Herausforderung
Ein zeitaufwändiger Rekrutierungsprozess mit begrenzter nationaler Sichtbarkeit
Während der geschäftigen Sommersaison ist Argedis, eine Tochtergesellschaft von TotalEnergies, voll ausgelastet, um den Zustrom von Urlaubern zu bewältigen. Dieser Anstieg der Nachfrage erfordert eine Massenrekrutierung, was eine große Herausforderung für die Unterstützung der Standortleiter im ganzen Land darstellt.
Mit Standorten in ganz Frankreich und einer hohen Nachfrage nach Zeitarbeitskräften – insbesondere im Sommer – stand Argedis vor einer doppelten Herausforderung:
- Effiziente Koordination der lokalen Personalanfragen von Tankstellen
- Reduzierung des Verwaltungsaufwands für die Standortleiter
Diese Herausforderung wurde durch eine strategische Veränderung noch verschärft: Argedis stellte von befristeten Arbeitsverträgen (CDDs) auf Zeitarbeit um. Dieser neue Ansatz zielte darauf ab, den Einstellungsprozess zu vereinfachen, indem der gesamte Prozess der Kandidatensuche an Personaldienstleister ausgelagert wurde. Anstatt dass die Standortleiter selbst nach Kandidaten suchen, übernehmen nun Personaldienstleister die Rekrutierung, wodurch die Arbeitsbelastung der Führungskräfte verringert und die Effizienz der Rekrutierung verbessert wird.
Um dem Mangel an Kandidaten entgegenzuwirken, hat Argedis sein Netzwerk an Personaldienstleister durch die Zusammenarbeit mit mehreren Firmen diversifiziert.
„Diese strategische Entscheidung sicherte unseren Standorten bei der Personalbeschaffung einen qualitativ hochwertigen Service, führte aber auch zu einer erheblichen administrativen Komplexität“, erklärt Alexandre Constant, Manager für Zeitarbeit. Jede Agentur verwendete unterschiedliche Tools und Prozesse, was die Vertragsverwaltung und Datenkonsolidierung noch schwieriger machte.
Mangelnde Rückverfolgbarkeit und konsolidierte Daten
Aufgrund der dezentralen Arbeitsweise verwaltete jeder Standort seine eigene Personalbeschaffung unabhängig, was zu häufigen Interaktionen mit lokalen Personaldienstleister führte. Dieser Ansatz ermöglichte zwar eine schnelle Einstellung, es fehlte jedoch eine angemessene Rückverfolgbarkeit, was es für die Geschäftsführung schwierig machte, einen konsolidierten Überblick über die Zeitarbeit auf nationaler Ebene zu erhalten.
„Das Fehlen eines zentralisierten Tools machte die Extraktion genauer Daten äußerst mühsam – eine große Herausforderung, die die strategische Entscheidungsfindung behinderte“, sagt Alexandre.
Als der Sommer-Spitzenbedarf näher rückte und einige Standorte bis zu 30 Zeitarbeiter benötigten, wurde es unerlässlich, die Kommunikation mit den Anbietern zu zentralisieren und die Rekrutierungsprozesse zu optimieren, um Verzögerungen und Fehler zu vermeiden.
Lösung
Pixid – der Schlüssel zu agiler und strategischer Zeitarbeit
Um diese Herausforderungen zu bewältigen, entschied sich Argedis für Pixid, eine Plattform, die für ihre nahtlose Integration mit den führenden Personaldienstleistern Frankreichs, darunter Adecco, Manpower, Proman und Triangle, bekannt ist, die als Hauptlieferanten von Argedis ausgewählt wurden.
Die Lösung von Pixid vereint intuitive Bedienung mit der zentralisierten Steuerung aller Prozesse.
Autonomie auf Standortebene bei der Verwaltung des Bedarfs an Zeitarbeitskräften
Jeder Standort hat nun die Flexibilität, seine Zeitarbeitskräfte unabhängig zu verwalten, während die Unternehmensführung die strategische Aufsicht behält.
