Le défi : concilier multisite et saisonnalité dans le recours à l’intérim.

En tant qu’acteur majeur de l’agroalimentaire en Suisse, Micarna avait comme enjeu d’optimiser la gestion de l’intérim au sein de son vaste réseau de production. En effet, pour répondre aux variations saisonnières — comme les pics estivaux de production de viande ou la forte demande d’œufs à Pâques — et aider les équipes en places, l’entreprise fait appel à un effectif pouvant atteindre 500 travailleurs intérimaires. La gestion efficace de ce recours à l’intérim sur 23 sites, allant de grandes usines à des petites unités locales, représentait un défi opérationnel permanent.

Un réseau diversifié d’agences de travail temporaire

Micarna fonctionnait selon un modèle décentralisé, dans lequel les responsables de site collaboraient directement avec différentes agences d’intérim, soit environ 30 prestataires. « Le processus d’intérim était géré individuellement par chaque chef de ligne, ce qui a abouti à un réseau d’environ 30 agences à travers la Suisse », explique Alexander Lanthemann. « Cette flexibilité en local compliquait la mise en place de processus homogènes et d’une visibilité centralisée. »

Vers plus de cohérence et de visibilité

Cette approche décentralisée a mis en lumière plusieurs axes d’amélioration : efficacité administrative, conformité homogène et supervision centralisée des coûts et volumes. « Il faut reconnaitre que certaines relations entre managers et agences, bien qu’efficaces, pouvaient être mieux alignées avec nos directives d’entreprise », précise Alexander Lanthemann.

Vers une gestion centralisée de l’intérim

Au-delà des questions de conformité, Micarna a identifié le besoin stratégique de standardiser ses processus et de mettre en place un reporting unifié. L’objectif : disposer d’une vision globale du recours à l’intérim pour permettre des décisions basées sur les données réelles de l’activité.

La solution : un partenariat stratégique pour la standardisation et le pilotage de l’intérim

Pour relever ses défis, Micarna a fait le choix stratégique d’adopter un modèle Master Vendor. Tenant compte de la diversité linguistique suisse, l’entreprise a désigné un partenaire principal pour la région germanophone et un autre pour la région francophone. « Il était clair pour nous que nous voulions un partenaire reconnu », explique Alexander Lanthemann. « Notre décision s’est fondée sur la confiance, la capacité et l’expérience. »

Choisir la bonne plateforme VMS

Les agences Master Vendor ont unanimement recommandé Pixid comme solution VMS. « Fait intéressant, la plupart des agences proposaient Pixid dans leur offre », souligne Alexander Lanthemann. La plateforme s’est démarquée par sa simplicité d’utilisation, adaptée aux managers opérationnels, et par ses puissantes fonctions de reporting, offrant enfin la visibilité recherchée par Micarna.

Une plateforme neutre garantissant transparence et équité

Un critère clé dans le choix de Pixid résidait dans sa neutralité. En tant que plateforme indépendante, elle garantit un traitement équitable de tous les fournisseurs d’intérim au sein de la nouvelle structure Master Vendor. Cette neutralité a permis de maintenir des relations transparentes avec les différentes agences d’intérim tout en offrant à Micarna une visibilité complète. « Nous avions des exigences précises concernant les outils BI et les indicateurs de performance, auparavant absents», ajoute Alexander Lanthemann. « Nous avons posé la question : ‘Votre système peut-il faire cela ?’ et Pixid a répondu à toutes nos attentes. »

Mise en œuvre et adoption : un déploiement structuré

Une conduite de projet experte

La mise en œuvre a été menée par une équipe conjointe réunissant des experts internes de Micarna et des spécialistes chez Pixid. « Nous avons été accompagnés par une équipe très expérimentée », précise Alexander Lanthemann, saluant la contribution de l’équipe projet Pixid et des agences partenaires.

Une plateforme intuitive pour une adoption rapide

L’ergonomie de l’outil a été l’un des principaux moteurs de son adoption. . Alexander Lanthemann souligne : « Ce qui rend la solution fiable, c’est sa facilité d’utilisation… On peut passer une commande en une ou deux minutes… Je pourrais apprendre à mon fils de 12 ans à le faire en trois ou quatre minutes. » Cette interface intuitive a favorisé une adoption rapide par environ 300 responsables avec des niveaux variés de compétences numériques.

Des délais maîtrisés et une formation complète

Le projet a relevé le challenge d’un délai de mise en œuvre de seulement trois mois. Un vaste programme de formation en français et en allemand a permis de répondre aux besoins des différentes régions dans lesquelles l’entreprise est présente, avec des sessions bimensuelles, puis hebdomadaires au moment du lancement.

L’adoption de nouvelles pratiques de gestion de l’intérim

Un facteur clé de réussite a été l’intégration de Pixid au coeur des processus de gestion de l’intérim. « Les utilisateurs devaient passer par Pixid, ce qui a énormément aidé », explique Alexander Lanthemann. Cette intégration stratégique, couplée à des droits d’accès adaptés, a permis une adoption rapide et durable.

Résultats et bénéfices concrets : de la charge administrative à l’avantage stratégique

Rationalisation des opérations et gains d’efficacité significatifs

La mise en place de Pixid VMS a généré des améliorations significatives. Micarna a réduit son équipe administrative dédiée à l’intérim de trois à une seule personne, soit une baisse de 66 % des tâches administratives. L’automatisation de la validation et de la répartition des heures a permis d’économiser trois à quatre jours de travail manuel par mois et de réduire considérablement les erreurs de facturation.

Contrôle des coûts et conformité renforcés

Pixid a apporté à Micarna une visibilité et un contrôle inédits sur la gestion de l’intérim. L’entreprise bénéficie désormais d’un suivi en temps réel des coûts et des performances des fournisseurs sur ses 23 sites. Le système assure également le suivi automatique des exigences légales, telles que le respect des règles spécifiques au travail de nuit, et signale les travailleurs intérimaires dépassant les seuils de six mois ou un an en vue de leur évaluation obligatoire.

Adoption durable et amélioration des conditions de travail

L’adoption de la solution est généralisée parmi les quelque 300 responsables d’équipes ayant recours à l’intérim. Son interface simple a été unanimement saluée. Comme le souligne Alexander Lanthemann : « Nous avons vraiment diminuer la charge et le le stress lors des clôtures mensuelles. Mon équipe peut désormais prendre des congés pendant ces périodes, ce qui était auparavant impensable. » Cette amélioration de la qualité de vie au travail illustre le changement profond apporté par Pixid.