Business intelligence nel settore del lavoro temporaneo: come analizzare i dati per ottimizzare l’utilizzo del personale temporaneo?
Viviamo in un mondo di dati che devono essere domati. La business intelligence aiuta tutti i settori di attività a padroneggiare e sfruttare i Big Data, comprese le risorse umane. Nel settore del lavoro interinale, l’analisi dei dati viene spesso utilizzata per ottimizzare i costi. Tuttavia, gli strumenti di business intelligence possono anche dare un contributo significativo al miglioramento dei processi.
Tra il temping 2.0 e le agenzie tradizionali, il punto di equilibrio è senza dubbio il phygital temping, una miscela delle migliori tecniche digitali pur mantenendo l’indispensabile rapporto umano.
Business intelligence e big data
La business intelligence è entrata nel vocabolario professionale contemporaneamente ai big data. Quest’ultimo si riferisce alla capacità odierna di gestire grandi quantità di dati. I big data si misurano in terabyte, ovvero 1.000 miliardi di byte. Di fronte a tali volumi, la business intelligence è venuta in soccorso dei nostri cervelli obsoleti, consentendoci di ordinare, leggere, interpretare e agire sulle grandi quantità di dati raccolti.
La business intelligence si concretizza in strumenti di analisi dei dati che possono essere utilizzati per gestire e misurare l’efficacia di un’azione, in qualsiasi campo: relazioni con i clienti, lancio di nuovi prodotti, campagne di reclutamento.
Il processo di analisi dei dati prevede diverse fasi:
- raccogliere e ordinare i dati giusti,
- analizzare e interpretare ciò che emerge dai dati,
- impostare e monitorare gli indicatori chiave di prestazione (KPI),
- ottimizzare i processi in base a questi KPI.
L’analisi dei dati è utile solo se è seguita da azioni, a loro volta misurate, per entrare in una spirale virtuosa di miglioramento continuo.
Analisi dei dati per la forza lavoro contingente
Applicata al settore del lavoro interinale, la business intelligence offre numerose possibilità: riduzione dei costi, risparmio di tempo, individuazione di aree di miglioramento.
Riduzione dei costi del lavoro temporaneo
Impostando gli indicatori giusti, è facile calcolare ogni costo, sia quello sostenuto dai propri reparti che quello fatturato da un fornitore di servizi esterno. Ad esempio, per un posto di lavoro temporaneo, quante agenzie sono state contattate? Quanto tempo è stato dedicato dalle Risorse Umane alla stesura del contratto di assegnazione e alle discussioni con l’agenzia di lavoro temporaneo? Un altro esempio: per determinare il ritorno sull’investimento (ROI) di un software di gestione del lavoro temporaneo, è necessario identificare con precisione, e con cifre a sostegno, le fasi in cui la sua azione è decisiva.
Gestione dei contingenti più rapida e accurata
L’analisi dei dati ci permette di individuare tutte le fasi del processo di intermediazione, che sappiamo essere molto complesso. Il passo successivo consiste nel recuperare i dati rilevanti, dalla pubblicazione dell’incarico al suo completamento. Questo vi permette di calcolare il vostro tasso di conversione delle risorse umane interinali: quante candidature ricevete per un interinale assunto.
Ma possiamo andare oltre: quanto tempo le Risorse Umane impiegano per un incarico temporaneo di pochi giorni? Come si può ridurre questo tempo, soprattutto grazie alle soluzioni digitali? Come ottimizzare la conoscenza di un lavoratore temporaneo, ad esempio sfruttando un pool in cui i migliori talenti possono facilmente aggiornare la loro disponibilità?
I dati e i KPI devono anche rivelare cosa non funziona: un basso tasso di risposta a un annuncio può significare che non viene pubblicato sul sito giusto. Identificando i punti di attrito in ogni fase, possiamo sviluppare percorsi di ottimizzazione ed elaborare un piano d’azione.
Quali sono i KPI dell’attività temporanea?
Infine, in un mondo di dati enormi, la parte più difficile può essere trovare i dati rilevanti per definire i KPI giusti. Nel settore del lavoro interinale, come altrove, esistono KPI quantitativi, KPI qualitativi e KPI di ottimizzazione.
KPI quantitativi
In termini quantitativi, il lavoro interinale può essere misurato in diversi modi:
- in termini di tempo: durata degli incarichi temporanei, tempi di risposta alle richieste di colloqui o informazioni,
- in denaro: dati di fatturazione (numero, importo, evoluzione),
- in termini numerici: numero di domande ricevute, numero di incarichi temporanei all’anno ed eventuali fluttuazioni stagionali nell’utilizzo di personale temporaneo.
KPI qualitativi
In questo caso, siamo più interessati al numero di richieste non soddisfatte, alle ragioni per cui si ricorre a un lavoratore temporaneo, al tempo dedicato a un singolo incarico (dalla sua definizione alla sua valutazione al termine dell’incarico), alla valutazione della qualità delle fonti o dell’esperienza del candidato e all’onboarding del lavoratore temporaneo. Questo approccio preciso ci consentirà di costruire piani d’azione da parte del cliente, ma anche con i nostri fornitori di servizi, per gestire meglio i rischi e le difficoltà specifiche (normative, HR, finanziarie, operative, ecc.).
KPI per ottimizzare le relazioni con i fornitori nel settore del lavoro interinale
Alcuni KPI sono particolarmente utili per misurare le azioni di ottimizzazione con i fornitori di servizi. Ad esempio, il numero di domande per agenzia di lavoro temporaneo per ogni sito e per ogni qualifica, correlato ai coefficienti proposti, è un dato prezioso quando si negozia un accordo quadro.
Conclusione
Quando le spese intermedie superano i tre milioni di euro l’anno, è fondamentale implementare uno strumento che identifichi automaticamente le eventuali discrepanze e che permetta di risparmiare, in media, tra lo 0,5% e l’1,5% della spesa annuale.
