De uitdaging: een passende VMS-oplossing voor de Zweedse markt
Een handmatig en juridisch complex landschap
Als specialist in HR-diensten signaleerde Randstad External Management (REM) een duidelijke uitdaging voor Zweedse organisaties: het beheer van uitzendkrachten verliep vaak handmatig en ging gepaard met complexe juridische verplichtingen door arbeidswetgeving en cao’s.
De bestaande oplossingen op de markt bleken vaak omslachtig, niet volledig compliant of onvoldoende neutraal ten opzichte van leveranciers. Er was behoefte aan een evenwichtige VMS-oplossing die naleving kon waarborgen en toch gebruiksvriendelijk bleef.
Daarom besloot REM zelf een oplossing te ontwikkelen die efficiëntie, naleving en transparantie beter met elkaar in balans bracht.
“We zagen dat bedrijven regelmatig moesten kiezen tussen efficiëntie en naleving, terwijl leveranciers moeite hadden met te complexe of bevooroordeelde systemen,” zegt Nina Westerberg. “Ons doel was een transparant systeem te creëren waarin alle partijen – ook Randstad zelf – op gelijke voet samenwerken.”
De oplossing: een op maat ontwikkeld VMS
De juiste partner vinden
“Ons selectieproces was zorgvuldig,” vertelt Nina. “We wilden niet zomaar software aanschaffen, maar een platform dat de basis zou vormen van onze dienstverlening. Het moest vanaf het begin aansluiten bij de Zweedse cao’s en regelgeving.”
Na het vergelijken van meerdere internationale platforms koos REM voor Pixid VMS. Veel systemen bevatten functies die niet aansloten op de werkwijze van klanten of het gebruik onnodig ingewikkeld maakten.
“Veel oplossingen waren te algemeen,” zegt Nina. “Wij wilden alleen wat echt nodig was, zodat gebruikers overzicht hielden.”
Pixid bood de noodzakelijke flexibiliteit en compliance, en de samenwerking verliep vanaf het begin constructief.
Implementatie: zorgvuldigheid en tempo
De implementatie, uitgevoerd door het projectteam van REM, verliep volgens plan.
“Onze tweede klant was binnen twintig dagen live,” herinnert Nina zich. “Die ervaring heeft ons geholpen om het proces verder te verfijnen.”
De vlotte uitvoering kwam voort uit de nauwe samenwerking tussen het REM-team en Pixid, met vaste contactpersonen die snel konden meedenken over praktische oplossingen.
Samenwerking die het systeem verbeterde
REM bleef het systeem na de lancering samen met klanten, leveranciers en ontwikkelaars verder verbeteren. Wanneer uitzendkrachten of leveranciers suggesties deden, werden die vaak snel opgepakt.
“Dat maakte echt verschil,” zegt Nina. “Aanpassingen die elders soms maanden duren, konden hier in korte tijd worden gerealiseerd. Zo groeide het systeem mee met de behoeften van de gebruikers.”
De resultaten: van uitdaging naar verbetering
Operationele efficiëntie en schaalbaar
De invoering van Pixid VMS verminderde handmatige werkzaamheden en beperkte het aantal fouten. Daardoor kwam er meer tijd vrij voor andere taken.
“Waar groei eerder betekende dat we meer mensen moesten aannemen, kunnen we nu met hetzelfde team meer werk verwerken,” legt Nina uit. “Dat maakt onze werkwijze duurzamer en beter schaalbaar.”
Positieve reacties van klanten
De transparantie en eenvoud van Pixid VMS vielen in de smaak bij klanten van verschillende omvang. Implementaties verliepen soepel en gebruikers konden snel met het systeem overweg.
“We merkten dat klanten het systeem snel accepteerden,” zegt Nina. “De reacties waren vaak: ‘Is dit alles wat we hoeven te doen?’ Dat gaf vertrouwen dat we de juiste keuzes hadden gemaakt.”
Betere samenwerking met leveranciers
Ook leveranciers reageerden positief op het systeem, mede door de neutrale opzet en het overzichtelijke ontwerp.
“Leveranciers gaven aan dat dit een VMS was dat hen ondersteunde in plaats van belemmerde,” vertelt Nina. “Dat zorgt uiteindelijk voor een betere samenwerking en snellere plaatsing van kandidaten.”
Nieuwe klantgroepen bereiken
Dankzij de flexibiliteit van het platform kon REM ook middelgrote bedrijven ondersteunen die voorheen geen toegang hadden tot dit soort oplossingen.
“We werken nu met een breder scala aan klanten,” zegt Nina. “Ook kleinere organisaties kunnen profiteren van dezelfde transparante processen.”
De toekomst: verder bouwen op samenwerking
Het bereik van leveranciersonafhankelijkheid vergroten
REM wil meer Zweedse bedrijven laten zien dat een leveranciersonafhankelijke VMS-oplossing niet ingewikkeld hoeft te zijn, ook niet voor organisaties met kleinere volumes.
“Veel bedrijven denken nog dat dit alleen geschikt is voor grote organisaties,” zegt Nina. “Wij willen laten zien dat het ook op kleinere schaal goed werkt.”
Voortdurende verbetering
Het partnerschap met Pixid blijft zich ontwikkelen. Beide teams werken aan verdere verfijningen, zoals verbeterde urenregistratie en uitgebreidere rapportagemogelijkheden.
“Dit is geen systeem dat je eenmaal inricht en daarna laat staan,” besluit Nina. “We blijven feedback verzamelen en doorvoeren, zodat het steeds beter aansluit op de praktijk.”
