InVivo Group

Die Rechnungsprüfung dauert jetzt nur noch wenige Minuten. Das spart enorm viel Zeit, senkt Kosten und schafft Freiräume für Investitionen.

Frédérique Péterlé

Sozialmanagement-Controllerin

Für einen großen Konzern wie InVivo ist die Optimierung von Prozessen und die Senkung der Kosten für Zeitarbeitskräfte unerlässlich.

Bei einem Volumen von 318 Vollzeitäquivalenten (VZÄ) und 79 Rechnungen: 52 Stunden Zeitersparnis pro Monat!

Herausforderung

Sichere Prozesse und geringere Kosten für Zeitarbeitskräfte. 

Das Hauptziel bestand darin, Prozesse abzusichern und die damit verbundenen Kosten im Zusammenhang mit der Belegschaft auf Abruf zu senken. Die steigende Komplexität der täglichen Verwaltung machte eine effizientere Lösung notwendig.

Frédérique Péterlé, Social Management Controllerin, ist seit 2020 für das Management der Zeitarbeitskräfte verantwortlich und leitet die Einführung von PIXID bei InVivo. Heute werden etwa 290 VZÄ pro Monat in drei verschiedenen Geschäftseinheiten mit PIXID verwaltet:
„Fast alle unsere Zeitarbeitskräfte sind an Industriestandorten in der Produktion, Wartung und Instandhaltung tätig“, erklärt Péterlé.
Das Unternehmen suchte nach einer nachhaltigen Lösung, um die Effizienz bei der Verwaltung der Zeitarbeitskräfte zu steigern und die Kosten zu senken. Dazu wurde zunächst darauf geachtet, die internen Prozesse klar zu definieren.
„Unser Supervisor für Zeitarbeitskräfte war dafür verantwortlich, die Prozesse zu formulieren, relevante Stakeholder zu identifizieren und Schulungen zu planen, insbesondere im Hinblick auf die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften.“

Nachdem diese Grundlagen gelegt waren, bestand der nächste Schritt darin, ein geeignetes Tool zur Digitalisierung des gesamten Verwaltungsprozesses zu finden.

Auswahl des Tools

„Es wurde eine Ausschreibung durchgeführt. Mein Kollege, der für die Zeitarbeitskräfte zuständig war, und der Einkaufsleiter führten Gespräche mit vier verschiedenen Anbietern, darunter PIXID. PIXID überzeugte durch das tiefe Verständnis der rechtlichen Rahmenbedingungen und seinen professionellen Ansatz. Das Tool bot nicht nur die nötige Flexibilität, sondern auch alle relevanten Funktionen und war dabei finanziell konkurrenzfähig. Ein weiterer entscheidender Vorteil war, dass PIXID nicht an eine bestimmte Zeitarbeitsagentur gebunden ist. Das ermöglicht uns, unabhängig von einem einzelnen Lieferanten zu agieren. Derzeit sind neun Lieferanten über die Plattform mit uns verbunden.“

Implementierung

Drei Phasen der Einführung

Die Einführung der PIXID-Lösung wurde als umfassendes Komplettpaket durchgeführt, das Module für Stellenausschreibungen, Bewerbungsprozesse, Verträge, Rechnungen, Business Intelligence sowie Selbstverwaltung umfasst. Diese Implementierung wurde in drei Phasen an den Standorten mit dem höchsten Einsatz von Zeitarbeitskräften vorgenommen:

  1. Bäckerei, Konditorei und Patisserie
    „Wir begannen mit den 13 Industriestandorten der Neuhauser Bäckerei. Im Jahr 2018 beschäftigte dieser Sektor monatlich 370 VZÄ und stellte damit 60 % unserer gesamten Ausgaben für Zeitarbeitskräfte dar.“
  2. Mühlenbetrieb
    „Der zweite Standort war der Mühlenbetrieb, der 2021 mit einem Volumen von 42 VZÄ pro Monat eine kleinere Struktur aufwies. Mit einem Anteil von 11 % an der gesamten Zeitarbeitsbelegschaft war dies der zweitgrößte Nutzer von Zeitarbeitskräften. Aufgrund des positiven Feedbacks aus der Bäckerei war diese Einführung bei den Nutzern besonders erwartet.“
  3. CSP J.Soufflet Standort
    „Die dritte und letzte Phase betrifft den Standort CSP J.Soufflet. Wir entschieden uns für eine schrittweise Einführung in den Abteilungen, beginnend mit der Lohnbuchhaltung, die den größten Anteil an externen Mitarbeitern beschäftigte.“

