De uitdaging
Processen borgen en kosten verlagen rond het tijdelijk personeel.
Frédérique Péterlé, Social Management Controller, beheert het contingent personeelsbestand en de PIXID-administratie sinds 2020. Momenteel verwerkt InVivo maandelijks ongeveer 290 FTE’s (Full-Time Equivalents) met PIXID over drie entiteiten:
“Bijna al ons tijdelijk personeel wordt ingezet op industriële locaties voor productie, onderhoud en instandhouding”, legt ze uit.
De groep wilde kosten verlagen en het complexe dagelijkse beheer vereenvoudigen. Voordat een managementtool werd geïmplementeerd, moesten de processen duidelijk worden gedefinieerd.
“Onze Contingent Workforce Supervisor was verantwoordelijk voor het definiëren van duidelijke processen, het identificeren van belanghebbenden en het plannen van trainingen, met name over wetgeving.”
Toen deze processen er eenmaal waren, was de laatste stap het vinden van een tool om het beheerproces van het contingent personeel te digitaliseren.
De ideale tool kiezen
“Er was een aanbesteding. Mijn collega, die de contingent workforce supervisor was, en de inkoopmanager spraken met vier aanbieders, waaronder PIXID. Tijdens de gesprekken viel PIXID op en werd geselecteerd. PIXID had het beste inzicht in de wetgeving voor contingent personeel en een professionele aanpak. De tool bood flexibiliteit en relevante functies. De financiële offerte was concurrerend en het echte voordeel was dat PIXID niet verbonden is aan een uitzendbureau. Hierdoor zijn we niet afhankelijk van één leverancier. Momenteel zijn negen leveranciers met ons verbonden op het platform.”
Implementatiefasen en voordelen
Drie implementatiefasen
Er werd gekozen voor de PIXID-oplossing met een compleet pakket inclusief modules voor aanvragen, sollicitaties, contracten, facturatie, business intelligence en zelfbeheer. De implementatie werd in drie fasen uitgevoerd op locaties met het hoogste gebruik van uitzendkrachten:
- Sector Bakkerij, Banketbakkerij en Patisserie
“We begonnen met de bakkerij-, banket- en patisseriesector (BVP), die 13 Neuhauser vestigingen omvatten. Met 370 FTE’s per maand in 2018 vertegenwoordigde deze sector 60% van onze uitgaven voor contingent personeel.” - Sector Milling
De tweede locatie was Milling, een kleinere structuur met 42 FTE’s maandelijks in 2021 voor 13 sites. “Deze site was de op één na grootste gebruiker van contingent personeel (11%). Op basis van de feedback van hun bakkerijcollega’s wisten gebruikers dat PIXID hun leven zou vergemakkelijken.” - CSP J.Soufflet Site
“De derde implementatie is aan de gang voor het CSP-gebouw van J.Soufflet. We kozen voor implementatie per afdeling, te beginnen met de salarisadministratie, de grootste gebruiker van contingent personeel.”
35 dagelijkse gebruikers
Vandaag gebruiken 35 dagelijkse gebruikers PIXID, voornamelijk sitemanagers en een contingent workforce supervisor per site. De supervisor beheert het proces: aanvragen plaatsen bij uitzendbureaus, contracten ontvangen, uren invullen, en de factuur goedkeuren. De sitemanager ziet toe op budgetnaleving en keurt de factuurbetaling goed.
Op de tweede locatie verloopt het proces iets anders. Managers plaatsen orders in hun PIXID-account, waarna de sitemanager valideert. Ze ondertekenen contracten, vullen uren in, keuren facturen goed en genereren de betaalopdracht.
“Bestellingen plaatsen is een dagelijkse taak en uren en facturatie wekelijks. Als controller sociaal beheer zorg ik voor het juiste gebruik van PIXID en onderhoud ik contact met administratieve referenten en uitzendbureaus. Ik controleer de kwaliteit van documenten en begeleid gebruikers in het begin actief,” zegt Frédérique Péterlé.
Resultaten:
Een gunstige cultuuromslag
In eerste instantie waren er bedenkingen, maar al snel viel alles op zijn plaats. De oplossing leek eerst omslachtig: bestellingen plaatsen, rapporten invullen, enz. Maar zodra ze gewend waren, merkten gebruikers dat het hun leven eenvoudiger maakte:
“Geen papierwerk meer, facturen kloppen, en we kunnen ontbrekende contracten of facturen identificeren. Het rigide kader bleek gunstig omdat alles soepel verloopt en eventuele problemen snel worden opgelost.”
Deze cultuuromslag is nu compleet: na 5 jaar is PIXID een tweede natuur geworden. We kennen onze uitgaven en kunnen ze verantwoorden. Iedereen werkt zelfstandig, omdat de tool intuïtief is. Vestigingen die veel veranderingen in beloningsregels (salaristabellen, maaltijdvergoedingen, enz.) hebben meegemaakt, zeggen vaak: “Gelukkig hebben we PIXID.” Bovendien trainen nieuwe gebruikers zichzelf door verloop, en ik hoef zelden in te grijpen,” merkt Frédérique Péterlé op.
Tijdbesparing
“Een van de grootste en belangrijkste voordelen van de tool is de tijdsbesparing voor de administratie. Vóór PIXID was factuurverificatie vervelend en nam het 30 tot 40 minuten in beslag. Nu is het naadloos en duurt het maar een paar minuten. Deze enorme tijdsbesparing heeft gevolgen voor de kosten en maakt tijd vrij die elders kan worden geïnvesteerd. In de vorige maand: voor 318 FTE’s en 79 facturen werden 52 uren bespaard!”
Bewustzijn van volume
“PIXID zorgt er ook voor dat degenen die gebruik maken van het contingent personeel, en die ver af staan van het beheer ervan, zich bewust worden van wat het maandelijks vertegenwoordigt.”
Alles gecentraliseerd in één tool
“De communicatie tussen onze vestigingen en bureaus is gestroomlijnd. Er zijn minder e-mails. We jagen niet langer achter informatie aan, we weten dat het er allemaal is!”
Veiligheid en naleving
“Er is controle; we weten of een contingent workforce order is geplaatst, er zijn geen fouten in namen, data of salarissen, en als er een fout is, weten we hoe we die moeten corrigeren.”
Dashboard
“Cijfers met betrekking tot uitzendkrachten zijn er gemakkelijk uit te halen voor rapportage: uren, totaal gefactureerd, per reden. Het is praktisch voor het rapporteren van onkostencijfers. Iedereen heeft toegang tot een dashboard-tabblad met vooraf gedefinieerde indicatoren.”
Responsiviteit en beschikbaarheid van het PIXID-team
“Voor een succesvolle implementatie is het het beste om processen te structureren voordat je een tool voor contingent workforce management implementeert. Ook het beperken van het aantal gebruikers tot één supervisor per locatie zorgt voor een optimale werking.”
Frédérique Péterlé besluit:
“Ik hou van PIXID. De teams reageren snel en begrijpen onze behoeften. Tijdens implementaties zijn de teams beschikbaar. We praten open met elkaar, zodat we snel vooruitgang kunnen boeken. Ik ben me bewust van het voorrecht om met PIXID te werken. Ik beveel de oplossing aan en andere groepssectoren zijn geïnteresseerd.”
