¿Qué es la gestión de la fuerza laboral y cuál es el rol del personal externo?

Gestión de la fuerza laboral: vuelta a lo básico

El concepto de gestión de la fuerza laboral no es nuevo. Surgió en la década de 1980 cuando las empresas buscaban racionalizar los procesos y los ciclos de producción, exigiendo una mejor organización. Hoy en día, en la era digital, la gestión de la fuerza laboral es crucial para estructurar y anticipar las necesidades de personal de manera efectiva, alineándose con los objetivos del empleador, las capacidades del equipo y los requisitos legales.

Una gestión de la fuerza laboral eficaz requiere gestionar múltiples factores simultáneamente:

• Para los departamentos de RR. HH.: gestionar contratos de trabajo, habilidades, objetivos de desarrollo, convenios colectivos, períodos de descanso, cumplimiento y requisitos de horarios variables; complejidades que se multiplican cuando se trata de personal externo, incluidos trabajadores temporales y contratistas.
• Para los gerentes: equilibrar los picos y valles de actividad, la estacionalidad, las vacaciones, la formación y las ausencias (planificadas o no planificadas) para garantizar que los recursos adecuados, permanentes o externos, estén siempre disponibles para cumplir los objetivos.
• Para los trabajadores (internos y externos): adaptarse a las exigencias del trabajo junto con las limitaciones y preferencias personales, buscando flexibilidad y previsibilidad.

En este entorno dinámico, la gestión de la fuerza laboral tiene como objetivo optimizar la planificación del personal, aumentar la productividad, controlar los costes laborales y garantizar que los equipos tengan el tamaño adecuado para ofrecer el mejor servicio posible.

Objetivos y beneficios de una gestión eficaz de la fuerza laboral

Su personal, ya sean empleados fijos o trabajadores externos cualificados, es su activo más valioso. La gestión eficaz de esta plantilla mixta es estratégicamente vital. Le garantiza que dispone del número adecuado de personas con las habilidades adecuadas, disponibles precisamente cuando se necesitan para apoyar sus operaciones y clientes.

Los beneficios de una estrategia sólida de gestión de la fuerza laboral (WFM), que abarca tanto la plantilla interna como la externa, son significativos:

• Mejora de la eficiencia: mejor asignación de todos los recursos de personal disponibles.
• Planificación optimizada: programación y previsión más precisas de las necesidades de mano de obra.
• Mayor agilidad: mayor flexibilidad para responder a las demandas cambiantes mediante la contratación eficiente de personal externo.
• Reducción de costes: evitar la falta o el exceso de personal mediante el dimensionamiento adecuado de los equipos, incluida la optimización del gasto en personal contratado o temporal.
• Mejora del servicio al cliente: garantizar una cobertura de personal suficiente para satisfacer la demanda de forma constante.
• Mejora del bienestar y la satisfacción laboral: una distribución más equitativa de las cargas de trabajo y los turnos puede mejorar la retención y el compromiso en todos los ámbitos.

Cómo las herramientas modernas optimizan la gestión del personal externo

Gestionar una plantilla, especialmente una que incluye personal externo —como trabajadores temporales, autónomos o proveedores de servicios— requiere un esfuerzo considerable. El seguimiento manual de la disponibilidad, la garantía del cumplimiento, la gestión de los proveedores y la facturación de los trabajadores externos pueden desviar a los directivos de tareas estratégicas de mayor valor.

Aquí es donde un sistema de gestión de proveedores (portal cliente) como Pixid VMS resulta esencial. Mientras que los sistemas tradicionales de gestión de la fuerza de trabajo se centran en gran medida en los empleados internos, un VMS se especializa en agilizar las complejidades de su personal externo.

Pixid VMS, diseñado para las necesidades dinámicas del mercado medio europeo y británico, ofrece una solución rápida de implementar y fácil de usar para gestionar eficazmente su personal externo. En lugar de reemplazar sus sistemas internos de RR. HH., se integra o trabaja junto a ellos, proporcionando capacidades cruciales:

• Visibilidad y control: obtenga una visión clara de su personal externo, incluyendo el gasto, el rendimiento de los proveedores y las asignaciones de los trabajadores.
• Eficiencia: automatiza los flujos de trabajo para la solicitud, presentación de candidatos, incorporación, aprobación de hojas de horas y facturación, ahorrando un tiempo administrativo significativo.
• Cumplimiento: ayuda a garantizar el cumplimiento de las leyes laborales y los acuerdos contractuales para trabajadores temporales y contratistas en diferentes regiones.
• Gestión de proveedores: gestiona de manera eficiente las relaciones y contratos con agencias de empleo y otros proveedores laborales.
• Velocidad y agilidad: encuentra e involucra rápidamente a talento externo para satisfacer las demandas fluctuantes, asegurando la continuidad del negocio.

Al utilizar un VMS específico como Pixid VMS, puede gestionar de forma eficaz una parte clave de su fuerza laboral, asegurándose de que dispone de las competencias externas adecuadas cuando las necesita, de forma rentable y conforme a la normativa.

La perspectiva de Pixid

Para una gestión de la plantilla realmente eficaz en el mundo laboral flexible actual, gestionar su personal externo de forma eficiente ya no es opcional, es fundamental. Un VMS o portal cliente como Pixid VMS proporciona las herramientas específicas necesarias para abordar los desafíos únicos de la contratación, captación y gestión de personal temporal y contratistas externos.

Complementa su infraestructura de RR. HH. existente, proporcionando el control, la visibilidad y la eficiencia necesarios para optimizar esta parte vital de su plantilla. Al integrar la gestión del personal externo en su estrategia de WFM más amplia con Pixid VMS, su organización será más ágil, conforme y rentable, y estará preparada para afrontar cualquier reto.