Digitalizzazione e GDPR: come gestire correttamente i dati dei dipendenti

Quali sono i dati personali dei dipendenti?

I dati personali dei dipendenti includono qualsiasi informazione relativa a una persona fisica identificata o identificabile, come le informazioni raccolte durante l’assunzione, la creazione del fascicolo del personale, le credenziali mediche, le buste paga, ecc. Esempi comuni:

• Dati di base: nome, indirizzo e dettagli di contatto

• Informazioni fiscali e contributive: codici fiscali, numeri di previdenza sociale e dati relativi alle buste paga
• Percorsi professionali: esperienze lavorative, valutazioni delle prestazioni e registrazioni formative
• Dati sensibili: anamnesi medica, appartenenza sindacale e informazioni finanziarie

L’accesso a tali dati deve essere limitato alle persone responsabili dell’assunzione e della gestione del personale e ai delegati del personale. I datori di lavoro sono tenuti a proteggere queste informazioni, in quanto possono influenzare la privacy e i diritti dei loro dipendenti. Ad esempio, i team HR che gestiscono buste paga o cartelle cliniche devono utilizzare sistemi sicuri, in modo da garantire che solo chi ne ha realmente bisogno possa accedervi. Mantenere la conformità al GDPR è cruciale per evitare sanzioni e preservare la fiducia dei dipendenti.

Le sfide legali della digitalizzazione HR

La dematerializzazione delle risorse umane implica la gestione elettronica dei dati personali dei dipendenti. Ciò significa che l’impresa è passibile di sanzioni legali se non rispetta la protezione dei dati e il regolamento generale sulla protezione dei dati. E’ quindi importante essere vigili su questo punto. Le aziende che non rispettano tali norme possono essere soggette a sanzioni fino a 20 milioni di euro o al 4% del fatturato globale annuo, in caso di violazioni gravi.

I principali rischi connessi alla digitalizzazione includono:

• Violazioni dei dati: attacchi informatici o gestione inadeguata possono far perdere il controllo delle informazioni sensibili.
• Violazioni della riservatezza: accessi non autorizzati compromettono la fiducia dei dipendenti e violano le normative sulla privacy.
• Mancata notifica delle violazioni: il GDPR impone di comunicare ogni violazione alle autorità competenti entro 72 ore.

Per evitare questi rischi, le aziende devono adottare politiche e procedure efficaci per la gestione dei dati. Ciò comprende :

• Mantenere un registro dettagliato delle attività di trattamento
• Adottare misure di sicurezza avanzate (crittografia, firewall, autenticazione a più fattori)
• Sviluppare procedure chiare per la notifica e la gestione delle violazioni

Le imprese devono essere vigili di fronte alle sfide giuridiche legate all’attuazione della dematerializzazione delle risorse umane. Il Responsabile della Protezione dei Dati (DPO) è un attore fondamentale per conciliare la dematerializzazione di HR e GDPR in tutta serenità.

Qual è il ruolo di DPO per il rispetto dei dati? 

Il responsabile della protezione dei dati (DPO) è responsabile del monitoraggio della conformità dell’impresa agli obblighi del regolamento generale sulla protezione dei dati, anche in sede di definizione di politiche e procedure di gestione dei dati efficaci. Tra le sue principali responsabilità figurano:

• Monitorare il rispetto delle normative GDPR all’interno dell’azienda
• Formare i dipendenti sulle migliori pratiche per la protezione dei dati
• Gestire le notifiche di violazione e interfacciarsi con le autorità di controllo
• Consigliare sulle politiche di conservazione dei dati e sul diritto all’oblio

Il DPO funge da ponte tra l’organizzazione e gli enti regolatori. Per le aziende che adottano soluzioni HR basate su cloud, il DPO verifica che le piattaforme rispettino i requisiti del GDPR, inclusi protocolli di sicurezza e procedure per la cancellazione dei dati. La sua collaborazione, attraverso audit regolari e aggiornamenti delle politiche di sicurezza, è essenziale per una gestione proattiva dei rischi.

Pixid: il partner per una conformità GDPR sicura

Con l’obiettivo di conciliare la dematerializzazione delle risorse umane con il regolamento generale sulla protezione dei dati, Pixid integra una soluzione Saas con le proprie soluzioni di hosting. In questo modo garantiamo alle aziende utenti il rispetto della conformità :

• Sicurezza certificata: conformità ISO 27001

• Supporto specializzato: l’esperienza del nostro DPO, Franck Schleich, per soluzioni mirate alla protezione dei dati

Che si tratti di proteggere le informazioni, gestire i programmi di conservazione o assicurare il diritto all’oblio, Pixid offre tranquillità alle organizzazioni che affrontano le complessità del GDPR. La digitalizzazione dei processi HR rappresenta un passo fondamentale per le aziende moderne: adottando soluzioni sicure e prioritizzando la conformità, è possibile abbracciare la trasformazione digitale senza compromettere la protezione dei dati personali.