Herausforderung
VYGON verwaltet eine beträchtliche Anzahl von Zeitarbeitskräften, was einen Verwaltungsaufwand von über 800 Stunden pro Jahr für die HR-Teams bedeutet und zu Verzögerungen bei der Rechnungsvalidierung führt. Das Ziel war es, die Effizienz zu steigern und den Gesamtprozess zu optimieren.
„In unserem Werk arbeiten fast 200 Mitarbeiter. Während der COVID-Pandemie hatten wir bis zu 60 Zeitarbeiter pro Woche, jetzt sind es 30 bis 40. Dieses Volumen verursacht einen erheblichen Verwaltungsaufwand, der jährlich 0,5 FTE entspricht. Es führt zu Verzögerungen bei der rechtzeitigen Validierung von Rechnungen, da viele zeitraubende Überprüfungen nötig sind“, erklärt Karine Cotte, HR-Managerin SIPV. „Ich brauchte eine Lösung, die es uns ermöglicht, alle Aufgaben zu zentralisieren – von den Anfragen über Zeitarbeitskräfte bis hin zur Rechnungsstellung –, um Zeit zu sparen und die Effizienz des Prozesses zu verbessern.“
Auswahl eines unabhängigen Tools
Verschiedene Anbieter wurden geprüft, darunter auch solche, die von Zeitarbeitsfirmen angeboten wurden, welche ihre internen Produkte zur Verwaltung von Zeitarbeit bewarben. „Wir wollten nicht an einen Personaldienstleister gebunden sein, sondern suchten eine unabhängige Lösung für das Zeitarbeitsmanagement. Insbesondere war uns wichtig, dass wir nationale Berichte erstellen konnten.“
Implementierung & Einsatz
Maßgeschneiderte Projektimplementierung und Unterstützung
Die Einführung von PIXID an allen französischen Standorten war eine umfangreiche und systematische Umstellung, die insgesamt sieben Monate in Anspruch nahm. Karine Cotte leitete das Projekt auf nationaler Ebene sowie an ihrem eigenen Standort. PIXID wurde an neun bedeutenden Unternehmensstandorten, einschließlich des Hauptsitzes, Produktionswerken und eines Logistikzentrums, implementiert. Jeder Standort konnte die Zeitarbeitskräfte autonom verwalten, wobei die Plattform entsprechend den spezifischen Anforderungen jedes Standorts konfiguriert wurde.
„Die Implementierung verlief reibungslos und wir konnten effizient arbeiten. PIXID war eine große Unterstützung, unser Ansprechpartner war sehr aufmerksam und bot einen hervorragenden Kundenservice. Sie haben das Projekt sehr gut betreut und wir erhielten jede erdenkliche Unterstützung und Verfügbarkeit. Am Ende wurden alle unsere Anforderungen in das System integriert und wir arbeiten nun effizienter als zuvor.“
Bereitstellungsphasen:
Reibungslose Kommunikation mit Zeitarbeitsfirmen
VYGON sorgte frühzeitig dafür, dass alle Personaldienstleister rechtzeitig informiert wurden. „Wir haben an alle Agenturen Schreiben geschickt, um sie über den Umstieg auf PIXID zu informieren. Zudem wurde ihnen ein Link für das Selbsttraining zur Verfügung gestellt.“ Zusätzlich organisierte PIXID gemeinsame Treffen mit den Personaldienstleistern. „Bei diesen Treffen haben wir unsere Anforderungen, Ziele und Fristen erklärt und die Auswirkungen ihrer Maßnahmen während der Übergangsphase besprochen, damit es in der Einführungswoche zu möglichst wenigen Unterbrechungen kommt.“
Interne Teammobilisierung
Intern war das Engagement des HR-Teams entscheidend für den Erfolg. „Unser Team war proaktiv und von den Vorteilen überzeugt. Workshops zum Thema Lohnabrechnung und ein Schulungstag mit allen Managern halfen, den Übergang zu erleichtern. Außerdem wurden Leitfäden und Schulungsmaterialien für den Start erstellt. Es gab keine Fehler und PIXID unterstützte uns von Anfang bis Ende.“
Pixid: Umfassendes Zeitarbeitsmanagement
Mit PIXID ist das Zeitarbeitsmanagement an neun Standorten zentralisiert, wo insgesamt 55 Nutzer 70 bis 80 Zeitarbeitskräfte pro Monat betreuen. Sämtliche Module des Tools werden genutzt: Anforderungen, Bewerbungen, Aufträge, Verträge, Auftragsverfolgung, Tätigkeitsberichte und die MyPIXID-App. Jeder Standort erhält Bewerbungen und der Validierungsprozess folgt einer klaren Struktur: Anfragen werden an die Zeitarbeitsfirmen gesendet und der Standort- oder HR-Manager verwaltet den Prozess von Anfang bis Ende.
