Desafío
Asegurar los procesos y reducir los costes relacionados con el trabajo temporal.
Frédérique Péterlé, Controladora de Gestión Social, ha gestionado el trabajo temporal y la administración de Pixid desde 2020. InVivo gestiona unos 290 ETC (equivalentes a tiempo completo) mensualmente con Pixid en tres entidades: “casi el total de nuestros trabajadores temporales son delegados en sitios industriales, de producción, de mantenimiento” explica Frédérique.
El grupo buscaba mejorar la gestión de trabajo temporal y reducir gastos, ya que la gestión diaria se volvía compleja. Antes de implantar una herramienta, se definieron claramente los procesos:
«Nuestro supervisor de trabajo temporal se encargó de definir procesos claros, de identificar a las partes interesadas y planificar la capacitación, especialmente en materia de legislación.»
Una vez el proceso puesto en marcha, la última etapa era la búsqueda de una herramienta que permitiera desmaterializar el proceso de gestión de trabajadores temporales.
Elegir la herramienta ideal
«Hubo una licitación. Mi colega, supervisor de personal temporal, y el director de compras se reunieron con cuatro proveedores, incluido Pixid.
Pixid destacó por su conocimiento de la legislación sobre trabajadores eventuales y su enfoque profesional. La herramienta ofrecía flexibilidad y características relevantes, y la oferta económica era competitiva. Además, Pixid no está afiliada a ninguna agencia de empleo, lo que nos permite no depender de un único proveedor. Actualmente, tenemos nueve proveedores conectados.»
Implementación: Procedimiento y Ventajas
Tres fases de implementación
La solución Pixid incluyó módulos para solicitudes de empleo, asignaciones contratos, facturación, inteligencia empresarial y autoadministración. El despliegue se realizó en tres fases en los centros con mayor uso de mano de obra temporal:
- Sector de panadería, pastelería y repostería
«Primero nos centramos en el sector de panadería, bollería y pastelería (BVP), que abarca 13 centros industriales de Neuhauser. Con 370 ETC mensuales en 2018, este sector representaba el 60% de nuestros gastos en mano de trabajo temporal.”
Bien planteado, este primer despliegue va muy bien: “nuestros contactos en Pixid son eficaces, receptivos y atentos”, añade Frédérique Péterlé. - Sector de la molinería
El segundo sitio fue Molinería, con un volumen de 42 ETC mensuales en 2021 para 13 sitios.
«Este sitio fue el segundo mayor usuario de mano de obra temporal, con un 11%. El despliegue fue muy esperado por los usuarios, quienes, basándose en los comentarios de sus colegas del sector BVP, sabían que Pixid les haría la vida más fácil.» - CSP J.Soufflet
«El tercer despliegue está en marcha en las instalaciones de CSP J.Soufflet. “Decidimos implementarlo por departamento, comenzando con el de contabilidad de nóminas, el mayor usuario de mano de obra eventual.»
Pixid e InVivo: 35 usuarios diarios
Pixid es utilizado diariamente por 35 usuarios, principalmente responsables de centros y un supervisor de trabajo temporal por cada centro. El supervisor gestiona todo el proceso: realiza las solicitudes a las empresas de trabajo temporal, recibe y registra los contratos firmados, supervisa el registro de horas y valida gradualmente las hojas de horas antes de aprobar las facturas. El jefe de centro valida el pago, asegurando el cumplimiento del presupuesto.
En el segundo centro, el proceso es ligeramente diferente. Los responsables solicitan personal en Pixid, y el jefe de centro valida. Los gestores firman el contrato, registran las horas, aprueban las facturas y generan la orden de pago.
«Es una tarea diaria para los pedidos y semanal para registrar horas y facturas. Como Controladora de Gestión Social, me aseguro del buen uso de Pixid, coordinando con los referentes administrativos y las empresas de trabajo temporal. Verifico la calidad de los documentos en Pixid. Al principio del despliegue, ayudo activamente a los usuarios a familiarizarse con la herramienta,» explica Frédérique Péterlé.
Resultados
Un cambio cultural positivo
Aunque inicialmente hubo reticencias, todo encajó rápidamente. Al principio, la solución parecía complicada, pero una vez familiarizados, los usuarios descubrieron que facilitaba su trabajo:
«No más gestión en papel, las facturas son precisas y podemos identificar contratos o facturas faltantes. El marco rígido fue beneficioso, ya que garantiza que todo funcione bien y podamos corregir errores.»
Este cambio cultural se ha consolidado:
«Tras 5 años de uso, Pixid se ha convertido en algo natural. Conocemos nuestros gastos y podemos justificarlos fácilmente. La herramienta es intuitiva y todo el mundo es autónomo. A menudo hablo con centros que han tenido muchos cambios en las normas de remuneración (tablas salariales, dietas cantidad de cestas de comida , etc.), y siempre dicen: ‘Menos mal que tenemos Pixid’. Además, se crean regularmente nuevos usuarios por salidas y llegadas, ¡y se forman solos! Rara vez tengo que intervenir,» señala Frédérique Péterlé.
Ahorro de tiempo
«Una de las mayores ventajas de la herramienta es el ahorro de tiempo en la administración. Antes de Pixid, la verificación de facturas tomaba de 30 a 40 minutos. Ahora, sólo toma unos minutos. Este ahorro de tiempo reduce costes y libera recursos. El mes pasado, para 318 ETC y 79 facturas, ¡se ahorraron 52 horas!»
Conciencia del volumen
«Pixid también hace que quienes utilizan la mano de obra eventual, aunque distantes de su gestión, sean conscientes del impacto que tiene mensualmente.»
Todo centralizado en una herramienta
«La comunicación entre nuestras sedes y agencias es más fluida. Hay menos correos electrónicos, y ya no perseguimos información, ¡todo está centralizado!»
Seguridad y conformidad
«Sabemos si se ha hecho un pedido, no hay errores en nombres, fechas o salarios, y si los hay, sabemos cómo corregirlos.»
Panel de control
«Las cifras relacionadas con el personal eventual son fáciles de extraer para informes: horas, total facturado, por motivo. Es práctico para reportar gastos. Todos tienen acceso a un cuadro de mando con indicadores predefinidos.»
Capacidad de respuesta y disponibilidad del equipo Pixid
«Para un despliegue exitoso, es clave estructurar los procesos antes de implementar una herramienta de gestión. Limitar los usuarios a un supervisor por centro asegura un funcionamiento óptimo.»
Frédérique Péterlé concluye:
«Me encanta Pixid. Los equipos son receptivos y comprenden nuestras necesidades. Durante los despliegues, están siempre disponibles. Hablamos abiertamente, lo que nos permite avanzar rápido. Sé que trabajar con Pixid es un privilegio. Recomiendo la solución, y otros sectores del grupo están interesados.»