Agencias de empleo temporal: cuando Excel ya no es suficiente…

¿Por qué utilizan Excel las agencias de empleo temporal?

Excel es una herramienta conocida y dominada por la mayoría de los profesionales, independientemente de su sector. Su interfaz intuitiva permite a cualquier usuario, incluso a aquellos con poca formación especializada, crear y gestionar archivos de forma independiente. Esta accesibilidad es una gran ventaja para las agencias de empleo temporal, que a menudo necesitan formar rápidamente a nuevo personal o trabajar con equipos pequeños.

Una de las mayores fortalezas de Excel es su flexibilidad. Una hoja de cálculo de Excel es esencialmente un lienzo en blanco que puede adaptarse para estructurar datos de acuerdo con necesidades específicas. Las agencias pueden diseñar modelos de archivos adecuados para sus operaciones, ya sea para el seguimiento de candidatos, la gestión de asignaciones o la planificación de intervenciones. Cada columna y fila puede ajustarse según sea necesario, y las fórmulas integradas permiten realizar cálculos complejos rápidamente.

Compartir archivos de Excel también es sencillo. Ya sea por correo electrónico, redes internas o soluciones de almacenamiento en línea como Dropbox o Google Drive, los archivos pueden distribuirse rápidamente entre los compañeros. Además, Excel se considera a menudo una solución rentable. A diferencia del software especializado que puede requerir licencias costosas o implementaciones complejas, Excel está incluido en el paquete de Microsoft Office, que muchas empresas ya utilizan. Para las agencias con presupuestos limitados, este aspecto financiero es una ventaja significativa.

¿Por qué ir más allá de Excel?

Aunque Excel es excelente para manejar tareas simples y puntuales, rápidamente se vuelve inadecuado a medida que los procesos se vuelven más complejos y los volúmenes de datos aumentan. Gestionar datos a largo plazo con Excel es un reto. Los cambios constantes y la naturaleza no estandarizada de las hojas de cálculo pueden dificultar el mantenimiento de una estructura coherente. Los datos pueden modificarse, moverse o eliminarse accidentalmente, lo que socava la continuidad y fiabilidad de la información almacenada.

Uno de los principales retos para las agencias de empleo temporal es garantizar la confidencialidad y seguridad de los datos. Los archivos de Excel pueden circular fácilmente sin la protección adecuada, exponiendo la información confidencial a posibles violaciones. En una época en la que el cumplimiento del RGPD es fundamental, confiar únicamente en Excel puede suponer riesgos importantes en términos de fuga de datos y ciberataques.

Además, para que las operaciones sean eficaces es necesario contar con procesos empresariales bien definidos. Esto implica establecer reglas, tareas y automatización claras para agilizar el trabajo diario del personal de la agencia, mejorando la experiencia tanto de los candidatos como de los trabajadores temporales y de los clientes corporativos.

A diferencia de la complejidad de configurar un panel de control en Excel, una plataforma como Pixid VMS también incluirá un paquete completo de Business Intelligence (BI) que le permitirá a usted y a sus clientes ver actualizaciones en tiempo real de los KPI y otros datos en un panel de control fácilmente personalizable a través de una interfaz de usuario (UI) intuitiva.

Por lo tanto, a pesar de sus muchos atributos positivos, Excel no puede competir con soluciones profesionales que están diseñadas específicamente para apoyar las complejas necesidades de colaboración de las agencias de empleo temporal.

¿Cómo pasar a la siguiente fase?

Un sistema de gestión de proveedores (portal cliente / VMS) ofrece una solución integrada para centralizar y estructurar toda la información compartida entre los proveedores de personal y sus clientes. A diferencia de Excel, un VMS robusto está diseñado específicamente para facilitar la colocación y la gestión de candidatos, garantizando que cada paso del proceso sea eficiente, seguro y conforme.

Antes de pasar a un portal cliente (VMS), considere los siguientes pasos:

• Evaluación de necesidades específicas: Identifique los puntos débiles de su sistema de gestión actual. Ya sea el seguimiento de candidatos, la planificación de asignaciones o la supervisión del rendimiento, es esencial identificar estas áreas.
• Definir objetivos: Determine claramente lo que quiere lograr, ya sea una mayor eficiencia operativa, una mejor seguridad de los datos o una mejor colaboración.
• Elegir la plataforma adecuada: Con una gama de plataformas de portal cliente / VMS en el mercado, seleccione una que se ajuste a sus necesidades específicas y se integre perfectamente con las herramientas que ya utiliza.

La perspectiva de Pixid

En la contratación temporal, el éxito depende de un proceso rápido, seguro e interconectado que vincule a los candidatos, las agencias y las empresas clientes. Solo una herramienta profesional diseñada específicamente para este fin, capaz de integrar todos sus procesos de negocio, puede cumplir realmente los objetivos esenciales del sector en materia de seguridad, cumplimiento y eficiencia. Merece la pena cambiar e integrar en sus operaciones una tecnología especializada, como Pixid VMS, ya que mejorará su rendimiento general, aportará importantes beneficios tanto a usted como a sus clientes y proporcionará un excelente retorno de su inversión a medio y largo plazo.​

Nuestra plataforma de personal temporal: Pixid VMS

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