Navigeren door overheidsopdrachten voor de flexbranche: Een pan-Europees perspectief

Inzicht in overheidsopdrachten

Openbare aanbestedingen verwijst naar het proces waarbij overheidsinstanties goederen en diensten van externe leveranciers kopen. In de personeelscontext omvat dit contracten voor tijdelijk personeel, vaste aanwerving en andere personeelsoplossingen. In tegenstelling tot overeenkomsten in de privésector, zijn overheidsopdrachten onderworpen aan strenge regels die transparantie, eerlijkheid en kwaliteit moeten garanderen.

Het kader van de Europese Unie

Binnen de EU worden overheidsopdrachten voornamelijk geregeld door richtlijnen die de lidstaten omzetten in nationale wetgeving. Een belangrijk stuk wetgeving is de Richtlijn Overheidsopdrachten 2014/24/EU, waarin de procedures voor het plaatsen van overheidsopdrachten boven bepaalde financiële drempels zijn vastgelegd. De richtlijn is gebaseerd op deze beginselen:

• Gelijke behandeling: Alle leveranciers moeten zonder discriminatie worden behandeld.
• Transparantie: Aanbestedingsprocessen moeten open zijn en beslissingen goed gedocumenteerd.
• Evenredigheid: De eisen moeten in verhouding staan tot de doelstellingen van de opdracht.
• Wederzijdse erkenning: Kwalificaties en normen van één lidstaat moeten door andere lidstaten worden geaccepteerd.

Deze principes worden geïmplementeerd door middel van verschillende procedures, zoals openbare, niet-openbare en concurrerende onderhandelingsprocedures, elk met specifieke regels en drempels.

Om toegang te krijgen tot overheidsopdrachten van de EU kunnen agentschappen het portaal Tenders Electronic Daily (TED) raadplegen, dat alle actieve aankondigingen publiceert in het Supplement bij het Publicatieblad van de EU.

Het Britse post-Brexitlandschap

Na zijn vertrek uit de EU heeft het VK zijn eigen aanbestedingskader opgesteld. De Procurement Act 2023, van kracht vanaf 24 februari 2025, introduceert belangrijke hervormingen:

• Vereenvoudigde procedures: De wet consolideert eerdere regelgeving, met als doel de inkoopprocessen te stroomlijnen.
• Meer flexibiliteit: Aanbestedende diensten hebben meer vrijheid bij het ontwerpen van aanbestedingsprocedures, waardoor innovatie wordt aangemoedigd.
• Meer transparantie: Nieuwe eisen verplichten tot publicatie van aanbestedingsgegevens en -berichten op een centraal digitaal platform.
• Nadruk op kwalitei: De wet versterkt het concept van ‘waar voor je geld’ door in de gunningscriteria expliciet rekening te houden met sociale waarde en bredere publieke voordelen.
• Betere toegang voor KMO’s: Er zijn maatregelen opgenomen om het voor kleine en middelgrote ondernemingen gemakkelijker te maken om deel te nemen aan openbare aanbestedingen en mee te dingen naar overheidsopdrachten.

Openbare aanbestedingen in het VK worden gepubliceerd op het portaal Find a Tender, het officiële platform van het VK voor hoogwaardige overheidsopdrachten.

Het onderscheidende kader van Zwitserland

Zwitserland is geen lid van de EU, maar hanteert een onderscheidend systeem voor overheidsopdrachten dat wordt beïnvloed door internationale overeenkomsten zoals de Overeenkomst inzake overheidsopdrachten (GPA) van de WTO en bilaterale verdragen met de EU. De aanbestedingsregels van het land zijn van toepassing op meerdere niveaus.

• Federaal niveau: Wordt geregeld door de federale wet inzake overheidsopdrachten (FAPP), waarin de beginselen en procedures voor aanbestedingen door federale overheden zijn vastgelegd.
• Kantonnale en gemeentelijke niveaus: Elk van de 26 kantons heeft zijn eigen aanbestedingswetgeving, vaak geharmoniseerd via de Inter-cantonale Overeenkomst inzake Overheidsopdrachten (IAPP), hoewel de uitvoering per kanton kan verschillen. (CMS-wetgeving).

Om legaal in Zwitserland te kunnen werken, moeten uitzendbureaus een kantonnale vergunning hebben voor lokale plaatsingen en een federale vergunning voor grensoverschrijdende of buitenlandse werving van werknemers. Deze licenties zorgen ervoor dat de federale wet op arbeid en arbeidsbemiddeling, die private tewerkstelling en tijdelijke wervingsdiensten reguleert, wordt nageleefd.

