3 Consejos para Controlar los Costes en la Gestión de la Contratación Temporal

Consejo 1: Identificar

El primer paso es comprender el coste real de un trabajador temporal y cómo se calcula. Dado que los trabajadores temporales no son empleados directos de la empresa, no figuran en la nómina, y el pago de la factura de la agencia genera un impacto en el flujo de caja distinto al de los empleados fijos. Además, el proceso de selección llevado a cabo por la agencia alivia la carga de su departamento de RR. HH. Es importante recordar que el trabajo temporal ofrece muchas ventajas más allá de su coste, lo que explica en parte su creciente popularidad.

Empiece por establecer un marco claro de autorización y definir las funciones de cada parte:

¿quién identifica la necesidad?
¿quién define el puesto en detalle?
¿quién contrata al candidato adecuado?
¿quién valida la asignación y verifica el cumplimiento del presupuesto?

Cuanto más claro sea el proceso, menor será el riesgo de sobrecostes. Los ciclos de aprobación cortos, respaldados por una comunicación digital eficaz tanto interna como con las agencias, garantizan que la información precisa se comparta rápidamente.

Además, negociar acuerdos marco con las agencias de empleo puede ayudar a reducir los coeficientes de facturación para reflejar de manera más precisa sus necesidades reales. Durante estas negociaciones, es esencial definir claramente los umbrales para optimizar el gasto. Mantener una reserva de trabajadores temporales fiables y previamente evaluados no solo evita sorpresas, sino que también reduce el tiempo dedicado a la contratación.

Consejo 2: Gestionar

El siguiente paso es gestionar eficazmente los costes de la contratación temporal. La digitalización facilita la comparación de los gastos reales con el presupuesto previsto. Un seguimiento periódico —ya sea mensual o semanal— ayuda a detectar discrepancias y analizar sus causas rápidamente.
Esta supervisión continua ofrece una visión clara del coste por asignación temporal, facilitando las estimaciones presupuestarias, los procesos de prefacturación y la verificación de las condiciones de contratación. Una gestión eficiente de los costes también implica:

• Verificar la exactitud de la facturación.
• Detectar errores de forma inmediata.
• Establecer un sistema de alerta ante cualquier variación.

Con estas medidas, la empresa —o el proveedor de servicios gestionados— puede solicitar de forma ágil explicaciones o verificaciones a la agencia de personal, asegurándose de que el gasto se mantenga dentro del presupuesto.

Consejo 3: Analizar para Mejorar

Una vez finalizadas las asignaciones, las herramientas digitales especializadas en la contratación temporal generan automáticamente informes detallados por sitio, proveedor, cualificación, categoría de nómina y más. Estos informes son esenciales para realizar un análisis en profundidad y obtener una visión global de los gastos en personal temporal, además de permitir un enfoque más detallado cuando sea necesario.

Gracias a las soluciones de inteligencia empresarial (BI), estos informes no solo facilitan el seguimiento del rendimiento de los proveedores, sino que también proporcionan información valiosa para las discusiones internas sobre nuevos puestos o posibles contrataciones permanentes. Con los datos adecuados a mano, podrá optimizar las operaciones y tomar decisiones estratégicas e informadas.

Nuestra Opinión

El control de los costes en la gestión del empleo temporal requiere acceso a datos exhaustivos y la implementación de procesos claros y bien definidos. Las soluciones digitales modernas potencian a sus equipos al automatizar los flujos de trabajo y agilizar las aprobaciones, lo que reduce los costes indirectos al liberar recursos internos.

Descubra cómo la integración de estas herramientas digitales en su estrategia de gestión de personal temporal puede ayudarle a optimizar los costes, manteniendo al mismo tiempo la flexibilidad y capacidad de respuesta que exige el competitivo mercado actual.