Herausforderung: Eine dezentrale Zeitarbeitsverwaltung als Quelle von Risiken und Ineffizienzen
Dezentrale und ineffiziente Verwaltung
Aptar betreibt seine französischen Aktivitäten in 14 Produktionswerken. Für die Verwaltung der Zeitarbeitskräfte gab es keinerlei einheitliche Verfahren auf Konzernebene. „Jedes Werk nutzte Excel-Tabellen oder E-Mails, um mit den Zeitarbeitsagenturen zu kommunizieren. Ein übergreifender Überblick war schlicht unmöglich“, schildert Olivia Rakototsimba, Leiterin HRIS-Management für Zeitarbeitspersonal.
HR- und finanzielle Herausforderungen
Das hohe Volumen – 1.000 Vollzeit-Zeitarbeitskräfte auf 3.500 Festangestellte – machte die Verwaltung besonders anspruchsvoll. „Mit 1.000 Zeitarbeitskräften in Vollzeit war eine Kostenkontrolle schlichtweg unmöglich“, erklärt Olivia. „Eine effiziente Rechnungsprüfung war kaum durchführbar. Das war äußerst schwierig zu handhaben.“
Saisonale Schwankungen – wie im Pharmabereich, wo sich der Personalbestand zeitweise verdreifachen kann – verschärften die Situation zusätzlich. Die operative Überlastung war offensichtlich: „Einige Vorgesetzte kommunizierten ihren Bedarf mündlich, andere per E-Mail – ein gemeinsamer Rahmen fehlte völlig“, präzisiert Olivia. Die HR-Teams verloren erhebliche Zeit mit manueller Koordination, ohne Möglichkeit, konsolidierte Berichte zur Ausgabenkontrolle zu erstellen.
Strategische Entscheidung
Angesichts dieser Ausgangslage trieb die HR-Direktion Frankreich ein Transformationsprojekt voran. Der Bedarf an Standardisierung, Datensicherheit und operativer Effizienz war unbestreitbar – mit einem klaren Ziel: die Prozesse in allen 14 französischen Werken zu vereinheitlichen und die Zusammenarbeit mit 32 Partneragenturen zu harmonisieren.
Diese Entscheidung markierte den Beginn einer umfassenden Erneuerung der Zeitarbeitsverwaltung bei Aptar – mit Pixid als zentralem Baustein dieser Modernisierung.
Maßnahmen: Harmonisierung der Prozesse durch die Einführung von Pixid
Schrittweiser Rollout
Der Rollout der Pixid-Lösung bei Aptar verlief in mehreren aufeinanderfolgenden Phasen. Bereits 2018/2019 wurde in einem ersten Schritt die Integration mit ADP für die Zeiterfassung eingeführt – eine grundlegende technische Voraussetzung. „Das anfängliche Ziel war es, eine solide technische Basis zu schaffen, bevor der funktionale Rollout angegangen wurde“, erläutert Olivia.
Die erste Welle umfasste drei Pilotwerke, in denen die HR- und Verwaltungsmodule gleichzeitig aktiviert wurden und so die Grundlage für eine einheitliche Administration legten. 2023 wurden in den Phasen 2 und 3 acht weitere Werke in die Lösung aufgenommen.
Berücksichtigung lokaler Besonderheiten und Change Management
Bei der Implementierung wurden die lokalen Gegebenheiten gezielt genutzt, um eine passgenau zugeschnittene Lösung zu entwickeln. „Jedes Werk hat seine eigenen Besonderheiten: unterschiedliche Tarifverträge oder Lohnabrechnungsregeln, was individuelle Konfigurationen erforderte“, erklärt Olivia. Diese sorgfältige Anpassung steigerte letztlich die Akzeptanz von Pixid in allen Werken.
