Herausforderung: Zentralisierung und Standardisierung des Zeitarbeitsmanagements
Die ersten Gespräche zwischen L’Oréal und Pixid fanden 2010 statt. L’Oréal hatte eine Ausschreibung gestartet, um ein Tool zur Steuerung seines Zeitarbeitsgeschäfts zu finden. Eine erste gründliche Prüfung an einem Standort im Departement Oise ermöglichte die genaue Ermittlung und Analyse der spezifischen Anforderungen von L’Oréal.
Die Zeitarbeit war verstreut und an den verschiedenen Standorten wenig standardisiert. Es bestand ein echter Bedarf, die Aktivitäten zu zentralisieren, um einen vollständigen Überblick über die Zeitarbeit zu erhalten. Da der Einsatz von Zeitarbeitern in den öffentlichen Daten des Unternehmens erfasst war, konzentrierte sich der Bedarf auch auf eine konsolidierte Überwachung der Zeitarbeit innerhalb des Unternehmens. Schließlich musste L’Oréal als großer Konzern die rechtlichen Risiken minimieren, indem es eine strikte Einhaltung der Arbeitsvorschriften (Einhaltung von Karenzzeiten, Anzahl der Verlängerungen, Flexibilitätszeitraum usw.) gewährleistete.
„L’Oréal musste sich mit Tools zur Steuerung der Zeitarbeit ausstatten. Der Konzern hat beschlossen, die Verwaltung der digitalen Tools in einer „HR-Tech“-Abteilung zu zentralisieren. L’Oréal musste alle Schritte auf einer einzigen Plattform zusammenfassen, um einen Gesamtüberblick über die Einsätze eines Zeitarbeitnehmers zu erhalten. Die Zahlen zur Zeitarbeit in den offiziellen Berichten mussten zuverlässiger werden“, erklärt Angélique Marais, Leiterin Zeitarbeit und Arbeitszeit in Frankreich bei L’Oréal.
Vorgehensweise: eine schrittweise und strukturierte Einführung
Eine breite Einführung für eine maximale Nutzung der Lösung
L’Oréal entschied sich schließlich für das Angebot von Pixid, da die Relevanz der Lösung und die Qualität der angebotenen Unterstützung überzeugten. Im Jahr 2012 wurde das Pixid-Tool innerhalb von nur wenigen Monaten erstmals bei L’Oréal eingeführt.
Seitdem wurden zahlreiche Projekte und Erweiterungen initiiert, um das Zeitarbeitsmanagement zu strukturieren und die administrative Effizienz der Personalabteilung im gesamten Konzern im Rahmen eines kontinuierlichen Verbesserungsprozesses zu steigern.
„Der Einführungsprozess verlief schrittweise. Zunächst nutzten die Standorte Pixid hauptsächlich für die Verwaltung von Bestellungen und Verträgen. Dann haben andere, weiter fortgeschrittene Standorte die Verwaltung der RA (Relevés d’Activité, Tätigkeitsberichte) und RCV (Relevés d’activité Client Valorisés, bewertete Tätigkeitsberichte) integriert. Nach und nach wurden weitere Schritte unternommen, um den internen Anforderungen gerecht zu werden, aber auch, um die Funktionen der Software voll auszuschöpfen“, fügt Angélique Marais hinzu.
Heute wird Pixid an 16 Standorten der Gruppe in Frankreich in zahlreichen Abteilungen (Marketing, Produktion, Qualität, Köche usw.) eingesetzt. Die Lösung wird täglich von 254 Benutzern genutzt, mit einem zentralen HR-Team und Managern vor Ort.
L’Oréal nutzt alle Module der Pixid-Lösung: die HR-Module (für die Verwaltung des Bedarfs, den Eingang von Bewerbungen und Bestellungen bei Lieferanten), das Verwaltungsmodul (für die Verwaltung von Stundenzetteln und Rechnungen), BI (Business Intelligence für das Reporting) und die SSO-Technologie (Single Sign-On), die die Anmeldung der Nutzer vereinfacht.
Eine interne Umstrukturierung für Zeitarbeit, unterstützt von Pixid
Im Jahr 2022 hat L’Oréal eine Umstrukturierung seiner Teams vorgenommen, um die Abteilung „BEST“ zu schaffen, die einen Bereich für Zeitarbeit umfasst. Dieser besteht aus einem operativen Team von 19 Mitarbeitern, die in den Werken/Zentralen und in der französischen Zentrale tätig sind und den Einsatz von Zeitarbeitskräften in ganz Frankreich verwalten. Im Mittelpunkt dieser neuen Struktur steht die Lösung von Pixid
„In unserem Team verwalten wir nun alle Schritte von der Bedarfsanmeldung bis zur Rechnungsstellung auf derselben Pixid-Plattform. So haben wir einen umfassenden Überblick über den Werdegang eines Zeitarbeiters, sobald er seinen Einsatz bei L’Oréal antritt“, erklärt Angélique Marais.
