Business intelligence in de uitzendsector: Hoe analyseer je gegevens om de inzet van uitzendkrachten te optimaliseren?
We leven in een wereld van gegevens die beheerd moeten worden. Business intelligence helpt alle sectoren om Big Data te beheersen en te benutten, ook de HR sector. In de uitzendsector wordt data-analyse vaak gebruikt om kosten te optimaliseren. Maar business intelligence tools kunnen ook een belangrijke bijdrage leveren aan het verbeteren van processen.
Tussen uitzendwerk 2.0 en traditionele uitzendbureaus ligt het evenwicht ongetwijfeld bij phygital uitzendwerk, een mix van de beste digitale technieken met behoud van de onmisbare menselijke relatie.
Bedrijfsinformatie en big data
Business intelligence heeft zijn intrede gedaan in de professionele woordenschat op hetzelfde moment als big data. Dit laatste verwijst naar het vermogen van vandaag om enorme hoeveelheden gegevens te beheren. Big data wordt gemeten in terabytes, of 1000 miljard bytes. Geconfronteerd met dergelijke volumes, is business intelligence onze verouderde hersenen te hulp geschoten door ons in staat te stellen de enorme hoeveelheden verzamelde gegevens te sorteren, te lezen, te interpreteren en er iets mee te doen.
Business intelligence neemt de vorm aan van tools voor gegevensanalyse die kunnen worden gebruikt om de effectiviteit van een actie te beheren en te meten, op welk gebied dan ook: klantrelaties, lancering van nieuwe producten, wervingscampagnes.
Het proces van gegevensanalyse omvat verschillende stappen:
- de juiste gegevens verzamelen en sorteren,
- analyseren en interpreteren wat uit de gegevens naar voren komt,
- belangrijke prestatie-indicatoren (KPI’s) opstellen en bewaken,
- processen optimaliseren op basis van deze KPI’s.
Gegevensanalyse is alleen nuttig als deze wordt gevolgd door actie, die op haar beurt wordt gemeten, om in een opwaartse spiraal van voortdurende verbetering te komen.
Gegevensanalyse voor het tijdelijke personeelsbestand
Toegepast op de uitzendsector biedt business intelligence tal van mogelijkheden: kostenreductie, tijdsbesparing, identificatie van verbeterpunten.
Kosten voor tijdelijk werk verlagen
Door de juiste indicatoren in te stellen, is het eenvoudig om alle kosten te berekenen, of ze nu door je eigen afdelingen zijn gemaakt of door een externe dienstverlener zijn gefactureerd. Bijvoorbeeld, voor een tijdelijke vacature, hoeveel agentschappen werden gecontacteerd? Hoeveel tijd heeft HR besteed aan het opstellen van de opdrachtovereenkomst en aan de gesprekken met het uitzendbureau? Een ander voorbeeld: om de return on investment (ROI) van een softwareprogramma voor uitzendbeheer te bepalen, moet u nauwkeurig en met cijfers onderbouwen in welke fasen de actie van het programma doorslaggevend is.
Sneller en nauwkeuriger beheer van contingenten
Met gegevensanalyse kunnen we elke fase in het uitzendproces in kaart brengen – en we weten hoe complex dat kan zijn. De volgende stap is het ophalen van de relevante gegevens, van de publicatie van de opdracht tot de voltooiing ervan. Zo kunt u uw uitzend HR conversie berekenen: hoeveel sollicitaties u ontvangt voor één aangeworven uitzendkracht.
Maar we kunnen nog verder gaan: hoeveel tijd besteedt HR aan een tijdelijke opdracht van enkele dagen? Hoe kan deze tijd worden verminderd, met name dankzij digitale oplossingen? Hoe kunnen we onze kennis van een uitzendkracht optimaliseren, bijvoorbeeld door gebruik te maken van een pool waarin de beste talenten gemakkelijk hun beschikbaarheid kunnen bijwerken?
Gegevens en KPI’s moeten ook aantonen wat niet werkt: een lage respons op een advertentie kan betekenen dat deze niet op de juiste site wordt gepubliceerd. Door de wrijvingspunten in elke fase te identificeren, kunnen we optimalisatietrajecten ontwikkelen en een actieplan opstellen.
Wat zijn de KPI’s in de uitzendsector?
Tot slot, in een wereld van enorme hoeveelheden gegevens, kan het moeilijkste deel het vinden van de relevante gegevens zijn om de juiste KPI’s te definiëren. In de uitzendbranche zijn er, net als elders, kwantitatieve KPI’s, kwalitatieve KPI’s en optimalisatie KPI’s.
Kwantitatieve KPI’s
In kwantitatieve termen kan uitzendwerk op verschillende manieren worden gemeten:
- in tijd: – duur van tijdelijke opdrachten, reactietijd op verzoeken om interviews of informatie,
- in geld: facturatiegegevens (aantal, bedrag, evolutie),
- in aantallen: aantal ontvangen sollicitaties, aantal tijdelijke opdrachten per jaar en eventuele seizoensschommelingen in de inzet van tijdelijk personeel.
Kwalitatieve KPI’s
Hier zijn we meer geïnteresseerd in het aantal niet-ingevulde aanvragen, de redenen voor het gebruik van een uitzendkracht, de tijd die aan een enkele opdracht wordt besteed (van de definitie tot de evaluatie aan het einde van de opdracht), de evaluatie van de kwaliteit van de bronnen of van de ervaring van de kandidaat en de onboarding van de uitzendkracht. Deze verfijnde aanpak zal ons in staat stellen om actieplannen op te stellen aan de kant van de klant, maar ook met onze dienstverleners, om specifieke risico’s en moeilijkheden beter te beheren (regelgeving, HR, financieel, operationeel, enz.).
KPI’s voor het optimaliseren van leveranciersrelaties in de uitzendbranche
Bepaalde KPI’s zijn bijzonder nuttig voor het meten van optimalisatieacties met dienstverleners. Bijvoorbeeld, het aantal sollicitaties per uitzendbureau voor elke site en elke kwalificatie, gecorreleerd met de voorgestelde coëfficiënten, zijn gegevens van onschatbare waarde bij het onderhandelen over een raamovereenkomst.
Conclusie
Wanneer de tussentijdse uitgaven meer dan drie miljoen euro per jaar bedragen, is het essentieel om een tool te implementeren die automatisch eventuele afwijkingen identificeert en gemiddeld tussen 0,5% en 1,5% van de jaarlijkse uitgaven bespaart.
