Privacybeleid
1 - Voorwoord
Voor bedrijven die dit op interim-basis nodig hebben, biedt PIXID op internet gebaseerde managementdiensten voor het volledige uitzendproces op een volledig papierloze manier (beheer van uitzendkrachten, elektronische handtekeningen voor servicecontracten, ontvangst van orderbevestigingen, beheer van sollicitaties en sollicitatiecircuits, activiteitenrapporten, voorfacturatie, facturatie, fiscale digitalisatie voor facturen en rapporten).
Als Europees leider op het gebied van internetgebaseerd beheer van flexibele arbeid en tijdelijk werk, streeft PIXID ernaar om het hoogst mogelijke serviceniveau te leveren. Wij hechten ook veel belang aan het opbouwen van op vertrouwen gebaseerde relaties met onze klanten.
PIXID is zich bewust van haar verplichtingen met betrekking tot persoonlijke gegevens en heeft sinds de oprichting van het bedrijf in 2004 een reeks maatregelen geïmplementeerd met betrekking tot de verwerking van persoonlijke gegevens in overeenstemming met de geldende wet- en regelgeving. PIXID volgt een strategie om te voldoen aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG of GDPR) en heeft een ISO 27001-certificering en een Information Security Management System (ISMS).
In het belang van transparantie is onderstaand beleid benoemd rond het verzamelen en verwerken van de persoonlijke gegevens.
2 - Waar is het beleid voor de bescherming van persoonsgegevens van toepassing?
Dit privacybeleid is van toepassing op persoonlijke gegevens die op alle websites en applicaties van PIXID worden verzameld.
De verzamelde persoonlijke gegevens hebben betrekking op de gebruikers van onze diensten, op de personeelsbestanden van de uitzendkrachten of dienstverleners die door onze diensten worden beheerd, of op de contactaanvragen die via onze websites worden gedaan.
3 - Welke persoonlijke gegevens beheren wij?
PIXID beheert verschillende soorten persoonlijke gegevens:
- Gegevens die rechtstreeks door PIXID worden verzameld van mensen die toegang hebben tot onze diensten en waarvoor PIXID optreedt als gegevensbeheerder.
- De gegevens van de klanten van PIXID, die zij verzamelen bij uitzendkrachten en die PIXID beheert als onderaannemer.
- De gegevens die verzameld worden via contactenformulieren op onze websites.
3.1 Welke gegevens worden rechtstreeks door PIXID verzameld?
3.1.1 Gegevens die nodig zijn om de toegang tot onze diensten te beheren
De persoonlijke gegevens die PIXID verzamelt van gebruikers van de service, om de toegang te beheren (login, wachtwoorden, accreditaties) zijn:
- Burgerlijke staat
- Achternaam
- Voornaam
- E-mail beroepsbeoefenaar
- Zakelijke Telefoo
- Zakelijke mobiele telefoon
3.1.2 Gegevens die nodig zijn om contactverzoeken te beheren
Bij het aanvragen van contact via onze websites worden de volgende gegevens verzameld:
- Achternaam
- Voornaam
- E-mailadres
- Telefoon (niet vereist)
3.2- Welke gegevens worden door onze klanten verzameld en aan PIXID doorgegeven?
Onze klanten moeten persoonlijke gegevens verzamelen en deze vervolgens naar PIXID sturen. Wij beheren deze gegevens in opdracht en onder de verantwoordelijkheid van onze klanten.
Het is de verantwoordelijkheid van onze klanten om ervoor te zorgen dat aan de voorwaarden voor het verzamelen en verwerken van deze persoonlijke gegevens wordt voldaan.