Das BEST-Team verwaltet mit Unterstützung der HR-Tech-Teams die Konfiguration, Bereitstellung und Anpassung der Plattform. Das Team beherrscht die Pixid-Lösung trotz ihrer zahlreichen Funktionen vollständig: Erstellung neuer SIRET-Nummern, Schulungen, Kommunikation mit Lieferanten usw. Wenn eine Idee zur Weiterentwicklung der Plattform identifiziert wird, nutzt das Team ein Ticketingsystem, um sich mit dem Pixid-Support auszutauschen. „Wir haben das Gefühl, dass wir die Lösung auf diese Weise weiterentwickeln. Sowohl aus betrieblicher als auch aus technischer Sicht“, erklärt Angélique Marais.
Integrationen für mehr Leistung
Das letzte Projekt, das mit dem Pixid-Team durchgeführt wurde, ist die Einrichtung einer Schnittstelle zwischen der Zeitmanagementlösung Horoquartz und Pixid, die die genaue Erfassung und Auswertung der von Zeitarbeitern für die CAP-Einheit (Usines L’Oréal Cosmétique Active Production) geleisteten Arbeitsstunden erleichtert, zu der die Marken Vichy und La Roche Posay gehören.
„Die Einführung verlief sehr gut, da beide Standorte nach umfangreichen Vorbereitungen ein vollständiges Lastenheft erstellt hatten. Auf der fachlichen Seite gab es keine Probleme, und wir wurden bis zum Start regelmäßig von unserem Projektleiter begleitet. Dank der Unterstützung und Erfahrung der Projektteams konnten unsere lokalen IT-Teams kleinere interne Probleme beheben und alles einrichten.„
Ergebnisse: höhere Leistung und mehr Autonomie für die Benutzer
Gegenseitiges Vertrauen
Der Gesamterfolg des Projekts ist auf die Zusammenarbeit zwischen den Teams von Pixid und L’Oréal zurückzuführen. Die Betreuung und Begleitung durch die Projektleiter ermöglichte eine effiziente Einführung und optimale Nutzung. „Die Schulungen der Pixid-Teams sind immer von hoher Qualität. Wir haben keine offenen Fragen und die Lösung wird allen vermittelt.“
Laut Angélique Marais ist die einfache Bedienung ein wertvoller Vorteil, auf den sie sich bei der internen Förderung der Lösung verlassen kann: „Pixid ist eine leicht zugängliche Software, die einfach zu verstehen ist, weil alles gut erklärt ist. Wir kommunizieren viel intern, unsere Rechtsabteilung steht der HR-Abteilung bei der Festlegung der zu befolgenden Regeln sehr zur Seite. Wir unsererseits wiederholen die Botschaften immer wieder, um eine optimale Nutzung des Tools zu gewährleisten. Wir können alle Standorte einbinden, weil die Lösung letztendlich einfach ist. »
Zufriedene und selbstständige Anwender vor Ort
Der Erfolg der Einführung einer solchen Branchenlösung hängt auch von der Akzeptanz durch die Nutzer ab, d. h. die Manager, die Zeitarbeitskräfte anfordern und deren Dienste in Anspruch nehmen, sowohl in den Büros als auch an den Produktionsstandorten. „Die Plattform ist intuitiv und sehr benutzerfreundlich und eignet sich sowohl fürProduktionsarbeiter als auch für Führungskräfte in der Zentrale. Das Feedback der Nutzer ist positiv. Außerdem sind die Nutzer zu 100 % autonom und schulen neue Nutzer selbst!“, erklärt Angélique Marais.
Zusammenarbeit im Dienste der Leistung
Früher wurde die Zeitarbeit von einer großen Anzahl von Mitarbeitern mit wenig Standardisierung verwaltet, was zu Verwirrung führte. Heute läuft der strukturierte Prozess vollständig über Pixid. „Wir stellen eine zuverlässigere Rechnungsstellung fest! Das sehen wir an unserem internen Reporting, das auf den Daten von Pixid basiert. Diese Nachverfolgung war früher unmöglich!
Der Einsatz von Zeitarbeitskräften bei L’Oréal ist seit der Einführung von Pixid effizienter geworden. „Die meisten Unternehmen haben erkannt, dass sie von zuverlässigen Berichten profitieren, die eine bessere Steuerung des Zeitarbeitspersonals und der Zeitarbeitskosten ermöglichen! Jetzt werden die Verträge der richtigen Kostenstelle zugeordnet, sie sind ordnungsgemäß unterzeichnet und zentralisiert, die RCV werden veröffentlicht, was beweist, dass der Prozess funktioniert!“, stellt Angélique Marais fest.
„Unser Ziel war es, Pixid flächendeckend einzuführen, um seine umfassenden Funktionen in vollem Umfang nutzen zu können. Heute sind wir mit der Plattform sehr zufrieden. Die Bilanz ist sehr positiv.“
