Vygon

Estamos totalmente satisfechos con PIXID. Los equipos están siempre disponibles y son reactivos. La herramienta es fácil de utilizar y responde plenamente a las necesidades de todas nuestras delegaciones. Nos permite gestionar el personal temporal de principio a fin y no nos plantearíamos volver atrás.

Karine COTTE

Directora de RRHH

VYGON gestiona un gran volumen de trabajadores temporales, lo que representa una carga de gestión de 0,5 ETC al año en los equipos de Recursos Humanos, esto genera retrasos en la validación de facturas.

Ahorro de tiempo de ½ ETC al año en el departamento de RRHH, centralización de procesos de trabajo temporal en 9 centros nacionales, aumento de la productividad con una reducción del 90% de llamadas a agencias.

Reto: mejorar la productividad y la eficiencia

VYGON gestiona un gran volumen de trabajadores temporales, lo que supone más de 800 horas de trabajo anual para los equipos de RRHH y provoca retrasos en la validación de facturas.

«Nuestro centro industrial cuenta con casi 200 empleados. Durante el Covid-19 gestionábamos 60 trabajadores temporales por semana, y ahora entre 30 y 40. Dos personas se encargan de este volumen, lo que representa una carga de trabajo de 0,5 ETC al año. Esto genera retrasos en la validación de facturas debido a los controles exhaustivos», explica Karine Cotte, responsable de RRHH de SIPV. «Necesitábamos una herramienta que centralizara todo, desde las solicitudes de personal temporal hasta la facturación, para ahorrar tiempo y mejorar la eficiencia del proceso. También debíamos cubrir todas nuestras sedes en Francia.»

Elegir una herramienta independiente

Se evaluaron diversos proveedores, incluidas las ETT que ofrecían sus propios productos internos: «No queríamos estar vinculados a una agencia de trabajo para este tipo de herramienta. Necesitábamos una solución independiente de gestión de personal eventual, capaz de generar informes a nivel nacional.»

Proyecto adaptado y soporte personalizado 

El despliegue se realizó en todas las sedes francesas en un período de siete meses. Karine Cotte gestionó el proyecto a nivel nacional y en su propia sede. Se desplegó en nueve ubicaciones clave, que incluyen la sede, fábricas y un centro logístico. Cada  delegaciones gestiona de forma autónoma su personal temporal, con la plataforma ajustada a las necesidades específicas de cada ubicación.

«El despliegue se llevó a cabo sin problemas y Pixid fue de gran ayuda. Nuestro jefe de proyecto estuvo siempre atento y nos ofreció un excelente servicio de atención al cliente. Todo funciona perfectamente y estamos completamente al día. Apenas hemos tenido tickets de soporte y la documentación está actualizada.»

Fases del despliegue: 

Comunicación fluida con los proveedores e internamente

VYGON garantizó una comunicación proactiva con las agencias de trabajo temporal: «Enviamos cartas a las agencias informándoles del cambio a Pixid, para que estuvieran preparadas. También les enviamos un enlace para autoformarse.» Además, Pixid organizó reuniones con todos los proveedores de personal para explicarles nuestras necesidades, objetivos y plazos, garantizando así una transición sin problemas durante la primera semana de despliegue», explica Karine Cotte.

Internamente, los equipos se movilizaron: El equipo de RRHH fue proactivo y convencido de los beneficios del sistema. Se organizaron talleres sobre el proceso de nóminas, una jornada de formación para los directivos, y se distribuyó material de apoyo y guías de uso. «Todo el mundo entendió el sistema y sus ventajas. No hubo errores, y Pixid nos brindó un excelente apoyo, con nuestros empleados de VYGON totalmente comprometidos», añade Karine Cotte.

Pixid: gestión integral del personal temporal

Toda la gestión del personal temporal está ahora centralizada con PIXID en nueve delegaciones, con 55 usuarios que manejan un volumen medio de 70 a 80 ETC mensuales. Se utilizan todos los módulos: requisiciones, solicitudes, contratos, seguimiento de asignaciones, gestión de recursos, generación de informes de actividad y uso de la aplicación MyPIXID.
Cada delegación gestiona sus solicitudes de personal y el proceso de validación: desde la solicitud a las ETT hasta la gestión del proceso completo en cada delegación. Contabilidad accede a las facturas validadas para el pago y la entrada en ERP.

Flexibilidad en la configuración

«Operamos en plantas de producción, por lo que los perfiles más buscados son manipuladores almacenistas y operarios controladores de línea. Tenemos 26 modelos de contrato y distintos beneficios según el centro: pluses por turnos, vales de comida o ayudas al transporte, primas de equipo, equipos de fin de semana, primas nocturnas y vales de despensa en algunos centros, pero no en otros. No estamos sujetos a los mismos convenios colectivos, pero todas estas particularidades se han configurado en PIXID. La solución es lo suficientemente flexible», explica Karine Cotte. 

Resultados

Opinión positiva de los usuarios: Los directivos valoran la autonomía que les otorga PIXID, ya que pueden centralizar mejor sus datos y trabajar con más independencia. Aunque algunos todavía utilizan Excel junto con PIXID, siguen teniendo buena visibilidad y control sobre sus asignaciones.

Ahorro de tiempo en RRHH: PIXID proporciona un ahorro significativo de tiempo, equivalente al 50% de un ETC al año. «Ahora dedico medio día a la semana a validar facturas, lo que es impresionante», afirma Océane Sueur, responsable de RRHH de SIPV. El contacto con las agencias se ha reducido un 90%, tanto en llamadas como en correos electrónicos. Aun así, seguimos recibiendo la información necesaria de manera eficiente.

En Contabilidad, el uso de PIXID ha mejorado notablemente el proceso: «Nuestro contable, una vez familiarizado con la herramienta, maneja sin problemas la recuperación y validación de facturas. Ya no hay quejas, lo que ha sido un gran alivio», destaca Océane.

Se acabaron los retrasos en la validación de facturas

«Océane y yo gestionamos 210 contratos fijos y temporales y entre 30 y 40 trabajadores temporales cada semana», explica Karine Cotte. «Antes teníamos retrasos en la validación de facturas debido al control manual y las firmas. Con PIXID, ya no tenemos esos problemas; validamos semanalmente sin recordatorios por parte de contabilidad», añade Océane.

Interfaz intuitiva y fácil de usar

«PIXID nos ha permitido enfocarnos en otras actividades de RRHH, y la satisfacción de los empleados con el sistema es generalizada. La interfaz es intuitiva y fácil de usar, lo que facilita su adopción. Incluso los directivos sin formación previa pueden navegar por el sistema sin problemas.»
Karine Cotte concluye: «Estamos totalmente satisfechos con PIXID. La herramienta está centralizada, es fácil de usar y satisface las necesidades de todas nuestras delegaciones en Francia. Nos ha permitido gestionar el personal temporal con mayor eficiencia. No nos plantearíamos volver atrás.»

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Acerca

The El GRUPO VYGON, con sede en Francia, diseña, produce y comercializa productos sanitarios estériles de un solo uso. Fundado en 1962 por Pierre SIMONET, que registró 183 patentes, el grupo atiende actualmente a 4.000 clientes. VYGON está presente en 120 países de los cinco continentes: Europa, Norteamérica, Sudamérica, Oriente Medio y Asia.

Sesenta años después de su creación, cuenta con 27 filiales, 11 centros de producción (ocho en Europa) y 2.622 empleados, que fabrican cerca de 210 millones de productos sanitarios al año, generando una facturación de 386 millones de euros. VYGON gestiona ahora su personal temporal con PIXID en toda Francia.

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