Contratación temporal más inteligente: qué buscar en una plataforma o portal cliente (VMS)
La contratación temporal sigue siendo esencial en toda Europa y el Reino Unido, ya que ayuda a las organizaciones a gestionar las fluctuaciones en la carga de trabajo, cubrir los picos estacionales y acceder a habilidades especializadas. Sin embargo, el dinámico mercado laboral actual, combinado con una normativa más estricta y el aumento de los costes operativos, exige una forma mucho más eficiente de gestionar a los trabajadores temporales.
Los métodos manuales que implican hojas de cálculo, correos electrónicos y sistemas desconectados son cada vez más insostenibles. Para mantener el ritmo, tanto las agencias de empleo como los empleadores están invirtiendo en plataformas de gestión de proveedores (VMS) que modernizan la gestión de la plantilla temporal.
Por qué la plataforma adecuada marca la diferencia
En este blog, exploramos por qué elegir la plataforma adecuada para la gestión del personal temporal es fundamental para el éxito y destacamos los factores clave que hay que tener en cuenta a la hora de seleccionar una solución.
Para obtener más información sobre este tema, consulte nuestro completo libro blanco al respecto.
Por qué ahora es esencial gestionar el personal temporal de forma digital
Según Eurostat, alrededor del 12 % de la población activa europea, más de 23 millones de personas, tiene un contrato temporal. El Reino Unido sigue patrones similares, y el trabajo temporal desempeña un papel fundamental en sectores como la logística, la sanidad, la construcción y la tecnología.
Sin embargo, los enfoques tradicionales de la contratación temporal suelen implicar:
- Una elevada carga administrativa, lo que ralentiza el tiempo de contratación.
- Una visibilidad limitada de los costes y el rendimiento.
- Mayores riesgos de incumplimiento de normativas como el RGPD y la Directiva sobre los trabajadores cedidos por ETTs (empresas de trabajo temporal)
- Dificultad para ampliar las operaciones de forma eficiente.
Sin la tecnología adecuada, las agencias y las empresas corren el riesgo de sufrir ineficiencias que afectan a los márgenes, la calidad del servicio y la agilidad de la plantilla.
Aquí es donde una plataforma moderna para la gestión del personal temporal, en forma de VMS, marca la diferencia.
¿Qué ofrece una Plataforma de gestión de proveedores (VMS)?
Una plataforma de gestión de proveedores centraliza toda la gestión de los trabajadores temporales y contingentes. Las funciones clave suelen incluir:
- Publicación de solicitudes de empleo a proveedores de personal aprobados.
- Seguimiento de las candidaturas, las colocaciones y los contratos.
- Automatización de las hojas de asistencia, las aprobaciones y la facturación.
- Garantía del cumplimiento de la legislación laboral y el RGPD.
- Analítica en tiempo real sobre la actividad y los costes de la plantilla.
Una plataforma VMS simplifica todas las etapas de la gestión del personal temporal, proporcionando un mejor control, visibilidad y colaboración entre todas las partes.
Para las agencias de selección de personal, en particular las pymes y las empresas especializadas, una plataforma VMS respalda un crecimiento escalable y un servicio al cliente más sólido.
Para los empleadores, significa costes más predecibles, una incorporación más rápida y una mayor garantía de cumplimiento.
Factores clave a tener en cuenta al elegir una plataforma VMS
Seleccionar el sistema de gestión de proveedores adecuado para agencias o equipos internos no es solo una cuestión de características, sino de encontrar una solución que se adapte a sus operaciones actuales y futuras.
- Escalabilidad
El VMS debe adaptarse a su crecimiento. Tanto si gestiona 100 como 10 000 trabajadores temporales, el sistema debe adaptarse fácilmente al aumento del volumen. - Capacidades de integración
La integración perfecta con sus sistemas de nóminas, HRIS, contabilidad o ERP es esencial para evitar la duplicación de datos y automatizar los procesos administrativos. - Cumplimiento normativo y seguridad de los datos
Busque funciones integradas que cumplan con el RGPD, los derechos de los trabajadores temporales y la normativa sobre tiempo de trabajo. La certificación según normas como la ISO 27001 también es una ventaja. - Facilidad de uso para todas las partes interesadas
El sistema debe ser intuitivo no solo para sus equipos internos, sino también para los proveedores de personal y los propios trabajadores temporales. El acceso móvil y los portales fáciles de usar pueden acelerar la adopción. - Informes y análisis
Los paneles de control en tiempo real y los informes personalizados le permiten realizar un seguimiento de los indicadores clave de rendimiento (KPI), prever las necesidades de personal, gestionar los presupuestos y optimizar el rendimiento de los proveedores.
Por qué las agencias más pequeñas y los proveedores especializados también deberían invertir
No solo las grandes multinacionales de selección de personal se benefician de una Plataforma VMS. Las agencias de selección de personal independientes y las pymes pueden obtener un enorme valor añadido:
- Tiempos de respuesta más rápidos a las demandas de los clientes.
- Menores gastos administrativos sin necesidad de grandes equipos de back-office.
- Controles de cumplimiento más estrictos para cumplir con los requisitos normativos con confianza.
- Mayor fidelidad de los clientes gracias a la transparencia de los informes y a la mejora de la prestación de servicios.
La adopción de una solución de software moderna para la gestión de personal temporal permite a las agencias más pequeñas competir en igualdad de condiciones con las grandes empresas, al tiempo que protege los márgenes y abre nuevas oportunidades de crecimiento.
Conclusión
En un mercado laboral cada vez más complejo y competitivo, contar con la plataforma VMS adecuada puede proporcionar a las agencias y a los empleadores la claridad, el control y la agilidad necesarios. Ya sea para escalar operaciones, garantizar el cumplimiento o mejorar la eficiencia, invertir en la tecnología adecuada hoy sentará las bases del éxito de mañana.