De persoonlijke gegevens die onze klanten van kandidaten en uitzendkrachten verzamelen en die aan PIXID worden toevertrouwd, zijn:
- Naam
- Meisjesnaam
- Voornaam
- Geboortedatum
- Geboorteplaats
- Nationaliteit
- Geslacht
- Adres van woonplaats
- Postcode van verblijfplaats
- Stad van verblijf
- Telefoon zakelijk
- Zakelijke e-mail
- Persoonlijk telefoonnummer* (indien van toepassing)
- Persoonlijke e-mail* (indien van toepassing)
* Informatie alleen gevraagd aan tijdelijke werknemers die verbinding willen maken met PIXID.
4 - Verzamelen wij uw IP-adres en cookies?
Wij verzamelen waarschijnlijk uw IP-adres en informatie over de gebruikte browser om onze diensten te verbeteren en/of statistieken samen te stellen.
Wij gebruiken waarschijnlijk ook cookies (kleine bestanden die op uw computer, tablet of mobiele telefoon worden gedownload en die persoonlijke gegevens kunnen bevatten) wanneer u onze websites of applicaties bezoekt. Wij gebruiken cookies om uw gebruikerssessie te beheren en om statistieken over het gebruik van ons platform te verzamelen.
De standaardinstellingen van internetbrowsers zijn normaal gesproken ingesteld om cookies te accepteren, maar dit kan eenvoudig worden gewijzigd door de instellingen van uw browser aan te passen. Houd er echter rekening mee dat, als u ervoor kiest om cookies uit te schakelen, het mogelijk is dat onze websites of applicaties niet langer toegankelijk zijn.
5 - Hoe gebruiken wij uw persoonlijke gegevens?
Wij gebruiken de persoonsgegevens die wij verzamelen of die onze klanten ons toevertrouwen uitsluitend ten behoeve van het beheer van onze diensten.
We kunnen de persoonlijke gegevens die we verzamelen ook gebruiken om u informatie te sturen met betrekking tot de activiteiten van PIXID, zoals nieuwsbrieven of tevredenheidsonderzoeken, of om te reageren op uw commerciële verzoeken.
Tot slot kunnen we met sommige gegevens die we verzamelen statistieken opstellen over het gebruik van ons platform, wat nodig is om de kwaliteit van onze diensten, de toegangstijden en de gebruikerservaring te verbeteren.
Er moet worden opgemerkt dat wij evenveel belang hechten aan de bescherming van persoonlijke gegevens die wij rechtstreeks van onze gebruikers verzamelen als aan de gegevens die onze klanten aan ons toevertrouwen en waarvoor PIXID als onderaannemer optreedt.
6 - Hoe lang bewaren we persoonlijke gegevens?
Wij bewaren de persoonlijke gegevens van een gebruiker van PIXID-diensten zolang hij/zij toegang tot ons platform nodig heeft. De verbindingsgegevens (login en persoonlijk wachtwoord) worden 2 jaar na de laatste verbinding automatisch verwijderd.
Het kan nodig zijn dat we in onze logbestanden informatie bewaren over het gebruik van het platform. Deze informatie is nuttig om de kwaliteit van de PIXID-service te verbeteren. Deze gegevens worden 3 maanden bewaard.
Wij bewaren persoonsgegevens gedurende de wettelijke bewaartermijn van de documenten die wij beheren. Voor HR-dossiers van uitzendkrachten is de bewaartermijn standaard 5 jaar (tenzij anders opgedragen door de klant). Voor een opdracht of een terbeschikkingstellingsovereenkomst is dit 10 jaar. Voor een opdrachtovereenkomst, een contract voor bepaalde tijd of een salarisstrook ten slotte wordt het document 50 jaar bewaard.
Contactgegevens worden 3 jaar na het laatste contact bewaard.
7- Worden uw persoonlijke gegevens veilig bewaard?
Bij PIXID streven we ernaar om uw persoonlijke gegevens altijd zo veilig mogelijk te houden. Daarom nemen wij alle mogelijke fysieke, technische en organisatorische maatregelen om wijziging, verlies of ongeoorloofde toegang tot uw persoonlijke gegevens te voorkomen.
