El desafío: gestionar la complejidad del trabajo temporal en un entorno multisede y estacional
Un enfoque descentralizado en 23 sitios
Como principal procesador de carne de Suiza, Micarna buscaba optimizar la gestión de su personal temporal en una red de producción extensa y diversa. Las fluctuaciones estacionales —como los picos de demanda en verano o el aumento de producción de huevos en Pascua— implicaban la incorporación de hasta 500 trabajadores temporales, lo que hacía imprescindible contar con un sistema ágil, centralizado y transparente.
Una red diversa de proveedores de personal temporal
Micarna operaba bajo un modelo descentralizado en el que los responsables de cada centro contrataban directamente a los proveedores de personal, colaborando con aproximadamente 30 agencias distintas. «El proceso temporal era gestionado por cada jefe de línea de forma independiente, lo que generó un panorama de unas 30 agencias en toda Suiza», explica Alexander Lanthemann. «Aunque esto ofrecía flexibilidad local, dificultaba mantener procesos uniformes y una visibilidad centralizada.»
Hacia una mayor coherencia operativa
Este modelo distribuido puso de manifiesto varias áreas de mejora, incluyendo la eficiencia administrativa, la coherencia en el cumplimiento normativo y la supervisión centralizada de los costes y volúmenes. «Reconocimos que algunas relaciones entre los responsables de contratación y ciertas agencias, aunque productivas, podían beneficiarse de una alineación más clara con nuestras directrices corporativas», comenta Lanthemann.
El camino hacia una gestión centralizada
Más allá del cumplimiento normativo, Micarna identificó la necesidad estratégica de estandarizar procesos y establecer una gestión unificada del personal temporal.
El objetivo: disponer de una visión global del gasto y del uso de trabajadores temporales, para facilitar decisiones basadas en datos a nivel corporativo.
La solución: una alianza estratégica para estandarización y control
Implementación de un modelo Master Vendor
Para abordar los retos complejos de su gestión del personal temporal, Micarna decidió implementar un modelo Master Vendor. Teniendo en cuenta las diferentes regiones lingüísticas de Suiza, designó un socio principal para la región germanófona y otro para la francófona. «Teníamos claro que queríamos a un socio con una trayectoria comprobada», explica Lanthemann. «La decisión se basó en la confianza, la capacidad y la experiencia.»
Selección de la solución tecnológica adecuada
Las agencias Master Vendor recomendaron unánimemente Pixid como su plataforma VMS preferida. «Curiosamente, la mayoría de las agencias presentaban su propuesta con Pixid», comenta Lanthemann. La plataforma destacó por su interfaz sencilla para los responsables de contratación y sus potentes funciones de reporting, que ofrecían a Micarna la visibilidad que necesitaba.
Una plataforma neutral que garantiza la transparencia
Uno de los factores clave en la elección de Pixid fue su neutralidad. Como plataforma independiente, garantiza un trato justo a todos los proveedores dentro de la nueva estructura Master Vendor. Esta neutralidad fue esencial para mantener relaciones transparentes con los proveedores de personal temporal mientras Micarna obtenía un control total. «Solicitamos herramientas de BI e indicadores clave que antes no existían», añade Lanthemann. «Preguntamos: ‘¿Puede su sistema hacer esto?’ y Pixid cumplió con todos los requisitos.»
Implementación y adopción: un despliegue estructurado
Liderazgo experto en proyectos
La implantación fue llevada a cabo por un equipo conjunto formado por expertos de Micarna y especialistas de Pixid. «Contamos con un equipo muy experimentado que nos apoyó en todo momento», afirma Lanthemann, destacando la contribución de los coordinadores de proyecto de Pixid y del equipo del socio Master Vendor.
Plataforma intuitiva que impulsa una adopción rápida
Un factor decisivo en el éxito del proyecto fue la facilidad de uso de la plataforma. «Lo que realmente genera confianza es lo fácil que es de usar… Se puede realizar un pedido en uno o dos minutos… Podría enseñar a mi hijo de 12 años a hacerlo y lo lograría en pocos minutos», explica Lanthemann. Esta interfaz intuitiva fue clave para garantizar la adopción entre los aproximadamente 300 responsables de contratación con diferentes niveles de alfabetización digital.
Calendario definido y formación integral
El proyecto se completó en tres meses, con un amplio programa de formación en francés y alemán, adaptado a las regiones lingüísticas suizas. Las sesiones, inicialmente quincenales, pasaron a ser semanales cuando el sistema entró en funcionamiento.
Impulso de la adopción mediante la integración
Otro factor de éxito fue la integración de Pixid en los procesos esenciales de gestión del personal temporal. «Los usuarios debían pasar por Pixid, lo que ayudó enormemente», explica Lanthemann. Esta integración estratégica, junto con la personalización de los permisos de usuario, garantizó una adopción rápida y sostenible en toda la organización.
Resultados y beneficios tangibles: de la carga administrativa a la ventaja estratégica
Operaciones optimizadas y mejoras significativas en eficiencia
La implantación de Pixid VMS ha aportado mejoras operativas notables. Micarna redujo su equipo administrativo dedicado al personal temporal de tres personas a una, lo que representa una reducción del 66 % de la carga administrativa. La automatización de la validación y distribución de horas trabajadas eliminó de tres a cuatro días de trabajo manual al mes y redujo considerablemente los errores de facturación y las correcciones de datos.
Mayor control y cumplimiento normativo
Pixid proporcionó a Micarna una visibilidad y control sin precedentes sobre la gestión del personal temporal. La empresa dispone ahora de seguimiento en tiempo real de los costes y del rendimiento de los proveedores en sus 23 centros. El sistema también realiza el control automático de los requisitos legales, como el cumplimiento del trabajo nocturno, y alerta sobre los trabajadores temporales que superan los periodos de seis meses o un año para revisión obligatoria.
Adopción sostenible y mejora del equilibrio laboral
La plataforma ha sido adoptada por unos 300 responsables de contratación, gracias a la sencillez de su interfaz. Como señala Lanthemann: «Hemos eliminado la presión durante los cierres mensuales. Ahora mi equipo puede tomarse vacaciones incluso en esos periodos, algo antes impensable.» Esta mejora en el equilibrio laboral refleja el cambio estructural impulsado por Pixid.
Conclusión: la transformación digital de Micarna con Pixid
La colaboración con Pixid ha transformado por completo la gestión del personal temporal en Micarna, convirtiendo lo que antes era una carga operativa en una ventaja estratégica. «El sistema nos permite gestionar de forma más eficiente e identificar aspectos que antes no veíamos», resume Lanthemann. La experiencia de Micarna demuestra que invertir en la infraestructura digital adecuada genera beneficios inmediatos, medibles y sostenibles.
