Vraagstuk: Ineffectief uitzendbeheer met risico’s en inefficiëntie als gevolg
Gedecentraliseerd en inefficiënt beheer
Aptar is in Frankrijk georganiseerd rond 14 productievestigingen. Het beheer van uitzendkrachten was niet ingebed in een groepsbrede procedure. “Elke vestiging gebruikte Excel of e-mails om met de uitzendbureaus te communiceren. Een totaaloverzicht was onmogelijk”, stelt Olivia Rakototsimba vast, Verantwoordelijke HRIS uitzendmanagement.
HR- en financiële uitdagingen
Het grote volume, 1.000 FTE uitzendkrachten op 3.500 vaste medewerkers, maakte het beheer bijzonder complex. “Met 1.000 FTE uitzendkrachten was het onmogelijk om de uitgaven goed bij te houden”, legt Olivia uit. “We konden de facturatie niet effectief controleren. Dat was nauwelijks beheersbaar.”
Seizoensfluctuaties, zoals in de farmaceutische tak waar het personeelsbestand kan verdrievoudigen, maakten deze uitdagingen nog groter. De operationele overbelasting was voelbaar: “sommige managers gaven hun behoeften mondeling door, terwijl anderen e-mails gebruikten, zonder gemeenschappelijk kader”, verduidelijkt Olivia. De HR-teams verloren veel tijd aan handmatige coördinatie, zonder mogelijkheid tot geconsolideerde rapportage om deze uitgaven te sturen.
Strategische beslissing
Op basis van deze bevindingen heeft de Franse HR-directie een transformatieproject geïnitieerd. De noodzaak van standaardisatie, dataveiligheid en operationele efficiëntie was duidelijk, met als concreet doel: de processen op alle 14 Franse vestigingen te unificeren en de samenwerking met de 32 partnerbureaus te harmoniseren.
Dit besluit markeerde het begin van een grondige herziening van het uitzendmanagement bij Aptar, met Pixid als hoeksteen van deze modernisering.
Aanpak: Harmonisatie van de werkwijze met de implementatie van Pixid
Opeenvolgende uitrolfasen
De uitrol van Pixid bij Aptar vond plaats in meerdere stappen. In 2018-2019 werd in de eerste fase de koppeling met ADP voor de urenregistratie gerealiseerd, een essentiële randvoorwaarde. “Het eerste doel was om een betrouwbare technische basis te creëren voordat we aan de functionele uitrol begonnen”, aldus Olivia.
In golf 1 werden vervolgens 3 pilotvestigingen aangesloten, waar de HR- en beheermodules gelijktijdig werden geactiveerd. Dit legde de basis voor een uniform beheer. In 2023 werden met golf 2 en 3 nog eens 8 vestigingen toegevoegd.
Integratie van lokale realiteiten en verandermanagement
Bij de implementatie is goed gebruikgemaakt van de lokale specificiteiten om tot een passende oplossing te komen. “Elke fabriek heeft eigen kenmerken, verschillende cao’s of loonregels, waardoor maatwerkparametrisering nodig was”, legt Olivia uit. Deze fijnafstemming heeft uiteindelijk de relevantie van Pixid voor alle vestigingen versterkt.
Weerstand tegen verandering was ook een uitdaging bij de uitrol van het platform: de overstap van handmatig beheer naar een digitaal proces vergde intensieve begeleiding van de managers, die gewend waren aan hun eerdere werkwijze. “Bijna 300 mensen gebruiken Pixid dagelijks. Sommigen hadden moeite om hun oude gewoontes los te laten; we moesten de meerwaarde stap voor stap laten zien”, erkent ze.
Begeleiding en adoptie
Om de acceptatie van de tool te waarborgen, heeft Aptar een volledig opleidingstraject opgezet. Er werden sessies georganiseerd, zowel op locatie als via Teams, aangevuld met video-instructies en handleidingen die vrij toegankelijk zijn. “De eenvoudige gebruiksvriendelijkheid van Pixid werkte in ons voordeel, maar zonder training blijft zelfs het beste gereedschap onbenut”, benadrukt Olivia.
Tegelijkertijd heeft de invoering van een RACI-matrix bij Aptar geholpen om ieders rol helder te maken. De behoeftebepaling, die voorheen versnipperd was, verloopt nu standaard via Pixid door de managers. Dat is een wezenlijke stap vooruit in de standaardisatie van de werkwijze. “We spreken eindelijk dezelfde taal op al onze vestigingen”, zegt ze tevreden. “De harmonisatie van het uitzendmanagement geeft elke vestiging de ruimte om op eigen wijze samen te werken met de uitzendbureaus!”
Resultaten: Unificatie, efficiëntie en grip op het uitzendmanagement
Concrete operationele winst
De implementatie van Pixid heeft gezorgd voor betere traceerbaarheid op alle niveaus van het uitzendmanagement. Contracten, facturen en urenregistraties zijn nu gecentraliseerd in één systeem; de tijd van losse Excel-bestanden en verspreide e-mailwisselingen is voorbij. “Voorheen waren we veel tijd kwijt aan het zoeken van informatie. Nu is alles binnen een paar klikken beschikbaar”, getuigt Olivia.
Betere compliance en kostenbeheersing
De beveiliging en betrouwbaarheid van de data hebben met Pixid een hoger niveau bereikt. Contracten worden elektronisch gearchiveerd en regels worden consequent toegepast, waardoor juridische risico’s sterk zijn verminderd. “We beschikken eindelijk over volledige traceerbaarheid bij een controle”, benadrukt Olivia.
De geconsolideerde rapportage is een andere belangrijke stap vooruit: Aptar beschikt nu over realtime inzicht in de uitzendvolumes, wat gerichte analyses en goed onderbouwde besluitvorming mogelijk maakt.
Gebruikerservaringen en vooruitzichten
De tool heeft gebruikers overtuigd door de gebruiksvriendelijkheid, ook bij niet-technische medewerkers. “Zelfs onze productiemanagers, die vaak terughoudend zijn als het om digitale tools gaat, hebben Pixid zonder problemen geadopteerd”, zegt Olivia.
De plannen voor verdere ontwikkeling zijn ambitieus. Sinds januari 2026 zijn de uitzendkrachten geïntegreerd in SAP, waardoor nu een totaaloverzicht mogelijk is dat zowel uitzendkrachten als vaste medewerkers omvat. Een internationale uitrol van Pixid wordt onderzocht, maar is voorlopig on hold gezet vanwege het grote aantal lopende tool-migratieprojecten bij Aptar. Daarnaast zal de optimalisatie van de beheermodule, onder meer via automatisering van loonregels, het mogelijk maken om het volledige potentieel van Pixid te benutten. “We hebben al veel bereikt, maar we staan nog maar aan het begin van onze transformatie”, besluit ze.
