Probleem: centraliseren en standaardiseren van het uitzendkrachtenbeheer
De samenwerking tussen L’Oréal en Pixid begon in 2010. L’Oréal had een aanbesteding uitgeschreven voor een tool voor het beheer van haar tijdelijke activiteiten. Een eerste grondige audit van een site in de regio Oise identificeerde en analyseerde de specifieke behoeften.
Het tijdelijk personeel was verspreid over verschillende vestigingen en werd weinig gestandaardiseerd beheerd. Er bestond een duidelijke behoefte aan centralisatie om een volledig overzicht van het uitzendproces te verkrijgen. Aangezien het gebruik van uitzendkrachten wordt opgenomen in de openbare bedrijfsgegevens, was een geconsolideerd overzicht van het uitzendwerk essentieel. Bovendien moest L’Oréal als grote onderneming voldoen aan de arbeidswetgeving en juridische risico’s beperken (bijvoorbeeld wachttijden, verlengingen en flexibiliteitsperiodes).
“L’Oréal had tools nodig om haar uitzendactiviteiten te beheren. Daarom besloot de groep het beheer van digitale tools te centraliseren in een HR Tech-afdeling. L’Oréal wilde alle fasen op één platform bundelen om een volledig beeld te hebben van het traject van een uitzendkracht. Betrouwbare cijfers waren noodzakelijk voor de officiële rapportages,” legt Angélique Marais uit, hoofd Uitzendwerk en Arbeidstijden Frankrijk bij L’Oréal.
Stappen: geleidelijke, gestructureerde inzet
Uitgebreide inzet voor maximaal gebruik van de oplossing
L’Oréal koos uiteindelijk voor Pixid, aangetrokken door de relevantie van de oplossing en de kwaliteit van de ondersteuning. In 2012 werd Pixid binnen enkele maanden geïmplementeerd.
Sindsdien zijn meerdere projecten en uitbreidingen opgezet om het beheer van tijdelijke aanstellingen te structureren en de administratieve efficiëntie van HR binnen de hele Groep te verhogen, als onderdeel van een aanpak van continue verbetering.
“De implementatie verliep in fasen. Aanvankelijk gebruikten de vestigingen Pixid vooral voor het beheer van bestellingen en contracten. Daarna volgden meer geavanceerde sites met het beheer van RA’s (Activity Statements) en RCV’s (Valued Customer Activity Statements). Stap voor stap breidden we het gebruik uit, afgestemd op interne behoeften en om optimaal te profiteren van alle functionaliteiten van de software,” voegt Angélique Marais toe.
Vandaag wordt Pixid gebruikt in 16 vestigingen van de Groep in Frankrijk, binnen diverse functies (marketing, productie, kwaliteit, catering, enz.). De oplossing wordt dagelijks gebruikt door 254 gebruikers, waaronder een centraal HR-team en operationele managers op locatie.
L’Oréal gebruikt alle modules van Pixid:
- HR-modules voor het beheer van behoeften, aanvragen en leveranciersselectie
- Beheermodules voor urenregistratie en facturatie
- BI (Business Intelligence) voor rapportage
- SSO-technologie (Single Sign-On) voor eenvoudige toegang
Een interne reorganisatie gericht op tijdelijk werk, ondersteund door Pixid
In 2022 voerde L’Oréal een interne reorganisatie door om de eenheid “BEST” op te richten – met een afdeling gewijd aan uitzendarbeid. Deze bestaat uit een operationeel team van 19 medewerkers, verspreid over fabrieken, logistieke centra en het hoofdkantoor in Frankrijk, met als doel het gebruik van uitzendarbeid in heel Frankrijk te beheren. Pixid vormt het hart van deze nieuwe structuur.
“Binnen ons team gebruiken we hetzelfde Pixid-platform om alle fasen te beheren, van het signaleren van een behoefte tot de facturatie. Zo hebben we een globaal overzicht van het leven van een uitzendkracht zodra hij of zij aan een opdracht bij L’Oréal begint,” legt Angélique Marais uit.
