Contexto: una gestión del trabajo temporal bajo presión
Hasta 1.800 ETP interinos durante los picos estacionales
Actor logístico importante en el sector de la cosmética, Deret se enfrenta a picos estacionales exigentes, especialmente durante el periodo de final de año (Black Friday, Navidad). Para responder a estas fuertes variaciones de actividad, el recurso al trabajo temporal es masivo y estratégico. “El recurso al trabajo temporal puede alcanzar los 1.800 ETP en el último trimestre del año,” explica Antoine Accart, Responsable de soluciones funcionales de RRHH.
Renovadas en promedio cada tres semanas, las misiones se adaptan a esta variación y generan un volumen administrativo considerable. “El trabajo temporal es una variable de ajuste estratégica para nosotros. Como prestadores logísticos, tenemos compromisos con nuestros clientes para los cuales debemos estar siempre en condiciones de asegurar un servicio de calidad.”
Una visibilidad limitada a una semana, una reactividad indispensable
La empresa opera con una visibilidad restringida sobre las necesidades de personal, haciendo casi imposible cualquier planificación. Antoine Accart detalla: “La visibilidad se limita a unos pocos días: las solicitudes llegan el miércoles para la semana siguiente. Es la actividad de e-commerce la que impone esta necesidad de reactividad muy fuerte.”
Procesos manuales que consumen mucho tiempo
En Deret, la gestión del trabajo temporal se basaba principalmente en archivos Excel para el seguimiento de los trabajadores temporales y en intercambios por correo electrónico o por teléfono con los managers y las agencias, generando una carga administrativa enorme.
“Antes, era un gran archivo Excel que centralizaba todo. ¡Integraciones de 200 personas el lunes por la mañana eran casi imposibles de gestionar! Íbamos tan con la cabeza agachada que no podíamos tomar perspectiva sobre nuestra dirección del trabajo temporal.” recuerda Antoine Accart.
Retos operacionales y financieros importantes
Esta organización también exponía a la empresa a riesgos jurídicos y financieros significativos. “Debo gestionar casi 10.000 facturas al año. Una factura puede valer 0,13€ como 300.000€. Antes, una persona estaba dedicada a verificar las facturas línea por línea,” explica Antoine Accart.
Objetivos: pasar del tratamiento manual a la valorización estratégica
Ante estos hechos, Deret Logistique se fijó varios objetivos ambiciosos:
- Automatizar integralmente la gestión de los contratos, las necesidades y la facturación
- Reducir la carga administrativa para concentrarse en la dirección estratégica y la relación con las agencias
- Obtener una visión clara y en tiempo real de la actividad temporal
“Queríamos una herramienta para ganar tiempo, para que los equipos fueran menos administrativos y más estratégicos,” comenta Antoine Accart.
Solución e implementación: despliegue rápido de Pixid Grandes Cuentas
Una elección estratégica tras benchmarking
Antes de comprometerse con Pixid Grandes Cuentas, Deret realizó una comparación exhaustiva de las soluciones del mercado. “Miramos varios competidores, pero no nos sedujo la ergonomía,” confiesa Antoine Accart. El conocimiento previo de la solución myPixid, ya utilizada para la desmaterialización de los contratos, facilitó la decisión. “Pixid ya tenía todo nuestro histórico, nuestra base de datos.”
Módulos e integraciones al servicio de la automatización
Deret desplegó el conjunto de módulos Pixid Grandes Cuentas (Necesidades, Pedidos, Contratos, Partes de horas, Facturas y BI), creando una cadena de valor completamente automatizada. La integración con el sistema de gestión de tiempos Kelio y la plataforma de desmaterialización fiscal Esker fue crucial. «Hoy, cuando integro a un trabajador temporal, no necesito hacer nada. Se vincula directamente donde debe estar, con su ciclo horario asignado automáticamente«, celebra Antoine Accart.
Un despliegue exitoso gracias al acompañamiento personalizado
La implementación se apoyó en una organización de proyecto rigurosa, con un jefe de proyecto dedicado del lado de Deret y el acompañamiento experto de un director de proyecto en Pixid. “El acompañamiento fue perfecto. Habíamos puesto los medios internamente y eso dio sus frutos,” testimonia Antoine Accart. La formación de los 150 managers usuarios se concentró en los procesos de negocio más que en la simple manipulación de la herramienta. “Explicamos lo que necesitaban hacer y cómo hacerlo para que funcionara, fue simple.”
