El reto: diseñar una solución VMS superior y neutral para el mercado sueco
Un panorama manual y jurídicamente complejo
Como líder en servicios de RRHH, Randstad External Management (REM) identificó un reto crítico para las empresas suecas: la gestión del trabajo temporal estaba plagada de ineficiencias manuales y de riesgos legales significativos derivados de la complejidad de la legislación laboral y de los convenios colectivos.
Las soluciones existentes en el mercado eran pesadas, no cumplían con la normativa o no ofrecían la imparcialidad necesaria para un verdadero programa neutral de proveedores. El mercado carecía de una solución VMS verdaderamente neutral que ofreciera tanto un sólido cumplimiento normativo como una experiencia de usuario fluida.
REM decidió no limitarse a buscar una solución, sino crearla: un servicio de intermediación de primer nivel que estableciera un nuevo estándar de eficiencia, cumplimiento y confianza en Suecia.
«Vimos que las empresas se veían obligadas a elegir entre eficiencia y cumplimiento, y que los proveedores a menudo se sentían frustrados por sistemas sesgados o demasiado complejos», explica Nina Westerberg. «Nuestra visión era crear un ecosistema sin fricciones en el que los clientes tuvieran total transparencia y todos los proveedores —incluida la propia división de selección de Randstad— operaran en igualdad de condiciones».
La solución: un VMS a medida que funcionó donde otros fracasaron
Selección del socio adecuado
«Nuestro proceso de selección fue intenso», recuerda Nina. « No estábamos simplemente comprando un software, sino la base de toda nuestra propuesta de valor. Necesitábamos una plataforma que pudiera gestionar la complejidad de los convenios colectivos suecos desde el principio».
Tras revisar varias plataformas internacionales, Pixid VMS fue la elección clara. Muchos sistemas estaban sobrecargados con funciones innecesarias que confundían a los usuarios o no se ajustaban a los procesos internos de los clientes. «Otros sistemas parecían soluciones de talla única», señala Nina. «Teníamos que seleccionar las funciones esenciales y eliminar el resto, de lo contrario clientes y proveedores se perderían en la confusión».
Pixid VMS proporcionó la modularidad y el cumplimiento que REM necesitaba, mientras que su enfoque colaborativo aseguró una verdadera asociación.
Implementación: precisión y rapidez
La implementación, dirigida por los gestores de proyectos de REM, fue una demostración de su proceso perfeccionado. «Nuestro segundo cliente estuvo operativo en solo 20 días», recuerda Nina. «Quedaron asombrados. Esa rapidez y precisión es el estándar que aplicamos en todos los proyectos».
Este despliegue rápido y sin problemas no fue solo una cuestión de software. Fue el resultado de la experiencia de REM, combinada con el apoyo práctico y orientado a soluciones del equipo de Pixid, que proporcionó contactos dedicados en lugar de un sistema de tickets anónimos.
Una colaboración que dio lugar a una mejor herramienta
REM no solo implantó Pixid para su servicio de intermediación, sino que lo perfeccionó mediante un diálogo constante con clientes, proveedores y desarrolladores. Cuando los trabajadores temporales tenían dificultades con determinadas funciones o los proveedores solicitaban ajustes en los informes, los cambios se implementaban rápidamente.
«Fue entonces cuando supimos que esto era diferente», destaca Nina. «Otros proveedores (ETTs) tardarían meses en considerar cambios menores. Pixid implementó las mejoras antes de nuestra siguiente llamada semanal. Dejó de ser solo su sistema o el nuestro: pasó a ser una solución conjunta. ».
Resultados: transformar los retos en ventajas competitivas
Eficiencia operativa y escalabilidad
La implantación de Pixid VMS aportó mejoras inmediatas en eficiencia, eliminando procesos manuales que antes ralentizaban al equipo de REM. En particular, la automatización de la gestión de horas trabajadas redujo errores y liberó recursos valiosos.
«Antes, escalar nuestras operaciones habría significado contratar a un gran número de administradores», señala Nina Westerberg. «Ahora gestionamos el doble de volumen con el mismo equipo experto. Por primera vez, el crecimiento no significa automáticamente más gastos generales».
Éxito de los clientes en todos los ámbitos
La flexibilidad y transparencia de Pixid VMS convencieron a clientes de todos los tamaños. Los programas se lanzaron rápidamente, incluso entre equipos que históricamente se mostraban escépticos.
«Lo que más destacó fue la rapidez con la que los clientes se adaptaron», explica Nina. «Normalmente, la implantación implementación de un sistema nuevo genera resistencia, pero con Pixid escuchamos: “¿Esto es todo lo que tenemos que hacer?”».
Aceptación de los proveedores
El diseño intuitivo de la plataforma, personalizado por REM para cada cliente, facilitó la adopción inmediata, incluso entre agencias competidoras. «Algunos proveedores nos han dicho: “Este es el primer VMS que no parece que vaya en nuestra contra”», comenta Nina. «Cuando los proveedores están satisfechos, nuestros clientes acceden a mejores candidatos con mayor rapidez. Todos salen ganando».
Apertura de nuevos mercados
La capacidad de adaptación de Pixid permitió a REM poner servicios neutrales a disposición de empresas medianas, abriendo así nuevos segmentos de mercado que antes estaban desatendidos.
«Ya no somos solo para gigantes», afirma Nina. «Ahora incluso un cliente con 20 interinos puede beneficiarse del mismo nivel de eficiencia y neutralidad que una multinacional».
El futuro: aprovechar el éxito
Ampliar la neutralidad de proveedores
REM quiere sensibilizar a más empresas suecas sobre las ventajas de las soluciones VMS neutrales, especialmente aquellas que dudan debido a la complejidad percibida.
«Muchas empresas siguen pensando que esto solo es válido para grandes volúmenes», observa Nina. «Nuestra misión es mostrarles lo accesible y transformador que puede ser con el socio adecuado».
Mejora continua mediante la colaboración
La colaboración con Pixid sigue siendo dinámica, y ambos equipos están comprometidos con el perfeccionamiento del sistema. Entre las prioridades a corto plazo figuran la mejora de las herramientas de gestión de horas para interinos y la ampliación de las funciones de reporting.
«No es una solución que se configure una vez y se olvide», subraya Nina. «Recogemos constantemente comentarios de clientes, proveedores y nuestros propios equipos. Pixid no solo escucha, sino que actúa. Así es como seguimos subiendo el listón».