Die Buchhaltung hat Zugang zu validierten Rechnungen und kann diese ohne Verzögerung bearbeiten. Der gesamte Prozess ist effizienter und schneller geworden, was für alle Beteiligten von großem Vorteil ist.
Flexibilität der Konfiguration
„Wir sind in der Produktion tätig, daher brauchen wir vor allem Lageristen, Anlagenbediener und Maschinenführer. Wir haben 26 unterschiedliche Qualifikationstitel und Vertragsvorlagen. Zusätzlich gibt es Boni für bestimmte Teams, Wochenend- und Nachtschichten, Essensgutscheine und Transportzuschüsse je nach Standort. Alle diese unterschiedlichen Anforderungen wurden in PIXID konfiguriert. Die Lösung bietet uns genug Flexibilität, um sämtliche Anforderungen abzudecken“, so Cotte.
Ergebnisse
Positives Feedback der Nutzer: Die Manager sind sehr zufrieden mit den neuen Tools, da sie ihre Arbeit nun effizienter organisieren und unabhängig von Excel-Tabellen agieren können. Einige kombinieren die Nutzung von PIXID weiterhin mit Excel, andere nutzen das Tool vollständig. „Sie behalten den Überblick über ihre Aufträge und können ihre Arbeitsabläufe besser verwalten“, fügt Cotte hinzu.
Zeitersparnis für HR-Nutzer: Durch PIXID spart das HR-Team jährlich 50 % einer Vollzeitstelle ein. „Ich verbringe nur noch einen halben Tag pro Woche mit der Rechnungsvalidierung, was eine enorme Verbesserung darstellt“, sagt Océane Sueur, HR-Beauftragte SIPV. „Der Kontakt zu den Zeitarbeitsagenturen hat sich erheblich verringert – wir führen 90 % weniger Telefonate –, dennoch erhalten wir alle notwendigen Informationen zeitnah.“
In der Buchhaltung: „Unser Buchhalter hat gelernt, validierte Rechnungen abzurufen und auszudrucken. Es gibt keine Beschwerden mehr, was für uns eine große Erleichterung darstellt. Das war ein wichtiger Aspekt.“
Keine Verzögerungen mehr bei der Rechnungsbearbeitung
„Océane Sueur und ich verwalten 210 befristete und unbefristete Verträge sowie 30 bis 40 Zeitarbeitskräfte pro Woche“, erklärt Cotte. „Früher gab es bei rund 40 Zeitarbeitern regelmäßig Verzögerungen bei der Rechnungsvalidierung, da wir Papierrechnungen prüfen, unterschreiben und an die Buchhaltung weiterleiten mussten. Jetzt bin ich jede Woche auf dem neuesten Stand und validiere meine Rechnungen rechtzeitig. Es gibt keine Mahnungen mehr von der Buchhaltung.“
Intuitive und benutzerfreundliche Oberfläche
„Die Software ermöglicht es uns, uns stärker auf andere HR-Aufgaben zu konzentrieren. Die Benutzeroberfläche ist sehr intuitiv und benutzerfreundlich. Auch Mitarbeiter ohne Schulung können die Plattform problemlos nutzen.“
Cotte fasst zusammen: „Wir sind rundum zufrieden mit PIXID. Die Teams sind stets verfügbar und reagieren schnell. Das Tool ist benutzerfreundlich und erfüllt die Anforderungen aller Standorte. Es bietet uns eine effizientere Arbeitsweise und wir würden nicht in Betracht ziehen, zu einem anderen System zurückzukehren.“
