Hoe een VMS de naleving van wet- en regelgeving en de financiële controle verbetert bij het beheer van tijdelijk personeel

1. Vermindering van nalevingsrisico’s door gecentraliseerd toezicht

De Europese arbeidswetgeving behoort tot de strengste ter wereld, met strikte verplichtingen op het gebied van werknemersrechten, gelijke behandeling, gegevensbescherming en fiscale naleving. Wanneer u samenwerkt met meerdere uitzendbureaus of freelance leveranciers, kan het een uitdaging zijn om ervoor te zorgen dat deze regels consequent worden nageleefd.

Een VMS fungeert als een gestructureerde centrale hub voor alle activiteiten met betrekking tot tijdelijk personeel. Het zorgt ervoor dat:

• Contracten en onboardingdocumenten worden gestandaardiseerd en veilig opgeslagen.
• Door uitzendbureaus geleverde medewerkers consistent worden verwerkt, met waarschuwingen voor ontbrekende of verlopen documentatie.
• Wetgevingswijzigingen (zoals de Detacheringsrichtlijn of de AVG) systematisch kunnen worden doorgevoerd zonder handmatige updates bij verschillende leveranciers.

Dit minimaliseert niet alleen het risico op niet-naleving, wat kan leiden tot juridische sancties of reputatieschade, maar maakt audits ook aanzienlijk eenvoudiger, wat HR-, inkoop- en juridische teams gemoedsrust geeft. Voor meer informatie over dit onderwerp kunt u onze blog over naleving van Europese regelgeving op het gebied van personeelsvoorziening lezen.

2. Financiële nauwkeurigheid en budgettaire controle

Tijdelijke personeelsinzet kan kostenflexibiliteit bieden, maar alleen als deze goed wordt beheerd. Zonder inzicht kunnen de kosten gemakkelijk uit de hand lopen door ongecontroleerde opslagen, ongeautoriseerde inhuur of inefficiënte processen.

Een VMS biedt een duidelijk, realtime overzicht van alle activiteiten met betrekking tot tijdelijk personeel, waardoor organisaties:

• De tarieven van uitzendbureaus kunnen vergelijken om eerlijke prijzen te garanderen en hoge opslagen te voorkomen.
• Aanvragen en urenstaten systematisch kunnen goedkeuren op basis van overeengekomen tarieven en werktijden.
• Uitgaven kunnen bijhouden per project, afdeling of kostenplaats, wat het eenvoudiger maakt om budgetten te bewaken en toekomstige behoeften te voorspellen.

Bovendien kunnen bedrijven, doordat alle gegevens in één systeem zijn geconsolideerd, trends identificeren, zoals functies die regelmatig tegen overurentarief worden ingevuld of afdelingen die te veel gebruikmaken van tijdelijk personeel, en daarop inspelen. Lees meer over deze ideeën in onze blog over het beheersen van de kosten van tijdelijke personeelsvoorziening.

3. Controleerbaarheid en verantwoordingsplicht in de hele supply chain

In een wereld waarin due diligence belangrijker is dan ooit, moeten bedrijven in staat zijn om verantwoordingsplicht aan te tonen in hun hele personeelsvoorzieningsketen. Een VMS creëert een transparant, traceerbaar overzicht van elke stap in het inhuur- en beheerproces.

Dit omvat:

• Wie een aanvraag heeft ingediend en wanneer.
• Welke leveranciers welke kandidaten hebben voorgesteld.
• Hoe medewerkers zijn geselecteerd, ingewerkt en betaald.
• Of de uitzendbureaus hebben voldaan aan de service level agreements of compliance checks.

Deze transparantie is niet alleen nuttig voor interne rapportage en inkoopbeheer, maar wordt ook steeds vaker geëist door externe belanghebbenden, van regelgevende instanties tot investeerders en klanten. De Europese Arbeidsautoriteit biedt bijvoorbeeld nuttige inzichten in hoe de naleving van grensoverschrijdende arbeidswetgeving in de EU wordt gecontroleerd.

4. Een cultuur van naleving en kostendiscipline opbouwen

Hoewel een VMS een technologisch hulpmiddel is, ligt de waarde ervan in het gedrag dat het stimuleert. Door naleving en financiële controle in de dagelijkse processen te integreren, helpt het inhuurmanagers, HR-teams en leveranciers om standaard best practices toe te passen.

In plaats van achteraf correcties aan te brengen, creëert een VMS gestructureerde workflows die fouten voorkomen, of het nu gaat om het signaleren van niet-goedgekeurde uitgaven, het voorkomen van het gebruik van leveranciers op de zwarte lijst of het garanderen dat alleen kandidaten die aan de regels voldoen, worden geplaatst.

Laatste gedachten

Naarmate tijdelijke arbeidskrachten een steeds integraler onderdeel van de bedrijfsstrategie worden, zal de behoefte aan robuust juridisch en financieel beheer alleen maar toenemen. Een VMS zoals Pixid VMS biedt niet alleen operationeel gemak, maar ook de zekerheid dat uw uitgebreide personeelsbestand op transparante, conforme en kosteneffectieve wijze wordt beheerd.

Van het waarborgen van consistente processen in meerdere landen tot het bieden van tools aan financiële en HR-teams om op basis van realtime inzichten te handelen: een goed geïmplementeerd VMS kan uw benadering van tijdelijke personeelsvoorziening transformeren en risico’s omzetten in controle en kosten in waarde.