PIXID und InVivo: 35 tägliche Nutzer

PIXID wird bei InVivo von insgesamt 35 täglichen Nutzern verwendet, hauptsächlich Standortleitern und einem Supervisor pro Standort. Der Supervisor überwacht den gesamten Prozess, von der Auftragserteilung bei Zeitarbeitsagenturen über die Vertragsunterzeichnung und Stundenerfassung bis zur abschließenden Rechnungsfreigabe. Der Standortleiter ist für die Genehmigung der Zahlung verantwortlich und stellt sicher, dass die Einhaltung des Budgets gewährleistet ist.
Am zweiten Standort ist der Prozess leicht anders strukturiert: Manager, die Zeitarbeiter benötigen, erstellen eine Bestellung in ihrem PIXID-Konto, die dann vom Standortleiter validiert wird. Anschließend unterzeichnen die Manager die Verträge, erfassen die Arbeitsstunden und genehmigen die Rechnungen.
„Die Auftragserstellung ist eine tägliche Aufgabe, während die Erfassung der Arbeitsstunden und die Rechnungsstellung wöchentlich erfolgen. Als Controllerin stelle ich sicher, dass PIXID ordnungsgemäß genutzt wird, und stehe im engen Austausch mit den Verwaltungskräften sowie den Zeitarbeitsfirmen. Besonders zu Beginn der Einführung unterstütze ich die Nutzer aktiv bei der Einarbeitung“, erklärt Frédérique Péterlé.

Ergebnisse

Ein spürbarer Kulturwandel

Anfängliche Vorbehalte wurden schnell überwunden. „Die Lösung schien zunächst komplex, da die Benutzer an Papierdokumente und manuelle Abläufe gewöhnt waren. Doch als sie sich an das System gewöhnten, stellten sie fest, dass PIXID ihre Arbeit erheblich erleichtert: keine Papierdokumente mehr, und wir können fehlende Verträge oder Rechnungen sofort identifizieren. Der strukturierte Ablauf hat sich als großer Vorteil erwiesen.“

Dieser Kulturwandel hat sich inzwischen vollständig etabliert: „Nach fünf Jahren ist PIXID zu einem festen Bestandteil unserer Arbeitsprozesse geworden. Wir haben volle Transparenz über unsere Ausgaben und können diese jederzeit rechtfertigen. Das Tool ist so intuitiv, dass alle Benutzer eigenständig arbeiten können. Neue Mitarbeiter, die aufgrund von Fluktuationen hinzukommen, erlernen das System oft selbst. Nur selten muss ich eingreifen“, fügt sie hinzu.

Zeitersparnis

„Einer der größten Vorteile von PIXID ist die massive Zeitersparnis. Vor der Einführung von PIXID dauerte die Prüfung einer Rechnung 30 bis 40 Minuten, doch jetzt sind es nur noch wenige Minuten. Diese Zeitersparnis wirkt sich auch positiv auf die Kosten aus und schafft zusätzliche Ressourcen, die anderweitig eingesetzt werden können. Im vergangenen Monat haben wir bei 318 VZÄ und 79 Rechnungen 52 Stunden eingespart!“

Bewusstsein für das Volumen

„Ein weiterer Vorteil von PIXID ist, dass es bei denjenigen, die weiter vom direkten Zeitarbeitsmanagement entfernt sind, ein besseres Bewusstsein für das monatliche Volumen der Zeitarbeitskräfte schafft.“

Alles in einem Tool zentralisiert

„Die Kommunikation zwischen unseren Standorten und den Agenturen hat sich deutlich verbessert. Der E-Mail-Verkehr hat sich spürbar verringert, da alle Informationen in PIXID zentral verfügbar sind.“

Sicherheit und Compliance

„Das System bietet volle Kontrolle. Wir wissen sofort, wenn eine Bestellung für Zeitarbeitskräfte aufgegeben wurde, und können etwaige Fehler bei Namen, Daten oder Gehältern schnell korrigieren.“

Dashboard

„Die relevanten Zahlen zu unseren Zeitarbeitskräften, wie Arbeitsstunden oder Gesamtrechnungsbeträge, lassen sich einfach für Berichte extrahieren. Das Dashboard bietet uns vordefinierte Indikatoren, die uns die Berichterstattung erleichtern.“

Reaktionsfähigkeit des PIXID-Teams

„Für eine erfolgreiche Einführung ist es wichtig, die internen Prozesse im Voraus zu strukturieren. Außerdem sollte die Anzahl der Nutzer auf einen Supervisor pro Standort beschränkt werden, um eine optimale Funktionsweise sicherzustellen.“
Frédérique Péterlé fasst zusammen: „Ich schätze PIXID sehr. Die Teams sind stets verfügbar und verstehen unsere Bedürfnisse. Während der Einführung haben wir eng zusammengearbeitet und schnell Fortschritte erzielt. Ich empfehle PIXID daher gerne weiter.“

Kontakt

ÜBER

InVivo ist eine Gruppe landwirtschaftlicher Genossenschaften, die den Agrar- und Ernährungswandel aktiv vorantreibt. Mit einem Umsatz von 12,4 Milliarden Euro in 36 Ländern und insgesamt 14.500 Mitarbeitern, davon 11.000 in Frankreich, ist InVivo einer der führenden Agrarkonzerne Europas. Die Soufflet-Gruppe nutzt PIXID seit über sechs Jahren zur Verwaltung ihrer Zeitarbeitskräfte und wurde 2021 von InVivo übernommen.