Problemstellung: Modernisierung der Zeitarbeitsverwaltung
Eine veraltete Lösung zur Digitalisierung
Fed Group nutzte eine veraltete Lösung zur Digitalisierung, die von einem allgemeinen technischen Dienstleister entwickelt worden war, der nicht auf den Zeitarbeitssektor spezialisiert war. Diese Lösung wies erhebliche Einschränkungen bei der Verwaltung von Verträgen und Stundenzetteln auf und entsprach nicht mehr den wachsenden Anforderungen des Unternehmens.
William Naccache, Verwaltungs- und Finanzdirektor der Fed Group, beschreibt die Situation: „Wir hatten das Gefühl, dass es sich um eine etwas veraltete Technologie handelte, und sobald wir sagten: ‚Es wäre gut, wenn das so funktionieren würde‘, wurde dies immer abgelehnt.“ Diese veraltete Technologie erschwerte den täglichen Betrieb und bremste die Effizienz der internen Prozesse.
Unbefriedigter Bedarf an Weiterentwicklung und Anpassung
Fed Group erkannte die Notwendigkeit, seine Tools zu modernisieren, um wettbewerbsfähig zu bleiben und die Erwartungen von Kunden und Zeitarbeitern zu erfüllen. Das Fehlen einer mobilen Anwendung erschwerte beispielsweise die Verwaltung für Zeitarbeitskräfte und beeinträchtigte die Benutzerfreundlichkeit im Arbeitsalltag.
„Heute macht ein Zeitarbeitnehmer nichts mehr ohne sein Smartphone!“, stellt William Naccache fest. Diese Situation veranlasste die Fed Group, nach einer moderneren Lösung zu suchen, die besser auf ihre spezifischen Anforderungen im Zeitarbeitsbereich zugeschnitten ist.
Vorgehen: Auf dem Weg zu einer integrierten und modernen Verwaltungslösung
Suche nach einem anerkannten Technologiepartner
Ende 2022 nahm die Fed Group Gespräche mit Pixid auf, um eine modernere und skalierbare Lösung zu finden. Pixid wurde als wichtiger Akteur in diesem Bereich identifiziert, der eine bewährte Technologie mit Funktionen anbietet, die den Anforderungen der Fed Group entsprechen. „Es war beruhigend zu wissen, dass Pixid unseren Kunden bereits bekannt war und dass sie diese Lösung bereits einsetzten.“
Entscheidung für Pixid und Integration in das IT-Ökosystem
Die Pixid-Plattform überzeugte die Fed Group sofort durch ihre Ergonomie und Modernität, insbesondere durch die Möglichkeit des White-Labeling. William Naccache erklärt: „Was mir schnell gefallen hat, war die Ergonomie der Lösung und der mobilen Anwendung.
“ Die Qualität des Kontakts und der Betreuung durch die Teams von Pixid war ebenfalls ein entscheidender Faktor für diese Wahl. Der Vertrag mit Pixid wurde im März 2023 unterzeichnet, die schrittweise Einführung erfolgt ab April 2023.
Zusammenarbeit und Change Management
Fed Group hat intern und extern ein effektives Change Management durchgeführt, um die Akzeptanz der neuen Lösung sicherzustellen. Die dreiseitige Zusammenarbeit zwischen der Fed Group, Pixid und insbesondere der Backoffice-Software Infor ermöglichte eine reibungslose Integration der Datenflüsse. William Naccache hebt die Qualität des Austauschs mit dem Pixid-Team während des gesamten Projekts hervor: „Wir haben jedes Mal den Willen gespürt, voranzukommen und Lösungen zu finden, auch wenn diese nicht offensichtlich waren.“
Die neue grafische Identität der Fed Group, die zeitgleich mit dem Start des Pixid-Projekts fertiggestellt wurde, wurde ebenfalls dank der White-Label-Plattformen integriert, sodass das Unternehmen seine Marke „myFedBox“ beibehalten konnte, die bei seinen Zeitarbeitern und Kunden gut bekannt ist.
Ergebnisse: Ein erfolgreicher Übergang zu mehr Effizienz und Zufriedenheit
Akzeptanz und Zufriedenheit der Zeitarbeitnehmer
Die neue Lösung wurde von den Zeitarbeitern sehr positiv aufgenommen, insbesondere dank der mobilen Anwendung. Die Zeitarbeitnehmer haben die Plattform schnell angenommen und schätzen ihre Benutzerfreundlichkeit. Die Verwaltung von Anzahlungsanfragen, die zuvor per E-Mail abgewickelt wurde, ist nun zentralisiert und mit einem Klick erledigt. William Naccache erklärt: „Es ist zentralisiert, nichts geht mehr verloren.”
Verbesserung der Zuverlässigkeit und betrieblichen Effizienz
Die verbesserte Datenzuverlässigkeit hat zu einer Reduzierung des Verwaltungsaufwands geführt. Mit Pixid werden die Daten automatisch integriert und ohne manuelles Eingreifen aktualisiert, wodurch das Risiko menschlicher Fehler verringert wird. Die Lohnbuchhalter haben beispielsweise dank einer ergonomischeren und zuverlässigeren Lösung Zeit gewonnen. „Sie wurden gut in das Projekt integriert und konnten die Funktionen testen, was ihnen die Umstellung auf die neue Plattform erleichtert hat.“Die Kunden sind mit der Modernität und Einfachheit der neuen Plattform zufrieden. „Beschwerden über technische Probleme bei der Verwaltung von Verträgen und Stundenzetteln sind drastisch zurückgegangen.
„Heute stellen wir Pixid unseren Kunden systematisch zur Verfügung!“ Fed Group beabsichtigt, sich weiterhin aktiv an der kontinuierlichen Verbesserung der Pixid-Lösung zu beteiligen, indem es sein Feedback und seine Anforderungen weitergibt. „Unser Ziel ist es, auf dem neuesten Stand der Technik zu bleiben und unseren Kunden und Zeitarbeitskräften weiterhin einen hochwertigen Service zu bieten“, schließt William Naccache.