Het BEST-team beheert samen met HR Tech de configuratie, implementatie en optimalisatie van het platform. Ze beheersen het gebruik van Pixid volledig, ondanks de rijkdom aan functionaliteiten: aanmaken van nieuwe SIRETs, training, communicatie met leveranciers, enz. Nieuwe ontwikkelwensen worden via een ticketing-systeem besproken met Pixid-support.
“We hebben echt het gevoel dat we samen met Pixid de oplossing verder ontwikkelen – zowel functioneel als technisch,” aldus Marais.
Integratie voor betere prestaties
Het meest recente project betrof de integratie van Pixid met de tijdregistratiesoftware Horoquartz. Hiermee kon men gewerkte uren van uitzendkrachten bij CAP (Usines L’Oréal Cosmétique Active Production – o.a. Vichy en La Roche Posay) beter controleren en rapporteren.
“De implementatie verliep uitstekend. Beide vestigingen hadden vooraf een volledig bestek opgesteld. Dankzij de grondige voorbereiding en de regelmatige begeleiding van onze projectmanager konden onze lokale IT-teams snel schakelen en het systeem succesvol in werking stellen,” zegt Marais.
Resultaten: betere prestaties en meer autonomie voor de gebruiker
Gedeeld vertrouwen
Het succes van het project is het resultaat van nauwe samenwerking tussen de Pixid- en L’Oréal-teams. De ondersteuning en begeleiding door projectmanagers maakten een effectieve implementatie en optimaal gebruik mogelijk.
“De trainingen van het Pixid-team zijn altijd van hoge kwaliteit. Er blijven geen vragen onbeantwoord en iedereen wordt goed geïnformeerd over de oplossing.”
Volgens Angélique Marais is het gebruiksgemak een cruciale factor om de oplossing intern breed te promoten:
“Pixid is makkelijk te gebruiken en alles wordt goed uitgelegd. We besteden veel aandacht aan interne communicatie, en onze juridische afdeling speelt een actieve rol in het HR-netwerk om de regelgeving te verduidelijken. Wij zorgen ervoor dat de boodschap goed overkomt zodat het platform optimaal wordt benut. Dankzij de eenvoud van de oplossing hebben we alle vestigingen meegekregen.”
Tevreden, autonome gebruikers op de werkvloer
De succesvolle implementatie van een bedrijfsoplossing hangt ook af van de mate waarin gebruikers – managers en operationele teams – deze omarmen.
“Het platform is intuïtief, gebruiksvriendelijk en past zich aan voor zowel fabrieksmedewerkers als managers op het hoofdkantoor. De feedback is positief, en gebruikers zijn volledig autonoom: ze leiden zelf nieuwe collega’s op,” zegt Marais.
Samenwerking om prestaties te verbeteren
Voorheen werd het tijdelijk werk door een groot aantal mensen beheerd, met weinig standaardisatie – wat verwarring veroorzaakte. Vandaag verloopt het hele proces gestructureerd via Pixid.
“We zien nu dat de facturatie betrouwbaarder is – dat blijkt uit onze interne rapportages gebaseerd op Pixid-gegevens. Vroeger hadden we die controle simpelweg niet.”
Het gebruik van tijdelijk personeel bij L’Oréal is verbeterd sinds Pixid werd ingezet.
“De meeste vestigingen erkennen nu de waarde van betrouwbare rapportage. Daardoor kunnen we beter sturen op kosten en op het beheer van uitzendkrachten. Contracten worden correct aan kostenplaatsen gekoppeld, op tijd ondertekend en gecentraliseerd. ICR’s worden gepubliceerd – dat toont aan dat het proces werkt!” besluit Marais.
“Ons doel was om Pixid grootschalig in te zetten en de uitgebreide functionaliteiten volledig te benutten. Vandaag zijn we meer dan tevreden over het platform. De resultaten zijn zeer positief.”
