Reto: mejorar la productividad y la eficiencia
VYGON gestiona un gran volumen de trabajadores temporales, lo que supone más de 800 horas de trabajo anual para los equipos de RRHH y provoca retrasos en la validación de facturas.
«Nuestro centro industrial cuenta con casi 200 empleados. Durante el Covid-19 gestionábamos 60 trabajadores temporales por semana, y ahora entre 30 y 40. Dos personas se encargan de este volumen, lo que representa una carga de trabajo de 0,5 ETC al año. Esto genera retrasos en la validación de facturas debido a los controles exhaustivos», explica Karine Cotte, responsable de RRHH de SIPV. «Necesitábamos una herramienta que centralizara todo, desde las solicitudes de personal temporal hasta la facturación, para ahorrar tiempo y mejorar la eficiencia del proceso. También debíamos cubrir todas nuestras sedes en Francia.»
Elegir una herramienta independiente
Se evaluaron diversos proveedores, incluidas las ETT que ofrecían sus propios productos internos: «No queríamos estar vinculados a una agencia de trabajo para este tipo de herramienta. Necesitábamos una solución independiente de gestión de personal eventual, capaz de generar informes a nivel nacional.»
Proyecto adaptado y soporte personalizado
El despliegue se realizó en todas las sedes francesas en un período de siete meses. Karine Cotte gestionó el proyecto a nivel nacional y en su propia sede. Se desplegó en nueve ubicaciones clave, que incluyen la sede, fábricas y un centro logístico. Cada delegaciones gestiona de forma autónoma su personal temporal, con la plataforma ajustada a las necesidades específicas de cada ubicación.
«El despliegue se llevó a cabo sin problemas y Pixid fue de gran ayuda. Nuestro jefe de proyecto estuvo siempre atento y nos ofreció un excelente servicio de atención al cliente. Todo funciona perfectamente y estamos completamente al día. Apenas hemos tenido tickets de soporte y la documentación está actualizada.»
Fases del despliegue:
Comunicación fluida con los proveedores e internamente
VYGON garantizó una comunicación proactiva con las agencias de trabajo temporal: «Enviamos cartas a las agencias informándoles del cambio a Pixid, para que estuvieran preparadas. También les enviamos un enlace para autoformarse.» Además, Pixid organizó reuniones con todos los proveedores de personal para explicarles nuestras necesidades, objetivos y plazos, garantizando así una transición sin problemas durante la primera semana de despliegue», explica Karine Cotte.
Internamente, los equipos se movilizaron: El equipo de RRHH fue proactivo y convencido de los beneficios del sistema. Se organizaron talleres sobre el proceso de nóminas, una jornada de formación para los directivos, y se distribuyó material de apoyo y guías de uso. «Todo el mundo entendió el sistema y sus ventajas. No hubo errores, y Pixid nos brindó un excelente apoyo, con nuestros empleados de VYGON totalmente comprometidos», añade Karine Cotte.
Pixid: gestión integral del personal temporal
Toda la gestión del personal temporal está ahora centralizada con PIXID en nueve delegaciones, con 55 usuarios que manejan un volumen medio de 70 a 80 ETC mensuales. Se utilizan todos los módulos: requisiciones, solicitudes, contratos, seguimiento de asignaciones, gestión de recursos, generación de informes de actividad y uso de la aplicación MyPIXID.
Cada delegación gestiona sus solicitudes de personal y el proceso de validación: desde la solicitud a las ETT hasta la gestión del proceso completo en cada delegación. Contabilidad accede a las facturas validadas para el pago y la entrada en ERP.
Flexibilidad en la configuración
«Operamos en plantas de producción, por lo que los perfiles más buscados son manipuladores almacenistas y operarios controladores de línea. Tenemos 26 modelos de contrato y distintos beneficios según el centro: pluses por turnos, vales de comida o ayudas al transporte, primas de equipo, equipos de fin de semana, primas nocturnas y vales de despensa en algunos centros, pero no en otros. No estamos sujetos a los mismos convenios colectivos, pero todas estas particularidades se han configurado en PIXID. La solución es lo suficientemente flexible», explica Karine Cotte.
Resultados
Opinión positiva de los usuarios: Los directivos valoran la autonomía que les otorga PIXID, ya que pueden centralizar mejor sus datos y trabajar con más independencia. Aunque algunos todavía utilizan Excel junto con PIXID, siguen teniendo buena visibilidad y control sobre sus asignaciones.
Ahorro de tiempo en RRHH: PIXID proporciona un ahorro significativo de tiempo, equivalente al 50% de un ETC al año. «Ahora dedico medio día a la semana a validar facturas, lo que es impresionante», afirma Océane Sueur, responsable de RRHH de SIPV. El contacto con las agencias se ha reducido un 90%, tanto en llamadas como en correos electrónicos. Aun así, seguimos recibiendo la información necesaria de manera eficiente.
En Contabilidad, el uso de PIXID ha mejorado notablemente el proceso: «Nuestro contable, una vez familiarizado con la herramienta, maneja sin problemas la recuperación y validación de facturas. Ya no hay quejas, lo que ha sido un gran alivio», destaca Océane.
Se acabaron los retrasos en la validación de facturas
«Océane y yo gestionamos 210 contratos fijos y temporales y entre 30 y 40 trabajadores temporales cada semana», explica Karine Cotte. «Antes teníamos retrasos en la validación de facturas debido al control manual y las firmas. Con PIXID, ya no tenemos esos problemas; validamos semanalmente sin recordatorios por parte de contabilidad», añade Océane.
Interfaz intuitiva y fácil de usar
«PIXID nos ha permitido enfocarnos en otras actividades de RRHH, y la satisfacción de los empleados con el sistema es generalizada. La interfaz es intuitiva y fácil de usar, lo que facilita su adopción. Incluso los directivos sin formación previa pueden navegar por el sistema sin problemas.»
Karine Cotte concluye: «Estamos totalmente satisfechos con PIXID. La herramienta está centralizada, es fácil de usar y satisface las necesidades de todas nuestras delegaciones en Francia. Nos ha permitido gestionar el personal temporal con mayor eficiencia. No nos plantearíamos volver atrás.»