Dématérialisation et RGPD : Comment gérer correctement les données RH?
La dématérialisation des processus RH est devenue l’une priorité stratégique pour les organisations en Europe. En intégrant des outils numériques, les entreprises optimisent leur efficacité, réduisent les charges administratives et renforcent l’engagement des collaborateurs. Cependant, cette transformation s’accompagne d’obligations juridiques importantes, notamment en matière de conformité au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD).
Entré en vigueur en 2018, le RGPD impose des exigences strictes pour garantir la sécurité et la confidentialité des données personnelles traitées tout au long du cycle de vie de l’emploi. Comment les organisations peuvent-elles relever ces défis ? Quel rôle joue le délégué à la protection des données (DPD) dans l’assurance de cette conformité ? Cet article explore ces enjeux clés.

Qu’entend-on par données personnelles?
Les données personnelles RH englobent toute information permettant d’identifier une personne, directement ou indirectement. Cela inclut une variété de données collectées lors du recrutement, de l’emploi et même après la fin de la collaboration. Exemples courants :
- informations de base (nom, adresse, coordonnées) ;
- numéros de sécurité sociale, données fiscales, informations salariales ;
- historiques professionnels, évaluations, formations suivies ;
- données sensibles (antécédents médicaux, adhésion syndicale, informations financières).
La protection de ces données est une obligation légale et éthique. Les employeurs doivent limiter l’accès aux informations aux seules personnes autorisées et mettre en œuvre des mesures adaptées pour préserver la vie privée des salariés. Par exemple, les dossiers médicaux ou fiches de paie doivent être stockés dans des systèmes sécurisés, accessibles uniquement aux personnels habilités.
Respecter le RGPD est essentiel pour éviter des sanctions juridiques coûteuses et préserver la confiance des collaborateurs.
Les défis juridiques de la dématérialisation RH
Le RGPD impose des normes strictes pour la collecte, le stockage et le traitement des données personnelles. Les organisations qui ne s’y conforment pas risquent des amendes allant jusqu’à 20 millions d’euros ou 4 % de leur chiffre d’affaires mondial.
Les principaux risques liés à la dématérialisation RH incluent :
1. Violation des données : Une cyberattaque ou une mauvaise manipulation des données peut entraîner des fuites d’informations sensibles.
2. Atteinte à la confidentialité : Un accès non autorisé aux données compromet la vie privée des employés et la conformité réglementaire.
3. Manquement aux notifications obligatoires : Le RGPD exige de signaler toute violation de données aux autorités dans un délai de 72 heures.
Pour réduire ces risques, les entreprises doivent :
- Tenir un registre des traitements : Documenter précisément comment les données sont collectées, utilisées et conservées.
- Adopter des mesures de sécurité avancées : Le chiffrement, les pare-feu et l’authentification multifactorielle renforcent la protection.
- Prévoir des procédures de gestion de violation : Un plan clair pour signaler et atténuer l’impact des incidents est indispensable.
De plus, il est essentiel d’obtenir le consentement explicite des employés pour toute utilisation de leurs données. Par exemple, lors de l’introduction de logiciels RH pour l’onboarding ou l’évaluation des performances, les finalités et conditions d’utilisation des données doivent être clairement expliquées.
Le rôle du délégué à la protection des données (DPO)
Certaines entreprises sont légalement tenues de désigner un délégué à la protection des données (DPO). Son rôle est central pour assurer la conformité au RGPD et protéger les informations personnelles. Ses principales missions :
- Superviser le respect des obligations légales ;
- Sensibiliser le personnel aux bonnes pratiques en matière de données ;
- Gérer les incidents de sécurité et dialoguer avec les autorités compétentes ;
- Conseiller sur les politiques de conservation et sur le droit à l’oubli.
Un DPO agit comme un intermédiaire entre l’organisation et les régulateurs. Pour les entreprises utilisant des plateformes cloud RH, le DPO veille à ce que ces outils respectent le RGPD, notamment en matière de suppression sécurisée et de délais de conservation.
Travailler en étroite collaboration avec un DPO permet également de minimiser les risques via des audits réguliers et la mise à jour des politiques internes.
Bonnes pratiques pour une dématérialisation RH conforme au RGPD
Pour réussir la transformation numérique tout en respectant le RGPD, les organisations doivent suivre ces recommandations :
- Choisir des technologies conformes : Privilégiez des solutions offrant des garanties de sécurité et de conformité.
- Former le personnel : Des sessions régulières assurent que tous les employés comprennent leurs responsabilités en matière de protection des données.
- Établir des politiques claires de conservation : Définissez la durée de stockage des données et supprimez les informations obsolètes de manière sécurisée.
- Respecter les droits des employés : Le RGPD garantit l’accès, la rectification et la suppression des données personnelles. Les processus pour répondre à ces demandes doivent être fluides et transparents.
Pixid: un soutien pour la conformité RGPD
Chez Pixid, nous comprenons les enjeux complexes de la dématérialisation RH et de la conformité au RGPD. Notre plateforme SaaS est conçue pour gérer efficacement et en toute sécurité les données des employés.
Certifiée ISO 27001 et soutenue par l’expertise de notre DPO, Franck Schleich, Pixid propose des solutions robustes, qu’il s’agisse de l’archivage des données et de la gestion des durées de conservation ou encore de la mise en œuvre du droit à l’oubli.
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