Cómo una plataforma de gestión de proveedores VMS mejora el cumplimiento normativo y el control financiero en el trabajo temporal

1. Reducción del riesgo de incumplimiento mediante una supervisión centralizada

La normativa laboral europea es una de las más estrictas del mundo, con obligaciones rigurosas en materia de derechos de los trabajadores, igualdad de trato, privacidad de los datos y cumplimiento de las obligaciones fiscales. Cuando se trabaja con varias agencias de empleo temporal o proveedores autónomos, garantizar el cumplimiento sistemático de estas normas puede resultar abrumador.

Una plataforma VMS ayuda al actuar como una puerta de acceso única y estructurada para todas las actividades relacionadas con el trabajo temporal. Garantiza que:

• Los contratos y los documentos de incorporación estén estandarizados y se almacenen de forma segura y accesible.
• Los trabajadores proporcionados por las agencias se gestionen de forma coherente, con alertas en caso de documentación faltante o caducada.
• Las actualizaciones legislativas (por ejemplo, la Directiva sobre los trabajadores desplazados o el RGPD) se puedan implementar en todo el sistema sin necesidad de actualizaciones manuales en los diferentes proveedores.

Esto no solo minimiza el riesgo de incumplimiento, que podría dar lugar a sanciones legales o daños a la reputación, sino que también facilita considerablemente las auditorías, proporcionando tranquilidad a los equipos de RR. HH., compras y jurídico. Para profundizar en este tema, lea nuestro blog sobre cómo navegar por el cumplimiento normativo europeo en materia de personal.

2. Garantizar la precisión financiera y el control presupuestario

El trabajo temporal puede ofrecer flexibilidad en los costes, pero solo si se gestiona adecuadamente. Sin visibilidad, es fácil que los costes se disparen debido a recargos incontrolados, contrataciones no autorizadas o procesos ineficientes.

Una plataforma VMS proporciona una visión clara y en tiempo real de toda la actividad relacionada con el trabajo temporal, lo que ayuda a las organizaciones a:

• Comparar las tarifas de las agencias para garantizar precios justos y evitar recargos inflados.
• Aprobar las solicitudes y los partes de horas de forma sistemática, basándose en las tarifas y las horas de trabajo acordadas.
• Realizar un seguimiento del gasto por proyecto, departamento o centro de costes, lo que facilita la supervisión de los presupuestos y la previsión de necesidades futuras.

Además, al consolidar todos los datos en un solo sistema, las empresas pueden identificar tendencias, como los puestos que se cubren habitualmente con horas extras o los departamentos que dependen en exceso del trabajo temporal, y tomar las medidas oportunas. Explore estas ideas más a fondo en nuestro blog sobre el control de los costes del trabajo temporal.

3. Auditabilidad y responsabilidad en toda la cadena de suministro

En un mundo en el que la diligencia debida es más importante que nunca, las empresas deben ser capaces de demostrar su responsabilidad en toda la cadena de suministro de su personal. Una plataforma VMS crea un registro transparente y trazable de cada paso del proceso de contratación y gestión.

Esto incluye:

• Quién presentó una solicitud y cuándo.
• Qué proveedores presentaron qué candidatos.
• Cómo se seleccionó, incorporó y pagó a los trabajadores.
• Si los socios de las agencias cumplieron los acuerdos de nivel de servicio o los controles de cumplimiento.

Esta transparencia no solo es útil para la elaboración de informes internos y la gobernanza de las adquisiciones, sino que cada vez es más exigida por las partes interesadas externas, desde los organismos reguladores hasta los inversores y los clientes. Por ejemplo, la Autoridad Laboral Europea ofrece información útil sobre cómo se supervisa el cumplimiento de la normativa sobre la mano de obra transfronteriza en toda la UE.

4. Creación de una cultura de cumplimiento y disciplina en los costes

Aunque una plataforma VMS es una herramienta tecnológica, su valor reside en los comportamientos que fomenta. Al integrar el cumplimiento normativo y el control financiero en los procesos diarios, ayuda a los responsables de contratación, a los equipos de RR. HH. y a los proveedores a adoptar las mejores prácticas de forma predeterminada.

En lugar de depender de correcciones a posteriori, una plataforma VMS crea flujos de trabajo estructurados que evitan los errores desde el principio, ya sea señalando los gastos no aprobados, impidiendo el uso de proveedores incluidos en listas negras, o garantizando que solo se asignen candidatos que cumplan con la normativa.

Reflexiones finales

A medida que el trabajo temporal se vuelve más integral en la estrategia empresarial, la necesidad de una gobernanza jurídica y financiera sólida no hará más que crecer. Una plataforma VMS como Pixid VMS no solo proporciona comodidad operativa, sino también la confianza de que su fuerza laboral externa se gestiona de forma transparente, conforme a la normativa y rentable.

Desde garantizar procesos coherentes en varios países hasta proporcionar a los equipos financieros y de RR. HH. las herramientas necesarias para actuar en función de información en tiempo real, una plataforma VMS bien implementada puede transformar su enfoque del trabajo temporal, convirtiendo el riesgo en control y el coste en valor.