Context: uitzendkrachtenbeheer onder druk
Tot 1.800 uitzendkrachten tijdens seizoenspieken
Als logistieke dienstverlener in de cosmeticasector kent Deret forse seizoenspieken, met name rond Black Friday en Kerst. De inzet van uitzendkrachten is daarbij strategisch essentieel. “Het aantal uitzendkrachten kan oplopen tot 1.800 fte in het laatste kwartaal,” aldus Antoine Accart.
Opdrachten worden gemiddeld elke drie weken verlengd, wat een aanzienlijke administratieve werkdruk oplevert. “Uitzendwerk is voor ons een strategische variabele. Als dienstverlener moeten we onze klanten consequent kwaliteit leveren.”
Beperkt zicht, hoge reactiesnelheid vereist
Het bedrijf heeft beperkt zicht op personeelsbehoeften. “Aanvragen komen woensdag binnen voor de volgende week. E-commerce drijft deze behoefte aan snelle reactie,” legt Accart uit.
Tijdrovende handmatige processen
Het uitzendkrachtenbeheer was gebaseerd op Excel en communicatie via e-mail en telefoon, wat een grote administratieve last veroorzaakte. “Alles zat in één groot Excel-bestand. De inwerking van 200 mensen op maandagochtend was bijna onbeheersbaar,” herinnert Accart zich.
Operationele en financiële uitdagingen
Deze aanpak bracht juridische en financiële risico’s met zich mee. “Ik beheer bijna 10.000 facturen per jaar. Een factuur kan €0,13 of €300.000 waard zijn. Voorheen controleerde één persoon elke factuur regel voor regel.”
Doelstellingen
Deret Logistics stelde de volgende doelen:
- Volledige automatisering van contracten, behoeften en facturatie
- Vermindering van administratieve last voor focus op strategisch management
- Real-time inzicht in uitzendactiviteiten
“We wilden een tool om tijd te besparen, zodat teams meer aan strategie konden werken,” aldus Accart.
Oplossing en implementatie
Strategische keuze na benchmark
Na een grondige vergelijking van marktoplossingen koos Deret voor Pixid Enterprise. “We hebben concurrenten bekeken, maar waren niet overtuigd door de gebruikerservaring. Pixid had al onze complete historie en database,” zegt Accart.
Modules en integraties
Deret implementeerde alle Pixid Enterprise-modules: Behoeften, Bestellingen, Contracten, Urenstaten, Facturen en BI. Dit creëerde een volledig geautomatiseerde waardeketen. Integratie met Kelio (tijdregistratie) en Esker (fiscale dematerialisatie) was cruciaal. “Wanneer ik een uitzendkracht inwerk, hoef ik niets te doen. Ze worden automatisch toegewezen met hun werkschema al geconfigureerd.”
Implementatie
De uitrol werd ondersteund door een gedegen projectorganisatie met een toegewijde projectmanager bij Deret en begeleiding vanuit Pixid. “De ondersteuning was uitstekend,” bevestigt Accart. De training voor 150 managers richtte zich op bedrijfsprocessen. “We hebben uitgelegd wat ze moesten doen. Het was eenvoudig.”
Resultaten
Productiviteitswinst
De digitalisering heeft HR-teams bevrijd van tijdrovende taken. Uitzendkrachtenbeheer, dat voorheen 8 mensen vereiste, wordt nu beheerd door 2,5 fte. Deze vrijgekomen capaciteit is ingezet voor strategische functies.
Automatisering
De 10.000 facturen per jaar worden nu automatisch verwerkt. “Ik ontvang wekelijks BI-exports. Mijn accountants kopiëren deze naar onze server en alles wordt automatisch bijgewerkt,” legt Accart uit.
Strategisch management
Het platform biedt real-time monitoring van activiteit en bureauprestaties. “Nu volg ik mijn bureaus en verstrek ik hen de activiteitsinformatie. Ik kan hen maandelijks aanspreken op resultaten,” aldus Accart. Deze datagedreven aanpak geeft controle over leveranciersrelaties.
Kwaliteitsindicatoren
De cijfers: orderanticipatie van 2,5 dagen voor opdrachten, posities ingevuld binnen 1,97 dagen, contractondertekening binnen 1,5 dag. Contractkwaliteit nadert 100%.
“Hoe meer ik behoeften kan anticiperen, hoe meer bureaus kandidaten kunnen voorstellen. Het is een positieve spiraal geworden,” aldus Accart.
Operationele wendbaarheid
“We maken ons niet langer druk over administratieve kwesties. We hebben de controle teruggewonnen,” zegt Accart. Compliance is gewaarborgd, met toegang tot gegevens binnen minuten. Uitzendkrachtenbeheer is veranderd van een last naar een prestatieaandrijver.
Toekomstperspectief
On-site vertegenwoordigers
Uitbreiding van on-site vertegenwoordigersprofielen is een volgend verbeterpunt. “Het idee is dat zij meer acties kunnen afhandelen, zoals einde-opdracht-voorstellen of verlengingen. Dat is eenvoudig in te stellen op Pixid,” legt Accart uit.
Kunstmatige intelligentie
Deret volgt de AI-functies die Pixid gaat uitrollen. “In de VMS-wereld zal AI ons helpen met productiviteit, zichtbaarheid en personalisatie,” besluit Accart.