Der Widerstand gegen Veränderungen war während des Rollouts eine weitere Herausforderung: Der Wechsel von manuellen zu digitalen Prozessen erforderte eine intensive Begleitung der Vorgesetzten, die an ihre gewohnten Arbeitsweisen gewöhnt waren. „Etwa 300 Personen nutzen Pixid täglich. Einige hatten Schwierigkeiten, ihre alten Gewohnheiten loszulassen – es galt, den Mehrwert Schritt für Schritt sichtbar zu machen“, gibt Olivia offen zu.
Begleitung und Nutzerakzeptanz
Um eine nachhaltige Nutzung des Tools sicherzustellen, entwickelte Aptar ein umfassendes Schulungskonzept. Für die Vorgesetzten wurden Präsenz- und Teams-Schulungen organisiert, ergänzt durch frei zugängliche Video-Tutorials und Handbücher. „Die intuitive Oberfläche von Pixid hat uns dabei geholfen – aber ohne Schulung bleibt selbst das beste Tool ungenutzt“, betont Olivia.
Parallel dazu sorgte die Einführung einer RACI-Matrix bei Aptar für klare Rollenverteilungen. Die Bedarfsmeldung, die zuvor verstreut erfolgte, liegt nun systematisch bei den Vorgesetzten – über Pixid – und stellt damit einen erheblichen Fortschritt in der Vereinheitlichung der Prozesse dar. „Wir haben endlich eine gemeinsame Sprache in all unseren Werken“, freut sie sich. „Eine harmonisierte Verwaltung der Zeitarbeit ermöglicht es jedem Werk, seine Eigenständigkeit und Handlungsfreiheit im Umgang mit den Agenturen zu bewahren!“
Ergebnisse: Einheitlichkeit, Effizienz und Kontrolle in der Zeitarbeitsverwaltung
Deutliche operative Verbesserungen
Die Einführung von Pixid hat die Nachverfolgbarkeit auf allen Ebenen der Zeitarbeitsverwaltung spürbar verbessert. Verträge, Rechnungen und Zeiterfassungen sind nun in einem zentralen System gebündelt – Excel-Tabellen und verstreute E-Mail-Korrespondenz gehören der Vergangenheit an. „Früher haben wir viel zu viel Zeit damit verbracht, Informationen zusammenzusuchen. Heute ist alles mit wenigen Klicks zugänglich“, sagt Olivia.
Erhöhte Compliance und Kostenkontrolle
Die Datensicherheit und -zuverlässigkeit hat mit Pixid ein neues Niveau erreicht. Verträge werden elektronisch archiviert und Vorschriften systematisch angewendet, was rechtliche Risiken drastisch reduziert. „Im Falle einer Prüfung haben wir jetzt eine lückenlose Nachverfolgbarkeit“, hebt Olivia hervor.
Konsolidierte Berichte stellen einen weiteren bedeutenden Fortschritt dar: Aptar verfügt nun über Echtzeit-Transparenz bei den Zeitarbeitsvolumina, was fundierte Analysen und datengestützte Entscheidungen ermöglicht.
Nutzerbewertung und Zukunftsperspektiven
Das Tool überzeugte die Nutzerinnen und Nutzer durch seine intuitive Bedienung – auch jene ohne technischen Hintergrund. „Sogar unsere Produktionsleiter, die digitalen Lösungen sonst eher skeptisch gegenüberstehen, haben Pixid problemlos übernommen“, freut sich Olivia.
Die Entwicklungsperspektiven sind ambitioniert. Seit Januar 2026 sind die Zeitarbeitskräfte in das SAP-System integriert, was nun übergreifende Berichte mit Daten zu Zeitarbeits- und Festpersonal ermöglicht. Ein internationaler Rollout von Pixid wird erwägen, ist derzeit jedoch pausiert, da bei Aptar zahlreiche Tool-Aktualisierungsprojekte gleichzeitig laufen. Darüber hinaus wird die Optimierung des Verwaltungsmoduls – insbesondere durch die Automatisierung von Lohnabrechnungsregeln – ermöglichen, das volle Potenzial von Pixid auszuschöpfen. „Wir haben bereits viel erreicht, aber wir stehen erst am Anfang unserer Transformation“, schließt sie mit Begeisterung.
