Problemática: Una gestión del trabajo temporal dispersa que generaba riesgos e ineficiencias
Gestión descentralizada e ineficiente
Aptar organiza sus operaciones en Francia en torno a 14 delegaciones de producción. La gestión de los trabajadores temporales no estaba regulada por ningún procedimiento a nivel de grupo. «Cada delegación usaba Excel o correos electrónicos para comunicarse con sus empresas de trabajo temporal. Era imposible tener una visión global», señala Olivia Rakototsimba, Responsable de gestión de los SIRH de personal temporal.
Desafíos de RR. HH. y financieros
El volumen elevado, 1.000 trabajadores temporales a jornada completa frente a 3.500 empleados fijos, hacía que la gestión fuera especialmente compleja. «Con 1.000 trabajadores temporales a jornada completa, era imposible hacer seguimiento de los gastos», explica Olivia. «No podíamos verificar la facturación de manera eficaz. Era muy difícil de gestionar.»
Las fluctuaciones estacionales, como las del sector farmacéutico donde los efectivos pueden triplicarse, agravaban aún más estas dificultades. La sobrecarga operativa era evidente: «algunos responsables comunicaban sus necesidades de forma verbal mientras otros lo hacían por correo, sin un marco común», precisa Olivia. Los equipos de RR. HH. perdían un tiempo considerable en coordinaciones manuales, sin posibilidad de generar reportes consolidados para controlar el gasto.
Decisión estratégica
Ante esta situación, la Dirección de RR. HH. de Francia impulsó un proyecto de transformación. La necesidad de estandarización, seguridad en los datos y eficiencia operativa se impuso con un objetivo claro: unificar los procesos en las 14 delegaciones francesas y armonizar las relaciones con las 32 ETT colaboradoras.
Esta decisión marcó el inicio de una renovación integral de la gestión del personal temporal en Aptar, con Pixid como pieza central de esa modernización.
Acciones: Armonización de prácticas con la implementación de Pixid
Fases de despliegue sucesivas
El despliegue de la solución Pixid en Aptar se articuló en varias etapas clave. Ya en 2018-2019, la primera fase permitió establecer la integración con ADP para el registro de horas, un requisito previo fundamental. «El objetivo inicial era crear una base técnica sólida antes de abordar el despliegue funcional», precisa Olivia.
La primera oleada incluyó 3 delegaciones piloto donde se activaron simultáneamente los módulos de RR. HH. y gestión, sentando las bases de una administración unificada. En 2023, las etapas 2 y 3 extendieron la solución a 8 delegaciones adicionales.
Integración de las particularidades locales y gestión del cambio
La implementación supo aprovechar las especificidades locales para construir una solución adaptada. «Cada delegación tiene sus propias particularidades: distintos convenios colectivos o normas de liquidación salarial, lo que requirió configuraciones a medida«, explica Olivia. Esta adaptación precisa terminó reforzando la relevancia del uso de Pixid en todas las delegaciones.
La resistencia al cambio también representó un desafío durante el despliegue: la transición de una gestión manual a un proceso digital exigió un acompañamiento intensivo de los responsables, acostumbrados a sus prácticas anteriores. «Cerca de 300 personas utilizan Pixid a diario. Algunos tenían dificultades para abandonar sus viejos hábitos; fue necesario demostrar el valor añadido paso a paso», reconoce.
Acompañamiento y adopción
Para garantizar la apropiación de la herramienta, Aptar implementó un plan de formación completo. Se organizaron sesiones presenciales y mediante Teams para los responsables, complementadas con materiales en video y manuales de acceso libre. «La interfaz intuitiva de Pixid jugó a nuestro favor, pero sin formación, hasta la mejor herramienta queda inutilizada», subraya Olivia.
Al mismo tiempo, la implementación de una matriz RACI en Aptar permitió clarificar los roles de cada persona. La comunicación de necesidades, antes dispersa, ahora recae sistemáticamente en los responsables a través de Pixid, lo que supone un avance significativo en la estandarización de las prácticas. «Por fin tenemos un lenguaje común en todas nuestras delegaciones«, celebra. «¡La armonización de la gestión del trabajo temporal permite que cada delegación mantenga su autonomía y libertad de operación con las empresas de trabajo temporal !»
Resultados: Unificación, eficiencia y control de la gestión del personal temporal
Mejoras operativas significativas
La implementación de Pixid aportó una trazabilidad reforzada en todos los niveles de gestión del personal temporal. Contratos, facturas y registros de horas están ahora centralizados en un repositorio único, lo que pone fin a los archivos de Excel y a los intercambios dispersos por correo. «Antes perdíamos muchísimo tiempo buscando información. Ahora, todo es accesible con un par de clicks», comenta Olivia.
Mayor cumplimiento normativo y control de costos
La seguridad y fiabilidad de los datos alcanzaron un nuevo nivel con Pixid. Los contratos se archivan electrónicamente y las normas se aplican de forma sistemática, lo que reduce drásticamente los riesgos legales. «Por fin tenemos una trazabilidad perfecta en caso de auditoría», destaca Olivia.
Los reportes consolidados representan otro avance significativo: Aptar dispone ahora de visibilidad en tiempo real sobre sus volúmenes de personal temporal, lo que facilita análisis detallados y tomas de decisiones fundamentadas.
Valoración de los usuarios y perspectivas prometedoras
La herramienta convenció a los usuarios gracias a su intuitividad, incluso entre quienes no tienen perfil técnico. «Hasta nuestros responsables de producción, habitualmente reacios a lo digital, adoptaron Pixid sin dificultad», celebra Olivia.
Las perspectivas de evolución son ambiciosas. Desde enero de 2026, los trabajadores temporales fueron integrados en la herramienta SAP, lo que permite ahora generar reportes globales que combinan personal temporal y fijo. Se estudia el despliegue de Pixid a nivel internacional, aunque por el momento está en pausa dado el elevado número de proyectos de actualización de herramientas en curso en Aptar. Asi mismo, la optimización del módulo de gestión, especialmente mediante la automatización de las reglas de liquidación salarial, permitirá aprovechar el 100% del potencial de Pixid. «Ya hemos avanzado mucho, pero apenas estamos al inicio de nuestra transformación», concluye con entusiasmo.
