El reto: centralizar y estandarizar la gestión del trabajo temporal
Los primeros contactos entre L’Oréal y Pixid datan de 2010, cuando L’Oréal lanzó una licitación para dotarse de una herramienta que facilitara la gestión de su actividad de empleo temporal. Una auditoría inicial en un centro de la región de Oise permitió identificar y analizar con precisión las necesidades específicas del grupo.
En aquel momento, la gestión del trabajo temporal era dispersa y poco estandarizada entre los distintos centros. Era necesario centralizar la actividad para obtener una visión integral del ciclo del personal temporal. Al figurar este tipo de contratación en los datos públicos de la empresa, también era fundamental contar con un seguimiento unificado. Además, como gran grupo, L’Oréal debía mitigar los riesgos legales garantizando el cumplimiento riguroso de la normativa laboral (respeto de los periodos de carencia, número de renovaciones, flexibilidad, etc.).
«L’Oréal necesitaba herramientas para pilotar la actividad de trabajo temporal. Por eso se tomó la decisión de centralizar la gestión de las herramientas digitales dentro del servicio de HR tech. Se buscaba reunir todas las etapas en una única plataforma para obtener una visión global del recorrido de los trabajadores temporales y asegurar la fiabilidad de los datos que aparecen en los informes oficiales», explica Angélique Marais.
El enfoque: una implantación progresiva y estructurada
Una amplia implantación para un uso optimizado
L’Oréal eligió finalmente la solución Pixid, convencida por su adecuación y por la calidad del acompañamiento. En 2012, y en solo unos meses, la herramienta se implantó por primera vez en el grupo.
Desde entonces, se han desarrollado numerosos proyectos y ampliaciones de alcance, estructurando la gestión del empleo temporal y mejorando la eficiencia administrativa del área de Recursos Humanos, en el marco de una estrategia de mejora continua.
«El despliegue se realizó por etapas. Al principio, los centros usaban Pixid para gestionar pedidos y contratos. Más adelante, otros centros más avanzados integraron también la gestión de RA (Registros de Actividad) y RCV (Registros de Actividad Valorizados por el Cliente). Poco a poco, hemos añadido nuevas funcionalidades, tanto en respuesta a necesidades internas como para aprovechar al máximo el software», añade Angélique Marais.
Actualmente, Pixid está implantado en 16 centros de L’Oréal en Francia, en áreas tan diversas como marketing, producción, calidad o servicios de alimentación. Lo utilizan a diario 254 personas, tanto en equipos de RR. HH. centrales como entre los responsables de cada sitio.
La empresa utiliza todos los módulos de la solución: módulos de RR. HH. (gestión de necesidades, recepción de candidaturas, pedidos a proveedores), módulo de gestión (registros de horas y facturación), Business Intelligence para informes y la tecnología SSO (single sign-on) que simplifica el acceso de los usuarios.
Una reorganización interna dedicada al trabajo temporal, apoyada por Pixid
En 2022, L’Oréal creó la unidad «BEST», con un equipo operativo de 19 personas, presente en fábricas, centros logísticos y en la sede central en Francia. Este servicio, dedicado exclusivamente al trabajo temporal, se apoya plenamente en Pixid como núcleo de su operativa.
«Hoy gestionamos en Pixid todas las etapas, desde la solicitud inicial hasta la facturación. Esto nos permite tener una visión completa de cada trabajador temporal desde que inicia su misión en L’Oréal», explica Angélique Marais.
El equipo BEST, junto con HR Tech, gestiona la configuración, despliegue y ajustes de la plataforma. Aunque Pixid es una herramienta muy rica en funcionalidades (creación de nuevos SIRET, formación, comunicación con proveedores…), el equipo la maneja con total dominio. Además, utilizan un sistema de tickets para proponer evoluciones, contribuyendo así a la mejora continua de la solución, tanto en aspectos operativos como técnicos.
Nuevas integraciones para un mayor rendimiento
Uno de los últimos proyectos ha sido la integración entre Pixid y la herramienta de gestión de tiempos Horoquartz, permitiendo el seguimiento detallado de las horas trabajadas por el personal temporal en la entidad CAP (Usines L’Oréal Cosmétique Active Production), que agrupa marcas como Vichy y La Roche Posay.
«La implementación fue fluida gracias a una preparación exhaustiva. Los centros implicados elaboraron un pliego de condiciones detallado y contamos con un acompañamiento constante del jefe de proyecto. El soporte de Pixid y la experiencia de sus equipos nos ayudaron a resolver con facilidad las pequeñas incidencias técnicas».
Resultados: más rendimiento y autonomía
Una confianza mutua consolidada
El éxito del proyecto se debe al trabajo conjunto de los equipos de L’Oréal y Pixid. El seguimiento personalizado y las capacitaciones han garantizado una implementación eficaz.
«Las formaciones impartidas por Pixid siempre son de alta calidad. Todas las dudas se resuelven y la herramienta se difunde bien internamente», afirma Angélique Marais.
Destaca también la facilidad de uso de Pixid, una ventaja clave para fomentar su adopción:
«Es una solución muy accesible y fácil de entender porque todo está bien explicado. Desde el departamento legal respalda la implementación y nosotros también reforzamos los mensajes clave. Esto nos permite lograr la adhesión de todos los centros».
Usuarios satisfechos y autónomos
La herramienta ha sido bien recibida por los responsables en oficinas y plantas de producción:
«La plataforma es intuitiva y muy fácil de usar, válida tanto para operarios como para directivos. Los usuarios están satisfechos y son completamente autónomos: incluso capacitan a los nuevos empleados.» añade Angélique Marais.
Una colaboración orientada al rendimiento
Antes, la gestión del trabajo temporal estaba repartida entre muchos colaboradores y carecía de estandarización, lo que generaba confusión. Hoy, todo el proceso está centralizado y estructurado a través de Pixid.
«¡La facturación es ahora mucho más fiable! Lo comprobamos gracias a los informes internos generados a partir de datos de Pixid. Antes, este tipo de seguimiento era imposible».
«La mayoría de los equipos se han dado cuenta de las ventajas de disponer de informes fiables para gestionar mejor tanto el personal como los costes del trabajo temporal. Ahora los contratos están bien asignados al centro de costes correcto, debidamente firmados y centralizados, y los RCV se publican, lo que confirma que el proceso funciona.»
«Queríamos desplegar Pixid de forma amplia para explotar al máximo sus completas funcionalidades. Hoy, la plataforma nos satisface plenamente. El resultado ha sido altamente positivo».
