Intelligentere Zeitarbeit: Was Sie bei einem VMS beachten sollten
Zeitarbeit ist in ganz Europa und Großbritannien nach wie vor unverzichtbar, da sie Unternehmen dabei hilft, schwankende Arbeitsaufkommen zu bewältigen, saisonale Spitzen zu überbrücken und auf spezialisierte Fachkräfte zurückzugreifen. Der dynamische Arbeitsmarkt von heute – in Verbindung mit strengeren Vorschriften und steigenden Betriebskosten – erfordert jedoch eine wesentlich effizientere Art der Verwaltung von Zeitarbeitskräften.
Manuelle Methoden mit Tabellenkalkulationen, E-Mails und nicht vernetzten Systemen sind zunehmend unhaltbar. Um Schritt zu halten, investieren sowohl Personalvermittlungsagenturen als auch Arbeitgeber in Vendor Management Systeme (VMS), die das Management von Zeitarbeitskräften modernisieren.
Warum das richtige VMS den Unterschied macht
In diesem Blogbeitrag untersuchen wir, warum die Wahl des richtigen VMS für das Management von Zeitarbeitskräften entscheidend für den Erfolg ist, und zeigen die wichtigsten Faktoren auf, die bei der Auswahl einer Lösung zu berücksichtigen sind. Weitere Einblicke zu diesem Thema finden Sie in unserem vollständigen Whitepaper.
Warum die digitale Verwaltung von Zeitarbeitskräften heute unverzichtbar ist
Laut Eurostat sind rund 12 % der europäischen Erwerbsbevölkerung – mehr als 23 Millionen Menschen – mit befristeten Verträgen beschäftigt. Im Vereinigten Königreich ist die Situation ähnlich: Zeitarbeitskräfte spielen in Branchen wie Logistik, Gesundheitswesen, Bauwesen und Technologie eine wichtige Rolle.
Traditionelle Ansätze für die Zeitarbeit sind jedoch oft mit folgenden Problemen verbunden:
- Hoher Verwaltungsaufwand, der die Zeit bis zur Einstellung verlängert.
- Begrenzte Transparenz hinsichtlich Kosten und Leistung.
- Erhöhte Compliance-Risiken durch Vorschriften wie die DSGVO und die Leiharbeitsrichtlinie.
- Schwierigkeiten bei der effizienten Skalierung der Abläufe.
Ohne die richtige Technologie riskieren Vermittlungsagenturen und Unternehmen Ineffizienzen, die sich auf Margen, Servicequalität und die Flexibilität der Belegschaft auswirken.
Hier kommt eine moderne Software für Zeitarbeit in Form eines VMS ins Spiel.
Was bietet ein Vendor Management System (VMS)?
Ein Vendor Management System zentralisiert die gesamte Verwaltung von Zeitarbeitskräften und Leiharbeitern. Zu den wichtigsten Funktionen gehören in der Regel:
- Veröffentlichung von Stellenanforderungen an zugelassene Personaldienstleister.
- Verfolgung von Bewerberbewerbungen, Vermittlungen und Verträgen.
- Automatisierung von Zeiterfassung, Genehmigungen und Rechnungsstellung.
- Sicherstellung der Einhaltung von Arbeitsgesetzen und der DSGVO.
- Bereitstellung von Echtzeit-Analysen zu Personalaktivitäten und Kosten.
Ein VMS vereinfacht alle Phasen des Zeitarbeitsmanagements und sorgt für mehr Kontrolle, Transparenz und Zusammenarbeit zwischen allen Beteiligten.
Für Personalvermittlungsagenturen – insbesondere kleine und mittlere Unternehmen (KMU) sowie solche, die sich auf bestimmte Branchen oder Berufsgruppen spezialisiert haben – unterstützt ein robustes VMS skalierbares Wachstum und einen stärkeren Kundenservice.
Für Arbeitgeber bedeutet dies besser planbare Kosten, eine schnellere Einarbeitung und eine verbesserte Compliance-Sicherheit.
Wichtige Faktoren bei der Auswahl eines VMS
Bei der Auswahl des richtigen Vendor Management Systems für Agenturen oder interne Teams geht es nicht nur um Funktionen – es geht darum, eine Lösung zu finden, die zu Ihren aktuellen und zukünftigen Anforderungen passt.
Folgende Punkte sollten Sie dabei berücksichtigen:
1. Skalierbarkeit
Das VMS sollte Ihr Wachstum unterstützen. Unabhängig davon, ob Sie 100 oder 10.000 Zeitarbeitskräfte verwalten, muss sich das System bei steigenden Volumina leicht anpassen lassen.
2. Integrationsmöglichkeiten
Eine nahtlose Integration in Ihre Lohnbuchhaltungs-, HRIS-, Buchhaltungs- oder ERP-Systeme ist unerlässlich, um doppelte Dateneingaben zu vermeiden und Backoffice-Prozesse zu automatisieren.
3. Compliance und Datensicherheit
Achten Sie auf integrierte Funktionen, die die Einhaltung der DSGVO, die Rechte von Leiharbeitnehmern und Arbeitszeitvorschriften unterstützen. Eine Zertifizierung nach Standards wie ISO 27001 ist ebenfalls von Vorteil.
4. Benutzerfreundlichkeit für alle Beteiligten
Das System sollte nicht nur für Ihre internen Teams, sondern auch für Personaldienstleister und Zeitarbeitnehmer selbst intuitiv zu bedienen sein. Mobiler Zugriff und benutzerfreundliche Portale können die Akzeptanz beschleunigen.
5. Berichterstellung und Analysen
Mit Echtzeit-Dashboards und benutzerdefinierten Berichten können Sie wichtige Leistungsindikatoren (KPIs) verfolgen, den Personalbedarf prognostizieren, Budgets verwalten und die Leistung Ihrer Lieferanten optimieren.
Warum auch kleinere Vermittlungsagenturen und Nischenanbieter investieren sollten
Nicht nur multinationale Personalvermittlungsriesen profitieren von einem VMS. Unabhängige Personalagenturen und KMUs können enorme Vorteile erzielen:
- Schnellere Reaktionszeiten auf Kundenanfragen.
- Geringere Verwaltungskosten ohne große Backoffice-Teams.
- Strengere Compliance-Kontrollen zur zuverlässigen Einhaltung gesetzlicher Vorschriften.
- Höhere Kundenbindung durch transparente Berichterstattung und besseren Service.
Durch die Einführung einer modernen Software für Zeitarbeit können kleinere Vermittlungsagenturen mit größeren Unternehmen gleichberechtigt konkurrieren, ihre Margen sichern und neue Wachstumschancen erschließen.