Resultados: productividad, control y dirección reforzados
Ganancias de productividad espectaculares
La digitalización del proceso ha liberado a los equipos de RRHH de tareas que consumían mucho tiempo, permitiendo una reasignación estratégica de los recursos. La gestión del trabajo temporal, que requería anteriormente 8 personas, ahora es dirigida por 2,5 ETP. “¡Es realmente impresionante en términos de eficiencia y productividad!,” subraya Antoine Accart. Esta optimización ha permitido reasignar los recursos, antes dedicados a la gestión administrativa, hacia misiones de mayor valor estratégico.
La automatización como palanca de rendimiento
Las 10.000 facturas anuales enviadas por las agencias de trabajo temporal ahora se tratan automáticamente, eliminando así las verificaciones tediosas. “Hoy tengo exportaciones del BI que llegan todas las semanas. Mis contables hacen un copiar-pegar de estos archivos directamente en nuestro servidor y todo se actualiza automáticamente,” explica Antoine Accart.
Una dirección estratégica y reactiva
La plataforma permite un seguimiento en tiempo real de la actividad y del rendimiento de las agencias. “Ahora hago el seguimiento de mis agencias y soy yo quien les transmite la información de la actividad. Puedo desafiarlas todos los meses,” subraya Antoine Accart. Esta visión basada en datos permite recuperar el control sobre la relación con los proveedores siguiendo con precisión las cuotas de mercado.
Indicadores de calidad excepcional
La digitalización completa de la gestión del trabajo temporal ha permitido alcanzar un nivel de excelencia operacional notable. Las cifras hablan por sí solas: anticipación de los pedidos llevada a 2,5 días antes del inicio de la misión, una reactividad de las agencias impresionante con solo 1,97 días para cubrir un puesto, un plazo de firma de los contratos reducido a 1,5 días. La calidad de los contratos roza ahora el 100%, eliminando los errores y los riesgos jurídicos.
“Respetando estos plazos, todo lo demás funciona bien. Cuanto más consigo anticipar las necesidades, más las agencias pueden proponerme candidatos. Se ha convertido en un círculo virtuoso,” explica Antoine Accart. Estos rendimientos son posibles gracias a la implementación de una solución digital, transforman la gestión del trabajo temporal de una carga administrativa en una verdadera palanca de competitividad para la empresa.
Una agilidad operacional recuperada
“Hoy ya no estamos preocupados por las problemáticas administrativas que consumen tiempo. Hemos recuperado completamente el control de nuestra gestión del trabajo temporal,” agrega Antoine Accart. El cumplimiento normativo está asegurado, con acceso a los datos en solo unos minutos para las auditorías o solicitudes internas. “Si tengo una solicitud, en 5 minutos tengo la respuesta. Sé que puedo acceder exactamente a los datos que me solicitan.”
Esta transformación posiciona a Deret en una nueva dinámica: la gestión del trabajo temporal, antes sufrida como una carga operacional, se ha convertido en una verdadera palanca de rendimiento. “Pixid nos ha permitido pasar de una lógica administrativa a una lógica de dirección y de valorización,” constata Antoine Accart.
Perspectivas: hacia una gestión cada vez más proactiva e inteligente
Desarrollar la colaboración mediante los perfiles implantados
El uso aumentado de los perfiles implantados constituye el segundo eje de mejora para acercar todavía más a las agencias y a los managers de campo. “La idea es que los implantados puedan gestionar aún más acciones, como las propuestas de fin de misión o de prolongación,”precisa Antoine Accart, “lo cual es muy simple de implementar en Pixid.”
Anticipar las aportaciones de la inteligencia artificial
Finalmente, Deret sigue con atención la llegada de las funcionalidades de IA que Pixid prevé desplegar. “Estamos bastante contentos y entusiasmados por estas novedades. En el mundo del VMS, que necesita renovarse, la IA nos va a ayudar a ganar en productividad, en visibilidad y en personalización,” concluye Antoine Accart, viendo en esta innovación la promesa de ganancias de eficiencia adicionales.
