Wie ein VMS die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und die Finanzkontrolle bei der Personalbeschaffung verbessert
Auf dem dynamischen Arbeitsmarkt von heute sind Unternehmen zunehmend auf temporäre und flexible Personalmodelle angewiesen, um agil zu bleiben. Die Verwaltung einer wachsenden Zahl von Zeitarbeitskräften bringt jedoch erhebliche Herausforderungen mit sich – nicht nur in Bezug auf die betriebliche Effizienz, sondern auch hinsichtlich der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und der Finanzkontrolle.
Ganz gleich, ob Sie sich mit komplexen europäischen Arbeitsgesetzen auseinandersetzen oder die Personalkosten im Griff behalten möchten – ein Vendor Management System (VMS) kann ein leistungsstarkes Werkzeug sein, um Prozesse zu optimieren, Risiken zu minimieren und die Transparenz zu verbessern. Hier erfahren Sie, wie.
1. Reduzierung von Compliance-Risiken durch zentrale Überwachung
Die europäischen Arbeitsvorschriften gehören zu den strengsten weltweit und enthalten strenge Verpflichtungen in Bezug auf Arbeitnehmerrechte, Gleichbehandlung, Datenschutz und Steuerkonformität. Bei der Zusammenarbeit mit mehreren Personalvermittlungsagenturen oder freiberuflichen Lieferanten kann die konsequente Einhaltung dieser Vorschriften eine Herausforderung darstellen.
Ein VMS hilft Ihnen dabei, indem es als zentrale, strukturierte Schnittstelle für alle Aktivitäten im Zusammenhang mit Zeitarbeitskräften fungiert. Es stellt sicher, dass
- Verträge und Onboarding-Dokumente standardisiert und sicher und zugänglich gespeichert werden
- von Vermittlungsagenturen bereitgestellte Mitarbeiter konsistent verarbeitet werden, mit Benachrichtigungen bei fehlenden oder abgelaufenen Dokumenten
- Gesetzesänderungen (z. B. Entsenderichtlinie, DSGVO) systemweit umgesetzt werden können, ohne dass manuelle Aktualisierungen bei verschiedenen Lieferanten erforderlich sind
Dies minimiert nicht nur das Risiko von Verstößen, die zu rechtlichen Sanktionen oder Reputationsschäden führen können, sondern erleichtert auch Audits erheblich – und gibt Personal-, Beschaffungs- und Rechtsabteilungen Sicherheit. Weitere Informationen zu diesem Thema finden Sie in unserem Blogbeitrag zum Thema Compliance im europäischen Personalwesen.
2. Finanzielle Genauigkeit und Budgetkontrolle
Zeitarbeit kann Kostenflexibilität bieten – aber nur, wenn sie gut verwaltet wird. Ohne Transparenz können die Kosten durch unkontrollierte Aufschläge, Schattenbeschäftigung oder ineffiziente Prozesse leicht in die Höhe schnellen.
Ein VMS bietet einen klaren Echtzeit-Überblick über alle Zeitarbeitstätigkeiten und hilft Unternehmen dabei
- die Preise von Vermittlungsagenturen miteinander zu vergleichen, um faire Preise zu gewährleisten und überhöhte Aufschläge zu vermeiden
- Anforderungen und Stundenzettel systematisch auf der Grundlage vereinbarter Tarife und Arbeitszeiten zu genehmigen
- Ausgaben nach Projekt, Abteilung oder Kostenstelle zu verfolgen, um die Überwachung von Budgets und die Prognose des zukünftigen Bedarfs zu vereinfachen
Da alle Daten in einem System konsolidiert sind, können Unternehmen außerdem Trends erkennen – beispielsweise regelmäßig mit Überstundensätzen besetzte Stellen oder Abteilungen, die übermäßig auf Zeitarbeitskräfte angewiesen sind – und entsprechende Maßnahmen ergreifen. Weitere Informationen zu diesem Thema finden Sie in unserem Blogbeitrag über die Kontrolle der Zeitarbeitskosten.
3. Überprüfbarkeit und Verantwortlichkeit entlang der gesamten Lieferkette
In einer Welt, in der Sorgfaltspflichten wichtiger denn je sind, müssen Unternehmen in der Lage sein, die Verantwortlichkeiten entlang ihrer gesamten Lieferkette für Arbeitskräfte nachzuweisen. Ein VMS erstellt eine transparente, nachvollziehbare Aufzeichnung aller Schritte im Einstellungs- und Verwaltungsprozess.
Dazu gehören
- Wer hat wann eine Anfrage gestellt?
- Welche Lieferanten haben welche Kandidaten vorgeschlagen?
- Wie wurden die Mitarbeiter ausgewählt, eingearbeitet und bezahlt?
- Haben die Vermittlungsagenturen die Service Level Agreements oder Compliance-Prüfungen erfüllt?
Eine solche Transparenz ist nicht nur für die interne Berichterstattung und das Beschaffungsmanagement nützlich, sondern wird auch zunehmend von externen Stakeholdern gefordert – von Aufsichtsbehörden bis hin zu Investoren und Kunden. Die Europäische Arbeitsbehörde beispielsweise bietet nützliche Einblicke in die Überwachung der Einhaltung von Vorschriften für grenzüberschreitende Arbeitskräfte in der gesamten EU.
4. Aufbau einer Kultur der Compliance und Kostendisziplin
Ein VMS ist zwar ein technologisches Tool, sein Wert liegt jedoch in den Verhaltensweisen, die es fördert. Durch die Einbettung von Compliance und Finanzkontrolle in die täglichen Prozesse hilft es Personalverantwortlichen, HR-Teams und Lieferanten, standardmäßig Best Practices anzuwenden.
Anstatt sich auf nachträgliche Korrekturen zu verlassen, schafft ein VMS strukturierte Arbeitsabläufe, die Fehler von vornherein verhindern – sei es durch das Melden nicht genehmigter Ausgaben, das Verhindern der Beauftragung von Lieferanten auf der schwarzen Liste oder die Sicherstellung, dass nur konforme Kandidaten für Aufträge vermittelt werden.
Abschließende Gedanken
Da Zeitarbeitskräfte immer mehr zu einem integralen Bestandteil der Geschäftsstrategie werden, wird der Bedarf an einer robusten rechtlichen und finanziellen Governance weiter steigen. Ein VMS wie Pixid VMS bietet nicht nur operative Vorteile, sondern auch die Gewissheit, dass Ihre Zeitarbeitskräfte transparent, konform und kosteneffizient verwaltet werden.
Von der Sicherstellung konsistenter Prozesse in mehreren Ländern bis hin zur Bereitstellung von Tools für Finanz- und HR-Teams, mit denen sie auf Echtzeit-Erkenntnisse reagieren können, kann ein gut implementiertes VMS Ihren Ansatz für die Zeitarbeit transformieren – und Risiken in Kontrolle und Kosten in Wert verwandeln.
