Die Herausforderung: Entwicklung einer überlegenen VMS-Lösung für den schwedischen Markt
Eine manuelle und rechtlich komplexe Landschaft
Als führender Anbieter von Personaldienstleistungen erkannte Randstad External Management (REM) eine entscheidende Herausforderung für schwedische Unternehmen: Die Verwaltung von Zeitarbeitskräften war mit manuellen Ineffizienzen und erheblichen rechtlichen Risiken aufgrund komplexer Arbeitsgesetze und Tarifverträge verbunden.
Die bestehenden Marktlösungen waren schwerfällig, nicht konform oder boten nicht die notwendige Unparteilichkeit für ein wirklich lieferantenneutrales Programm. Der Markt verfügte nicht über eine wirklich neutrale VMS-Lösung, die sowohl robuste Compliance als auch eine nahtlose Benutzererfahrung bieten konnte.
REM erkannte diese Lücke und entschied sich, nicht nur eine Lösung zu finden, sondern eine zu entwickeln — ein erstklassiger Broker-Service, der in Schweden neue Maßstäbe für Effizienz, Compliance und Vertrauen setzte.
„Wir sahen, dass Unternehmen gezwungen waren, zwischen Effizienz und Compliance zu wählen, und dass Lieferanten oft durch voreingenommene oder zu komplexe Systeme frustriert waren“, sagt Nina Westerberg. „Unsere Vision war es, ein reibungsloses Ökosystem zu schaffen, in dem Kunden vollständige Transparenz haben und alle Lieferanten — einschließlich Randstads eigener Zeitarbeitsdivision — auf absolut gleicher Basis arbeiten.“
Die Lösung: ein maßgeschneidertes VMS, das dort erfolgreich war, wo andere scheiterten
Auswahl des richtigen Partners
„Unser Auswahlprozess war intensiv“, erklärt Nina. „Wir kauften nicht nur Software, sondern wählten den Motor für unser gesamtes Serviceversprechen. Wir brauchten eine Plattform, die die komplexen Tarifverträge in Schweden von Anfang an beherrschte.“
Nach der Prüfung mehrerer internationaler Plattformen war Pixid VMS die klare Wahl. Viele Systeme waren mit unnötigen Funktionen überladen, die Benutzer verwirrten, oder passten nicht zu den internen Prozessen der Kunden. „Andere Systeme wirkten wie Einheitslösungen“, bemerkt Nina. „Wir mussten die Funktionen auswählen und den Rest weglassen — sonst hätten sich Lieferanten und Kunden im Durcheinander verloren.“
Pixid VMS bot die Modularität und Compliance, die REM verlangte, während der kollaborative Ansatz eine echte Partnerschaft sicherstellte.
Implementierung: Präzision und Geschwindigkeit
Die Implementierung, geleitet von den erfahrenen Projektmanagern von REM, war ein Beweis für ihren ausgereiften Prozess. „Unser zweiter Kunde war in nur 20 Tagen live“, erinnert sich Nina. „Sie waren erstaunt. Diese Geschwindigkeit und Präzision sind der Standard, den wir bei jedem Projekt umsetzen.“
Diese schnelle und nahtlose Bereitstellung beruhte nicht nur auf der Software, sondern auf der Kombination aus REMs Fachwissen und der praxisnahen, lösungsorientierten Unterstützung durch das gesamte Pixid-Team mit festen Ansprechpartnern statt anonymem Ticketing.
Zusammenarbeit, die ein besseres Tool hervorbrachte
REM implementierte Pixid nicht nur für seine Broker-Lösung, sondern verfeinerte es kontinuierlich durch ständigen Dialog mit Kunden, Lieferanten und Entwicklern. Wenn Zeitarbeitskräfte Schwierigkeiten mit bestimmten Funktionen hatten oder Lieferanten Anpassungen im Reporting verlangten, wurden Änderungen schnell umgesetzt.
