittlungsagenturen müssen im Rahmen der Angebotsbewertung zunehmend ihren Beitrag zu sozialen, ökologischen und wirtschaftlichen Zielen nachweisen.
• Ressourcenintensive Verfahren: Die Vorbereitung von Angeboten erfordert viel Zeit und Fachwissen, um die strengen Fristen und Dokumentationsanforderungen zu erfüllen, die je nach Land und Rahmenbedingungen variieren.

Nutzung von Technologie: Vendor Management Systeme (VMS)

Technologie verbessert die Fähigkeit einer Vermittlungsagentur, öffentliche Aufträge in diesem facettenreichen europäischen Umfeld effektiv zu bearbeiten, erheblich. Vendor Management Systeme wie Pixid VMS unterstützen Vermittlungsagenturen durch:

• Verbesserung des Compliance-Managements: Verfolgung regulatorischer Anforderungen und vertraglicher Verpflichtungen über mehrere Rechtsordnungen hinweg.
• Verbesserung des Kandidatenmanagements: Effiziente Abwicklung von Kandidatenvermittlungen, Freigaben und Dokumentationen, die für Positionen im öffentlichen Sektor in verschiedenen europäischen Ländern spezifisch sind.
• Bereitstellung robuster Berichte: Lieferung detaillierter Berichte zur Erfüllung von Transparenzanforderungen und zur Unterstützung der Entscheidungsfindung bei öffentlichen Aufträgen.
• Optimierung des Personaleinsatzes: Effektive Verwaltung von Vermittlungen, um vertragliche Bedingungen und lokale Vorschriften in ganz Europa strikt einzuhalten.
• Unterstützung sozialer Ziele: Dokumentation und Darstellung der Beiträge zu sozialen und ökologischen Kriterien gemäß den Anforderungen verschiedener Beschaffungsrahmen, beispielsweise ist die Silber-Zertifizierung von Ecovadis ein Nachweis für die Erreichung bestimmter sozialer und ökologischer Ziele.

Fazit

Das öffentliche Beschaffungswesen in Europa – einschließlich der EU, des Vereinigten Königreichs, der Schweiz und der Nicht-EU-Staaten des EWR – bietet Personalvermittlungsagenturen, die auf die effektive Bewältigung von Komplexität und Wettbewerb vorbereitet sind, vielfältige Möglichkeiten. Durch das Verständnis der unterschiedlichen regionalen Rahmenbedingungen und den Einsatz technologiebasierter Lösungen wie Pixid VMS können Vermittlungsagenturen erfolgreich mit Kunden aus dem öffentlichen Sektor zusammenarbeiten, wertvolle Verträge abschließen und zu vertrauenswürdigen Personalpartnern für öffentliche Einrichtungen werden, die auf dem gesamten europäischen Kontinent nach wichtigen Personallösungen suchen.

Eine detaillierte Erläuterung der Grundsätze und Verfahren des öffentlichen Beschaffungswesens finden Sie in unserem umfassenden Leitfaden: Connecting-Expertise Guide to Public Procurement.