De werking en het beheer van de servers met uw persoonlijke gegevens wordt voornamelijk verzorgd door een intern team van medewerkers van PIXID. In het kader van de 24-uurs assistentie van de databases kan het nodig zijn om externe dienstverleners in te schakelen. Elke werknemer of dienstverlener met toegang tot gegevens heeft een persoonlijke verbintenis ondertekend om de vertrouwelijkheid van gegevens te respecteren. Alle toegang is onderworpen aan strenge controles en is volledig traceerbaar.
Een volledige lijst van deze methoden wordt beschreven in het General Policy for Information System Security (GPISS of PGSI). Daarnaast is PIXID ISO 27001 gecertificeerd voor het beheer van zijn informatiesysteem (ISMS).
De Chief Information Security Officer en de Data Protection Officer die respectievelijk in 2005 en 2012 zijn aangesteld, staan garant voor de naleving van de principes in dit beleid.
8- Hoe krijgt u toegang tot uw persoonlijke gegevens?
U kunt per e-mail contact met ons opnemen op het volgende adres [email protected] , om uw rechten met betrekking tot de bescherming van uw persoonsgegevens te doen gelden (recht op toegang, informatie, correctie, verwijdering, overdraagbaarheid, beperking en verzet). Wij zullen al uw verzoeken zo snel mogelijk en binnen maximaal 7 dagen behandelen.
Houd er rekening mee dat verzoeken met betrekking tot persoonlijke gegevens die PIXID namens zijn klanten beheert, niet rechtstreeks door PIXID worden verwerkt, maar aan onze klanten worden doorgegeven.
Houd er ook rekening mee dat wettelijke beperkingen met betrekking tot de bewaartermijnen van bepaalde documenten (contracten, salarisstroken) ons verplichten om bepaalde persoonlijke gegevens te bewaren.
9- Delen wij uw persoonlijke gegevens?
PIXID deelt uw persoonlijke gegevens niet met andere bedrijven voor andere doeleinden dan het beheren van arbeidsflexibiliteit.
PIXID kan echter in het kader van zijn activiteiten en in overeenstemming met het primaire doel verplicht zijn om gegevens te delen met partnerbedrijven of met dienstverleners. Tijdens de verspreiding van onze nieuwsbrief kunnen gegevens (een e-mailadres) worden gedeeld met dienstverleners. In dit geval eisen wij dat zij uw persoonlijke gegevens alleen gebruiken voor het beheer van de diensten die wij hen vragen te leveren. Wij eisen ook van deze dienstverleners dat zij altijd handelen in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming en dat zij bijzondere aandacht besteden aan de vertrouwelijkheid van deze gegevens.
10- Waar slaan wij uw persoonlijke gegevens op?
Uw persoonlijke gegevens worden opgeslagen in databases die uitsluitend door medewerkers van PIXID worden beheerd.
De hosting van de PIXID-servers die worden gebruikt om de gegevens van onze Europese klanten op te slaan (hoofdopslag, back-up, noodherstel en archivering) wordt verzorgd door erkende serviceproviders met vestigingen in Frankrijk. De gegevens van onze Noord-Amerikaanse klanten worden opgeslagen in datacenters in de Verenigde Staten.
11- Geven wij uw persoonlijke gegevens door buiten de Europese Economische Ruimte?
Er vinden geen fysieke overdrachten plaats buiten de bovengenoemde datacenters. Sommige van onze serviceproviders die zich buiten de Europese Economische Ruimte bevinden, moeten echter mogelijk toegang krijgen tot gegevens van onze Europese klanten in het kader van onderhoud onder operationele omstandigheden (IT-ontwikkelingsactiviteiten en bugcorrectie).
PIXID vraagt dat hetzelfde niveau van vereisten in termen van fysieke, organisatorische, technische en persoonlijke maatregelen wordt toegepast op dit type gegevensuitwisseling als voor verwerking die zich in Frankrijk bevindt.