„Da wussten wir, dass dies etwas anderes war“, betont Nina. „Andere Anbieter hätten Monate gebraucht, um kleinere Änderungen zu prüfen. Pixid hatte Verbesserungen bereits vor unserem nächsten wöchentlichen Call umgesetzt. Es war nicht mehr unser System oder ihres — es wurde zu unserer gemeinsamen Lösung.“
Die Ergebnisse: Herausforderungen in Wettbewerbsvorteile verwandeln
Operative Effizienz und Skalierbarkeit
Die Implementierung von Pixid VMS brachte sofortige Effizienzgewinne und machte manuelle Prozesse überflüssig, die das Team von REM zuvor ausgebremst hatten. Insbesondere die Automatisierung der Zeiterfassung reduzierte Fehler und schuf wertvolle Kapazitäten.
„Früher hätte die Skalierung unserer Aktivitäten bedeutet, eine Armee von Administratoren einzustellen“, erklärt Nina Westerberg. „Heute bewältigen wir mit demselben Expertenteam das doppelte Volumen. Zum ersten Mal bedeutet Wachstum nicht automatisch höhere Gemeinkosten.“
Erfolg bei Kunden aller Größenordnungen
Die Flexibilität und Transparenz von Pixid VMS überzeugten Kunden unterschiedlichster Größe. Programme wurden schnell gestartet, und selbst Teams, die ursprünglich skeptisch waren, nahmen das System an.
„Besonders auffällig war, wie schnell die Kunden sich anpassten“, erinnert sich Nina. „Normalerweise stößt die Einführung eines neuen Systems auf Widerstand, aber bei Pixid hörten wir Kommentare wie: ‚Moment, das ist alles, was wir tun müssen?‘. Da wussten wir, dass das Design funktionierte.“
Akzeptanz bei den Lieferanten
Das intuitive Design der Plattform, von REM für jeden Kunden angepasst, führte zu sofortiger Akzeptanz, auch bei konkurrierenden Agenturen. „Einige Lieferanten sagten uns: ‚Das ist das erste VMS, das sich nicht gegen uns richtet‘“, berichtet Nina. „Wenn Lieferanten zufrieden sind, bekommen unsere Kunden schneller bessere Talente. Eine echte Win-win-Situation.“
Erschließung neuer Märkte
Dank der Anpassungsfähigkeit von Pixid konnte REM auch mittelständischen Unternehmen neutrale VMS-Dienstleistungen anbieten und so neue Marktsegmente erschließen, die zuvor unterversorgt waren.
„Wir sind nicht mehr nur für Großunternehmen da“, sagt Nina. „Jetzt kann sogar ein Kunde mit 20 Zeitarbeitskräften vom gleichen Maß an Effizienz und Neutralität profitieren wie ein multinationales Unternehmen.“
Die Zukunft: auf Erfolg aufbauen
Die Reichweite der Lieferantenneutralität erweitern
REM möchte mehr schwedische Unternehmen über die Vorteile lieferantenneutraler VMS-Lösungen informieren, insbesondere solche, die aufgrund wahrgenommener Komplexität zögern.
„Viele Unternehmen glauben immer noch, dass dies nur für große Volumina gedacht ist“, beobachtet Nina. „Unsere Mission ist es, ihnen zu zeigen, wie zugänglich und transformativ es mit dem richtigen Partner sein kann.“
Kontinuierliche Verbesserung durch Zusammenarbeit
Die Partnerschaft mit Pixid bleibt dynamisch, beide Teams engagieren sich für die Weiterentwicklung des Systems. Zu den kurzfristigen Prioritäten gehören die Verbesserung der Zeiterfassungstools für Zeitarbeitskräfte und die Erweiterung der Reporting-Funktionen.
„Dies ist keine Lösung, die man einmal einrichtet und dann vergisst“, betont Nina. „Wir sammeln kontinuierlich Feedback von Kunden, Lieferanten und unseren eigenen Teams. Pixid hört nicht nur zu, sondern handelt auch. So setzen wir die Messlatte immer höher.“
