Zeitarbeitsfirmen: Wenn Excel nicht mehr ausreicht…

Warum verwenden Zeitarbeitsfirmen Excel?

Excel ist ein Tool, das die Mehrheit der Fachkräfte, unabhängig von ihrem Sektor, kennt und beherrscht. Dank der intuitiven Benutzeroberfläche kann nahezu jeder – selbst mit geringer Fachausbildung – Dateien eigenständig erstellen und verwalten. Diese Zugänglichkeit ist ein großer Vorteil für Zeitarbeitsfirmen, die häufig schnell neues Personal einarbeiten oder mit kleinen Teams arbeiten müssen.

Eine der größten Stärken von Excel ist seine Flexibilität. Eine Excel-Tabelle ist im Grunde eine leere Leinwand, die sich auf spezifische Bedürfnisse zur Datenstrukturierung zuschneiden lässt. Vermittlungen können Datei-Vorlagen entwerfen, die exakt auf ihre Prozesse abgestimmt sind – sei es für die Nachverfolgung von Kandidaten, die Verwaltung von Aufträgen oder die Planung von Einsätzen. Jede Spalte und Zeile kann angepasst werden, und die integrierten Formeln ermöglichen die schnelle Durchführung komplexer Berechnungen.

Das Teilen von Excel-Dateien ist unkompliziert, sei es per E-Mail, über interne Netzwerke oder Cloud-Lösungen wie Dropbox oder Google Drive. Zudem gilt Excel oft als kostengünstige Lösung. Im Gegensatz zu spezialisierter Software, die möglicherweise teure Lizenzen oder komplexe Implementierungen erfordert, ist Excel in der Microsoft-Office-Suite enthalten, die viele Unternehmen ohnehin bereits nutzen. Für Vermittlungen mit knappen Budgets ist dieser finanzielle Aspekt entscheidend.

Warum über Excel hinausgehen?

Obwohl Excel für einfache und einmalige Aufgaben hervorragend geeignet ist, zeigt es schnell Schwächen, wenn Prozesse komplexer werden und das Datenvolumen steigt. Langfristige Datenverwaltung gestaltet sich schwierig: Durch ständige Änderungen und fehlende Standardisierung können Tabellen schnell durcheinandergeraten. Daten lassen sich versehentlich ändern, verschieben oder löschen, was die Kontinuität und Zuverlässigkeit beeinträchtigt.

Eine der größten Herausforderungen für Zeitarbeitsfirmen ist die Gewährleistung der Vertraulichkeit und Sicherheit von Daten. Excel-Dateien können leicht ohne angemessenen Schutz weitergegeben werden, wodurch sensible Informationen gefährdet sind. In einer Zeit, in der die Einhaltung der DSGVO von zentraler Bedeutung ist, birgt die ausschließliche Nutzung von Excel erhebliche Risiken in Bezug auf Datenlecks und Cyberangriffe.

Darüber hinaus benötigen Zeitarbeitsfirmen gut definierte Geschäftsprozesse. Das bedeutet klare Regeln, Aufgaben und Automatisierungen, um den Arbeitsalltag der Mitarbeiter zu optimieren und die Erfahrung für Bewerber, Zeitarbeiter und Firmenkunden gleichermaßen zu verbessern. Anders als bei der oft mühsamen Einrichtung eines Dashboards in Excel bietet eine Plattform wie Pixid VMS eine vollständige Business-Intelligence-(BI)-Suite. Sie und Ihre Kunden können KPIs und andere Daten in Echtzeit auf einem leicht anpassbaren Dashboard über eine intuitive Benutzeroberfläche (UI) einsehen.

Trotz seiner vielen positiven Eigenschaften kann Excel daher nicht mit professionellen Lösungen konkurrieren, die speziell auf die komplexen und kollaborativen Anforderungen von Zeitarbeitsagenturen zugeschnitten sind.

Wie kann man einen Gang höher schalten?

Ein Vendor Management System (VMS) bietet eine integrierte Lösung, um alle Informationen zwischen Personaldienstleistern und ihren Kunden zentral zu bündeln und zu strukturieren. Im Gegensatz zu Excel ist ein leistungsstarkes VMS speziell darauf ausgerichtet, die Vermittlung und Verwaltung von Kandidaten zu erleichtern und sicherzustellen, dass jeder Schritt des Prozesses effizient, sicher und rechtskonform abläuft.
Vor dem Umstieg auf ein VMS sollten Sie folgende Schritte in Betracht ziehen:

• Bewertung spezifischer Bedürfnisse: Identifizieren Sie die Schwachstellen Ihres aktuellen Managementsystems. Ob es um die Nachverfolgung von Kandidaten, die Einsatzplanung oder die Leistungsüberwachung geht – ermitteln Sie präzise Ihre Engpässe.
• Ziele definieren: Legen Sie klar fest, was Sie erreichen möchten – zum Beispiel höhere operative Effizienz, verbesserte Datensicherheit oder eine reibungslosere Zusammenarbeit.
• Das richtige VMS auswählen: Wählen Sie aus den verfügbaren VMS-Lösungen eine aus, die Ihren Anforderungen entspricht und sich nahtlos in Ihre vorhandenen Tools integriert.

Pixids Ansicht

In der Zeitarbeit hängt der Erfolg von einem schnellen, sicheren und vernetzten Prozess ab, der Kandidaten, Vermittlungen und Kundenunternehmen miteinander verbindet. Nur ein professionelles Tool, das speziell für diesen Zweck entwickelt wurde und Ihre Geschäftsprozesse voll integriert, kann die zentralen Ziele des Sektors in puncto Sicherheit, Compliance und Effizienz wirklich erfüllen.

Die Integration spezialisierter Technologien wie Pixid VMS in Ihre Abläufe ist eine lohnende Investition: Sie steigert nicht nur Ihre Gesamtleistung und bringt Ihnen wie auch Ihren Kunden beträchtliche Vorteile, sondern bietet auch mittel- und langfristig eine hervorragende Rendite.

Unsere Lösung für die Zeitarbeit: Pixid VMS

Optimieren Sie Ihren Prozess für die Einstellung von Zeitarbeitskräften mit Pixid VMS. Unsere Lösung ist darauf ausgelegt, jeden Aspekt des Bewerber- und Mitarbeitermanagements zu verbessern und einen reibungslosen, sicheren sowie konformen Workflow zu gewährleisten. Mit Pixid VMS rüsten Sie Ihr System nicht nur auf – Sie revolutionieren die Arbeitsweise Ihrer Vermittlung.

Erleben Sie die Zukunft des Zeitarbeitsmanagements mit Pixid VMS und gehen Sie selbstbewusst über die Grenzen von Excel hinaus.