Diese Dezentralisierung verbessert die Reaktionsfähigkeit und gewährleistet eine bessere Abstimmung auf die spezifischen Bedürfnisse, Schwankungen in der Geschäftstätigkeit und den Personalbedarf jedes Standorts.
Standortleiter können mit ihrem fundierten Wissen über die lokalen Arbeitsmärkte die am besten geeigneten Zeitarbeitskräfte für ihre Standorte ermitteln und auswählen.
Zentrale Koordination für nationale Sichtbarkeit
Einhaltung von Vorschriften: Standardisierte Einstellungsverfahren an allen Standorten, die mit den Unternehmensrichtlinien und Rahmenvereinbarungen übereinstimmen.
Optimierung von Verwaltungsprozessen: Straffung des Vertragsmanagements, der Rechnungsstellung und der Arbeitszeiterfassung zur Steigerung der betrieblichen Effizienz.
Leistungsüberwachung: Durch die zentralisierte Datenkonsolidierung können wichtige Leistungsindikatoren (KPIs) wie die Gesamtpersonalkosten, die geleisteten Arbeitsstunden und die Auslastungsraten der Zeitarbeitskräfte nun leicht überwacht werden, was eine datengestützte Entscheidungsfindung ermöglicht.
Durch die Ernennung eines dedizierten Ansprechpartners in der Zentrale für Zeitarbeitskräfte stellt Argedis eine reibungslose Kommunikation zwischen den Standorten und den Personaldienstleistern sicher. Diese Rolle:
- Dient als zentrale Anlaufstelle für Standortleiter und Agenturen, bietet Unterstützung, löst Probleme und stellt die Einhaltung von Vorschriften sicher.
- Überwacht die Aktivitätsverfolgung, Datenanalyse und regelmäßige Berichterstattung an die Unternehmensleitung.
„Pixid hat uns dabei geholfen, die perfekte Balance zu finden: Die Standortleiter können ihre Agenturen selbst auswählen, während die Daten für eine optimale Übersicht auf Unternehmensebene zentralisiert werden“, sagt Alexandre.
Ergebnisse
Schnelle Implementierung für effizientes Personalmanagement im täglichen und saisonalen Geschäft.
Pixid wurde kurz vor der Hochsaison eingeführt und dank Online-Schulungen und engagiertem Support schnell von den Teams angenommen.
Dank der intuitiven Benutzeroberfläche und der dezentralen Verwaltungsfunktionen konnten die Standortleiter viel Zeit einsparen, sodass sie selbst in der Hochsaison bis zu 1 Million Arbeitsstunden über Pixid abwickeln können.
Außerdem kann das Zeitarbeitspersonal jetzt schneller verwaltet werden. Anfragen von Standorten werden in Echtzeit an Personaldienstleister weitergeleitet, sodass diese nahezu sofort reagieren können.
„In Spitzenzeiten gewährleistet Pixid Antworten am selben Tag, was für unseren Betrieb von entscheidender Bedeutung ist“, betont Alexandre.
Zeit- und Effizienzgewinn
Anfragen zu Zeitarbeitskräften werden in Echtzeit bearbeitet, was die Rekrutierung beschleunigt und den Managern Zeit spart. Dieser Ansatz trägt zur Fehlerreduzierung bei, indem viele Verwaltungsaufgaben automatisiert werden, wodurch Fehler und Versäumnisse begrenzt werden.
Verbesserte Sichtbarkeit und Kostenkontrolle
Argedis hat nun einen konsolidierten Überblick über seine Zeitarbeitstätigkeit, was die Verwaltung und Entscheidungsfindung erleichtert. Die Zentralisierung der Daten ermöglicht eine bessere Nachverfolgung der Ausgaben für Zeitarbeitskräfte und vereinfacht gleichzeitig die Interaktion mit den Agenturen. Das Management verfügt endlich über zuverlässige Indikatoren, um die Zeitarbeitstätigkeit zu verwalten und den Bedarf zu antizipieren.
„Pixid hat unsere Arbeitsweise verändert – alles ist mit einem Klick nachvollziehbar und zugänglich, sodass wir uns auf unser Kerngeschäft konzentrieren können“, so Alexandre abschließend.
