Uitdaging
Een tijdrovend wervingsproces met beperkte nationale zichtbaarheid
Tijdens het drukke zomerseizoen draait Argedis, een dochteronderneming van Total Energies, op volle toeren om de toestroom van vakantiegangers op te vangen. Deze grote vraag vereist een massale werving, wat een grote uitdaging vormt bij het ondersteunen van locatiemanagers in het hele land.
Met locaties verspreid over heel Frankrijk en een grote vraag naar tijdelijke arbeidskrachten – vooral in de zomer – stond Argedis voor een dubbele uitdaging:
- Efficiënt coördineren van lokale personeelsaanvragen van servicestations
- De administratieve last voor de locatiemanagers verminderen
Deze uitdaging werd versterkt door een strategische verschuiving: Argedis schakelde over van contracten van bepaalde duur naar tijdelijk personeel. Deze nieuwe aanpak was erop gericht om het aanwervingsproces te vereenvoudigen door het hele proces van het zoeken naar kandidaten uit te besteden aan uitzendbureaus.
In plaats van locatiemanagers zelf kandidaten te laten zoeken, zouden uitzendbureaus nu de werving afhandelen, waardoor de werkdruk voor managers zou afnemen en de wervingsefficiëntie zou verbeteren. Om het tekort aan kandidaten op te vangen, diversifieerde Argedis zijn netwerk van uitzendbureaus door met meerdere bedrijven in zee te gaan.
“Deze strategische beslissing zorgde voor een hoogwaardige service voor onze vestigingen bij het werven van personeel, maar bracht ook een aanzienlijke administratieve complexiteit met zich mee,” legt Alexandre Constant, Manager Tijdelijk Personeel, uit.
Elk uitzendbureau gebruikte andere tools en processen, waardoor contractbeheer en gegevensconsolidatie een nog grotere uitdaging werden.
Gebrek aan traceerbaarheid en geconsolideerde gegevens
Vanwege de gedecentraliseerde activiteiten beheerde elke vestiging zijn eigen werving onafhankelijk, wat leidde tot veelvuldige interacties met lokale uitzendbureaus.
Hoewel deze aanpak een snelle aanwerving mogelijk maakte, ontbrak het aan een goede traceerbaarheid, waardoor het voor het management moeilijk was om een geconsolideerd beeld te krijgen van tijdelijk personeel op nationaal niveau.
“Het ontbreken van een gecentraliseerde tool maakte het extraheren van nauwkeurige gegevens extreem omslachtig – een grote uitdaging die strategische besluitvorming in de weg stond,” zegt Alexandre.
Toen de zomerpiek naderde en sommige locaties tot wel 30 uitzendkrachten nodig hadden, werd het cruciaal om de communicatie met leveranciers te centraliseren en wervingsprocessen te optimaliseren om vertragingen en fouten te voorkomen.
Oplossing
Pixid: de sleutel tot efficiënt proces voor tijdelijk personeel
Om deze uitdagingen het hoofd te bieden, koos Argedis voor Pixid, een platform dat bekend staat om zijn naadloze integratie met de beste uitzendbureaus in Frankrijk, waaronder Adecco, Manpower, Proman en Triangle, die werden geselecteerd als de primaire leveranciers van Argedis.
De oplossing van Pixid combineert gebruiksgemak en centralisatie van processen, terwijl het compatibel blijft met de gedecentraliseerde sitebeheerstructuur van Argedis.
De voordelen waren onmiddellijk merkbaar:
- Autonomie op locatieniveau in het beheer van tijdelijke personeelsbehoeften
Elke site heeft nu de flexibiliteit om zijn tijdelijk personeel onafhankelijk te beheren, terwijl de bedrijfsleiding het strategisch overzicht behoudt. Deze decentralisatie verbetert het reactievermogen en zorgt voor een betere afstemming op de specifieke behoeften, fluctuaties in activiteit en personeelsbehoeften van elke locatie. Locatiemanagers, met hun diepgaande kennis van de lokale arbeidsmarkt, kunnen de meest geschikte uitzendkrachten voor hun locaties identificeren en selecteren.
- Gecentraliseerde coördinatie voor nationale zichtbaarheid
- Naleving garanderen: Gestandaardiseerde wervingspraktijken op alle locaties, afgestemd op bedrijfsbeleid en raamovereenkomsten.
- Optimalisatie van administratieve processen: Stroomlijnen van contractbeheer, facturatie en het bijhouden van werkuren om de operationele efficiëntie te verbeteren.
- Traceren van prestaties: Met de gecentraliseerde consolidatie van gegevens zijn belangrijke prestatie-indicatoren (KPI’s) zoals totale personeelskosten, gewerkte uren en het gebruik van tijdelijke arbeidskrachten nu gemakkelijk te controleren, waardoor gegevensgestuurde besluitvorming mogelijk wordt.
- Door een speciale contactpersoon op het hoofdkantoor aan te stellen voor tijdelijk personeel, zorgt Argedis voor een soepele communicatie tussen vestigingen en uitzendbureaus.
Deze rol:
- Dient als centraal aanspreekpunt voor locatiemanagers en uitzendbureaus, biedt ondersteuning, lost problemen op en zorgt voor naleving.
- Houdt toezicht op het bijhouden van activiteiten, gegevensanalyse en regelmatige rapportage aan de bedrijfsleiding.
“Pixid heeft ons geholpen het perfecte evenwicht te vinden: site managers de mogelijkheid geven hun agentschappen te kiezen en tegelijkertijd gegevens centraliseren voor optimaal toezicht op bedrijfsniveau,” zegt Alexandre.
Resultaten
Snelle implementatie voor efficiënt personeelsbeheer voor dagelijks gebruik en in het hoogseizoen
Pixid werd net voor het hoogseizoen geïmplementeerd en dankzij online training en toegewijde ondersteuning snel door de teams overgenomen.
Dankzij de intuïtieve interface en gedecentraliseerde beheermogelijkheden hebben de locatiemanagers veel tijd bespaard, waardoor ze tot 1 miljoen gewerkte uren via Pixid kunnen afhandelen, zelfs tijdens de drukste seizoenen.
Bovendien wordt tijdelijk personeel nu sneller beheerd.
De aanvragen van de site worden in realtime doorgestuurd naar de uitzendbureaus, waardoor er bijna onmiddellijk kan worden gereageerd.
“Tijdens piekperiodes zorgt Pixid ervoor dat er op dezelfde dag wordt gereageerd, wat cruciaal is voor onze activiteiten,” benadrukt Alexandre.
Tijd- en efficiëntiewinst
De aanvragen voor uitzendkrachten worden in realtime verwerkt, waardoor de werving sneller verloopt en managers meer tijd overhouden.
Deze aanpak helpt fouten te verminderen door veel administratieve taken te automatiseren, waardoor fouten en omissies worden beperkt.
Verbeterde zichtbaarheid en kostenbeheersing
Argedis heeft nu een geconsolideerd overzicht van zijn uitzendactiviteiten, wat het beheer en de besluitvorming vergemakkelijkt.
Door het centraliseren van gegevens kunnen de kosten voor tijdelijk personeel beter worden bijgehouden, terwijl ook de interacties met bureaus worden vereenvoudigd.
Het management beschikt nu eindelijk over betrouwbare indicatoren om de uitzendactiviteiten te beheren en te anticiperen op de behoeften.
“Pixid heeft onze manier van werken veranderd: alles is traceerbaar en toegankelijk met één klik, zodat we ons kunnen concentreren op onze kernactiviteiten,” besluit Alexandre.