Om toegang te krijgen tot openbare aanbestedingen in Zwitserland kunnen bureaus het Simap-platform raadplegen, het officiële portaal voor federale, kantonnale en gemeentelijke aankondigingen van aanbestedingen.

EER Niet-EU-lidstaten: IJsland, Liechtenstein en Noorwegen

De Europese Economische Ruimte (EER) breidt de interne markt van de EU uit met drie niet-EU-landen: IJsland, Liechtenstein en Noorwegen. Deze landen nemen de EU-wetgeving met betrekking tot de interne markt over, waaronder richtlijnen voor openbare aanbestedingen. Daardoor krijgen uitzend- en wervingsbureaus die in deze landen actief zijn te maken met aanbestedingskaders die nauw aansluiten bij de EU-normen. Hoewel de overkoepelende principes consistent zijn, kan elk land specifieke nationale vereisten hebben. In Noorwegen bijvoorbeeld moeten uitzendbureaus toestemming hebben van de arbeidsinspectie om arbeidskrachten in te huren. Uitzendbureaus moeten ervoor zorgen dat ze zowel aan de EU-richtlijnen als aan de land specifieke regelgeving voldoen wanneer ze in deze EER-landen overheidsopdrachten plaatsen.

Implicaties voor uitzendbureaus

Openbare aanbestedingen bieden opmerkelijke marktkansen, maar brengen ook een aantal uitdagingen met zich mee:

• Complexe naleving: Bureaus moeten zich een weg banen door gedetailleerde, rechtsgebied specifieke wettelijke vereisten en de nuances van EU-richtlijnen, de UK Act en nationale variaties in heel Europa begrijpen.
• Zeer concurrerende markt: Transparante en open processen verhogen de concurrentie, waardoor bureaus in hun offertes duidelijk waarde en capaciteit moeten aantonen.
• Sociale en duurzaamheidscriteria: Steeds meer agentschappen moeten bij de evaluatie van hun offertes aantonen dat ze bijdragen aan sociale, ecologische en economische doelstellingen.
• Procedures die veel middelen vergen: De voorbereiding van offertes vergt veel tijd en expertise om te voldoen aan strikte deadlines en documentatie-eisen die per land en kader verschillen.

Gebruik maken van technologie: Systemen voor leveranciersbeheer (VMS)

Technologie verbetert het vermogen van een agentschap om effectief te navigeren door openbare aanbestedingen in dit veelzijdige Europese landschap aanzienlijk. Systemen voor leveranciersbeheer, zoals Pixid VMS, ondersteunen agentschappen door:

• Compliance Management te verbeteren: Het volgen van wettelijke vereisten en contractuele verplichtingen in verschillende rechtsgebieden.
• Verbetering van het beheer van kandidaten: Het efficiënt afhandelen van kandidaatplaatsingen, clearances en documentatie die specifiek zijn voor functies in de publieke sector in verschillende Europese landen.
• Robuuste rapportage: Gedetailleerde rapporten leveren om te voldoen aan transparantie-eisen en om de besluitvorming voor contracten in de publieke sector te ondersteunen.
• Optimaliseren van de inzet van personeel: Plaatsingen effectief beheren om strikt te voldoen aan contractuele voorwaarden en lokale regelgeving in heel Europa.
• Sociale doelstellingen ondersteunen: Documenteren en aantonen van bijdragen aan sociale en milieucriteria zoals vereist door verschillende aanbestedingskaders. Zo is bijvoorbeeld de zilveren Ecovadis-certificering van Pixid het bewijs dat bepaalde sociale en milieudoelstellingen zijn behaald.

Conclusie

Openbare aanbestedingen in heel Europa – de EU, het VK, Zwitserland en de niet-EU-landen van de EER – bieden rijke mogelijkheden voor uitzendbureaus die bereid zijn om de complexiteit en concurrentie effectief te beheren. Door de verschillende regionale kaders te begrijpen en gebruik te maken van technologie-gestuurde oplossingen zoals Pixid VMS, kunnen bureaus succesvol in contact komen met klanten uit de publieke sector, waardevolle contracten binnenhalen en betrouwbare partners worden voor organisaties uit de publieke sector die op zoek zijn naar essentiële personeelsoplossingen op het hele Europese continent.

Voor een meer gedetailleerde verkenning van de principes en procedures van openbare aanbestedingen, bekijk de uitgebreide gids: Connecting-Expertise Guide to Public Procurement.