Wat is Workforce Management – en waar past tijdelijk personeel precies in?

Workforce Management: Terug naar de basis

Het concept van Workforce Management is niet nieuw. Het ontstond in de jaren 1980 toen bedrijven hun processen en productiecycli wilden rationaliseren en een betere organisatie eisten. Vandaag de dag, in het digitale tijdperk, is WFM cruciaal voor het effectief structureren van en anticiperen op personeelsbehoeften, in lijn met de doelstellingen van de werkgever, de capaciteiten van het team en wettelijke vereisten.

Effectief WFM vereist het jongleren met tal van factoren:

• Voor HR-afdelingen: Het beheren van arbeidscontracten, vaardigheden, ontwikkelingsdoelen, cao’s, rusttijden, naleving en uiteenlopende urenvereisten – complexiteiten die zich vermenigvuldigen bij tijdelijk personeel en externe aannemers.
• Voor managers: Het balanceren van pieken en dalen in werkactiviteit, seizoensinvloeden, vakanties, opleidingen en afwezigheden (gepland of ongepland) om ervoor te zorgen dat de juiste middelen – vast of tijdelijk – altijd beschikbaar zijn om de doelstellingen te behalen.
• Voor werknemers (intern en extern): Zich aanpassen aan werkeisen naast persoonlijke voorkeuren en beperkingen, met behoefte aan flexibiliteit en voorspelbaarheid.

In deze dynamische omgeving is WFM erop gericht om de personeelsplanning te optimaliseren, de productiviteit te verhogen, de arbeidskosten te beheersen en ervoor te zorgen dat teams de juiste omvang hebben om de best mogelijke service te leveren.

De doelstellingen en voordelen van effectief personeelsbeheer

Uw mensen – of het nu gaat om vaste medewerkers of gekwalificeerd tijdelijk personeel – zijn uw meest waardevolle bezit. Effectief beheer van dit gemengde personeelsbestand is strategisch van vitaal belang. Het zorgt ervoor dat u op het juiste moment over de juiste mensen met de juiste vaardigheden beschikt om uw organisatie en klanten optimaal te ondersteunen.

De voordelen van een sterke WFM-strategie, die zowel interne als externe personeelsleden omvat, zijn aanzienlijk:

• Efficiëntere inzet van middelen: Betere toewijzing van alle beschikbare personeelscapaciteit.
• Geoptimaliseerde planning: Nauwkeurigere planning en voorspelling van personeelsbehoeften.
• Meer flexibiliteit: Snel inspelen op veranderende behoeften via efficiënt gebruik van tijdelijk personeel.
• Kostenbesparing: Voorkomen van over- of onderbezetting door teams optimaal samen te stellen, inclusief het optimaliseren van uitgaven voor tijdelijk personeel.
• Betere klantenservice: Voldoende personeelsbezetting om consequent aan de vraag te voldoen.
• Hogere tevredenheid onder werknemers: Een eerlijkere verdeling van werkdruk en werktijden bevordert betrokkenheid en behoud.

Hoe moderne tools het beheer van uw tijdelijke personeelsbestand optimaliseren

Het beheren van een personeelsbestand, vooral met tijdelijk personeel, freelancers en dienstverleners, vereist een aanzienlijke inspanning. Het handmatig bijhouden van beschikbaarheid, zorgen voor naleving, leveranciersbeheer en facturatie voor externe krachten kan managers afleiden van strategisch werk met meer toegevoegde waarde.

Dit is waar een Vendor Management System (VMS) zoals Pixid VMS essentieel wordt. Waar traditionele WFM-systemen zich vooral richten op interne medewerkers, is een VMS gespecialiseerd in het vereenvoudigen van de complexe processen rond uw externe personeelsbestand.

Pixid VMS, ontworpen voor de dynamische behoeften van de Europese MKB, biedt een snel te implementeren en gebruiksvriendelijke oplossing voor het effectief beheren van tijdelijk personeel. In plaats van uw interne HR-systemen te vervangen, integreert het met of werkt het naast deze systemen en biedt het cruciale functionaliteit:

• Zichtbaarheid en controle: Krijg duidelijk inzicht in uw tijdelijk personeel, inclusief uitgaven, prestaties van leveranciers en inzet van medewerkers.
• Efficiëntie: Automatiseer workflows voor aanvragen, kandidatenbeheer, onboarding, goedkeuring van urenstaten en facturatie – en bespaar zo aanzienlijk op administratieve tijd.
• Naleving: Ondersteunt naleving van arbeidswetten en contractuele afspraken voor tijdelijk personeel in verschillende regio’s.
• Leveranciersbeheer: Beheer relaties en contracten met uitzendbureaus en andere arbeidsaanbieders efficiënt.
• Snelheid en wendbaarheid: Snel tijdelijk talent vinden en inzetten om aan wisselende vraag te voldoen en bedrijfscontinuïteit te waarborgen.

Met een toegewijd VMS zoals Pixid VMS beheert u een cruciaal onderdeel van uw personeelsbestand op een doeltreffende manier – zodat de juiste externe vaardigheden beschikbaar zijn wanneer u ze nodig hebt, conform de regels en tegen optimale kosten.

Het perspectief van Pixid

Voor een écht effectief Workforce Management in een wereld waarin flexibel werken de norm is geworden, is efficiënt beheer van tijdelijk personeel niet langer optioneel – het is essentieel. Een VMS zoals Pixid VMS biedt de juiste tools om de unieke uitdagingen van het werven, inzetten en beheren van tijdelijke medewerkers en externe contractanten aan te gaan.

Pixid VMS vormt een aanvulling op uw bestaande HR-infrastructuur en biedt de controle, zichtbaarheid en efficiëntie die nodig zijn om dit essentiële deel van uw personeelsbestand te optimaliseren. Door het beheer van tijdelijk personeel naadloos te integreren in uw bredere WFM-strategie, stelt Pixid VMS uw organisatie in staat om wendbaarder, compliant en kostenefficiënter te opereren – klaar om elke uitdaging aan te gaan.