La Sfida
Garantire la sicurezza dei processi e ridurre i costi della forza lavoro temporanea.
Frédérique Péterlé, Controller della Gestione Sociale, gestisce la forza lavoro contingente e l’amministrazione di Pixid dal 2020. Attualmente, InVivo gestisce circa 290 FTE (Full-Time Equivalents) mensilmente con PIXID in tre entità:
“Quasi tutto il nostro personale temporaneo è assegnato ai siti industriali per produzione, manutenzione e gestione,” spiega Péterlé. Il gruppo voleva garantire la gestione della forza lavoro contingente riducendo le spese, dato che la gestione quotidiana diventava sempre più complessa. Prima di adottare uno strumento, il gruppo ha stabilito processi chiari per garantire una gestione ottimale:
“Il nostro supervisore della forza lavoro contingente era responsabile della definizione dei processi, dell’identificazione delle parti interessate e della pianificazione della formazione, in particolare sulla normativa del lavoro.”
La Scelta dello Strumento Ideale
“Abbiamo lanciato una gara d’appalto con quattro fornitori, tra cui Pixid, che si è distinta per la sua profonda conoscenza della normativa sulla forza lavoro contingente e per l’approccio professionale. Pixid offre un sistema flessibile con funzioni pertinenti e un’offerta finanziaria competitiva. Il vero vantaggio è che Pixid non è affiliata a nessuna agenzia di collocamento, permettendoci così di non dipendere da un unico fornitore. Attualmente, nove fornitori sono connessi alla nostra piattaforma.”
Fasi di Implementazione e Vantaggi
Tre Fasi di Implementazione
Pixid è stato implementato con una gamma completa di moduli per richieste di lavoro, candidature, contratti, fatturazione, business intelligence e auto-amministrazione. L’implementazione è stata eseguita in tre fasi nei siti con il più alto utilizzo di forza lavoro contingente:
- Settore Panetteria, Pasticceria e Pasticceria
La prima fase ha riguardato il settore BVP, includendo i 13 siti di Neuhauser Bakery Pastry Viennoiserie. Nel 2018, il settore contava 370 FTE mensili, rappresentando il 60% delle spese totali per forza lavoro contingente. - Settore della Macinazione
Il secondo settore implementato è stato quello della macinazione, con un volume di 42 FTE mensili nel 2021, distribuiti su 13 siti. “Questo settore, il secondo più grande utilizzatore di forza lavoro temporanea, aspettava con impazienza l’implementazione di Pixid dopo aver visto i benefici riscontrati dai colleghi della Bakery.” - CSP J.Soufflet Site
La terza fase di implementazione è attualmente in corso presso la sede CSP J.Soufflet. Qui, la distribuzione per reparto è stata preferita, partendo con il reparto contabilità paghe, che utilizza maggiormente la forza lavoro temporanea.
Pixid e InVivo: 35 Utenti Giornalieri
Oggi, Pixid viene utilizzato quotidianamente da 35 utenti, principalmente responsabili di sito e un supervisore della forza lavoro contingente per ciascun sito. Il supervisore segue l’intero processo: invia ordini alle agenzie di lavoro temporaneo, riceve e firma i contratti, compila le ore e approva le fatture finali. Il responsabile del sito approva il pagamento della fattura, garantendo il rispetto del budget. Nel secondo sito, il processo è leggermente diverso: ogni manager che necessita di personale temporaneo effettua un ordine sul proprio account Pixid, che viene validato dal responsabile del sito.
“È una gestione quotidiana per gli ordini e settimanale per le ore e le fatture. Come controller della gestione sociale, supervisiono l’uso di Pixid, mantenendo i contatti con i referenti amministrativi della forza lavoro temporanea e le agenzie di lavoro interinale. Controllo la qualità dei documenti e, durante la fase iniziale dell’implementazione, supporto attivamente gli utenti nell’apprendere lo strumento,” spiega Péterlé.
Risultati:
Un Cambiamento Culturale Benefico
Inizialmente, c’erano delle riserve sull’uso dello strumento, che sembrava macchinoso con ordini e rapporti da compilare. Tuttavia, una volta abituati, gli utenti hanno trovato la vita semplificata: “Non c’è più gestione della carta, le fatture sono precise e possiamo identificare facilmente contratti o fatture mancanti. La struttura rigida si è rivelata vantaggiosa, garantendo la fluidità dei processi e risolvendo i problemi rapidamente.”
Questo cambiamento culturale si è ormai radicato: “Dopo 5 anni, PIXID è una seconda natura. Conosciamo le nostre spese e possiamo giustificarle. Il sistema è intuitivo e autonomo, e i nuovi utenti si formano da soli. Mi capita spesso di lavorare con siti che hanno subito molte modifiche nelle regole retributive, e molti dicono: ‘Per fortuna abbiamo PIXID!’ I nuovi utenti vengono creati regolarmente e si addestrano in autonomia, senza richiedere il mio intervento,” osserva Péterlé.
Risparmio di Tempo
“Uno dei maggiori vantaggi è il risparmio di tempo per l’amministrazione. Prima di PIXID, la verifica delle fatture era noiosa e richiedeva 30-40 minuti. Ora è un processo semplice, che richiede solo pochi minuti, con un impatto positivo sui costi e sul tempo che possiamo reinvestire altrove. Solo nel mese scorso, per esempio, per 318 FTE e 79 fatture, sono state risparmiate 52 ore!”
Consapevolezza dei Volumi
“PIXID aumenta la consapevolezza dei responsabili riguardo all’entità della forza lavoro contingente mensile.”
Strumento Unico e Centralizzato
“La comunicazione tra le nostre sedi e le agenzie è semplificata, con meno scambi di e-mail e senza bisogno di inseguire informazioni: tutto è centralizzato.”
Sicurezza e Conformità
“C’è controllo: sappiamo se un ordine di forza lavoro contingente è stato effettuato, senza errori in nomi, date o stipendi. Se si verifica un errore, sappiamo come correggerlo.”
Dashboard
“I dati relativi alla forza lavoro contingente sono facilmente estraibili per il reporting: ore, totale fatturato, per motivazione. È pratico per il report dei costi. Tutti hanno accesso a un cruscotto con indicatori predefiniti.”
Supporto del Team PIXID
“Per un’implementazione di successo, è fondamentale strutturare i processi prima di introdurre uno strumento di gestione. Inoltre, limitare il numero di utenti a un supervisore per sito garantisce un funzionamento ottimale.”
Frédérique Péterlé conclude: “Adoro PIXID. I team sono reattivi e capiscono le nostre esigenze. Durante le implementazioni, i team sono sempre disponibili. Abbiamo un dialogo aperto per migliorare rapidamente. Sono consapevole del privilegio di lavorare con PIXID e lo raccomando: altri settori del gruppo sono interessati.”